Добрий день шановний користувач Microsoft Excel!

Темою статті буде можливість підсвітити терміни і дати в осередках Excel, які будуть вказані в умовах як критичні. Це необхідно коли виконання будь-яких умов прив'язаних до дат є дуже важливими.

Стаття буде корисна тим, кому важливі терміни закінчення дій договорів, для їх переукладання, проведення тендерів, тут взагалі необхідно жорстке відповідність термінів, відстеження дат відвантажень товарів згідно з угодами, ведення суворої і простий звітності тощо ... Як бачите, сфера застосування дуже обширна і дана можливість стане в нагоді багатьом юристам, працівникам кадрових служб, економістам і бухгалтерам .

Давайте розглянемо на практиці два способи застосування підсвічування за допомогою умовного форматування :

1. За допомогою правил виділення осередків ;
2. За допомогою правил умовного форматування і елементів управління форм .

Це найпростіший спосіб, який можливо здійснити за допомогою декількох кліків. Для початку необхідно виділити потрібний діапазон з вашими датами , На панелі управління у вкладці «Головна», вибрати меню, що випадає «Умовне форматування», вибрати в списку «Правила виділення осередків», далі вибрати тип «Дата ...». Наступним кроком ви в діалоговому вікні «Дата» в випадаючому списку вказуємо умови виділення, наприклад, вибрати все дати «На поточному тижні» і виберемо для них червоний колір.

Цей спосіб буде більш складним, звичайно, але і краще, і яскравіше, і цікавіше. Розглянемо наш приклад на основі відділу продажів і плану відвантаження товарів для клієнтів, виконання, якого дуже строго і є обов'язковим для виконання, якщо необхідна кришталева репутація і гроші.

Створимо таблицю відвантаження товарів: Головним аргументом в роботі будуть дати відвантаження, коли в списку дата вже пройшла, значить, товар поставлений і все у вас добре. Коли ж дата ще не настала, вам необхідно контролювати цей процес і зробити відвантаження в зазначений період. А ось якщо дата відвантаження і сьогоднішня дата збігаються, тоді кидайте все і біжіть негайно займатися термінової відвантаженням, так як її пріоритет в роботі буде максимальною.

Для найбільшої наочності налаштуємо кілька правил для роботи умовного форматування, щоб відбувалася заливка рядки таблиці в певні кольори в залежності від зазначених дат поставки.

Для початку виділимо створену таблицю і на вкладці «Головна» вибираємо в випадаючому списку «Умовне форматування» пункт «Створити правило». У діалоговому вікні вибираєте правило «Використовувати формулу для визначення форматується осередків» і вводимо формулу: = $ D5 <$ C $ 2. Введена формула буде виробляти послідовне порівняння осередків з датами відвантажень з поточною датою в комірці С2. У разі, коли зазначена дата була раніше поточної, відвантаження вже зроблена. В обов'язковому порядку потрібно використовувати знак «$» для створення абсолютної посилання , Так як інакше результат буде неправильним.

Наступний крок це візуалізація даних за допомогою кольору. Натискаєте кнопку «Формат» і задаємо колір шрифту і заливки, натискаємо на «ОК». Аналогічно створюємо ще два правила, але з різними колірними критеріями, для поставок сьогодні і в майбутньому. Для відвантажених партій можна використовувати сірий колір, неактивний, для майбутніх відвантажень - зелений колір і для термінових сьогоднішніх відвантажень - червоний колір пріоритету.

Для поліпшення і автоматизації таблиці в комірку С2 вводимо функцію СЬОГОДНІ , А не проставляем дату вручну, це дозволить при кожному відкритті файлу звірятися з системним часом і оновлювати інформацію в таблиці і її колір. Виглядати ваша форма буде так: Коду така ілюмінація файлів вас не приваблює чи не треба вам постійно, тобто можливість прикріпити до таблиці перемикач видів. На вкладці «Розробник» (більш детальну інформацію про роботу з нею описано в статті роботи з макросами ), В блоці «Елементи управління», в випадаючому меню кнопки «Вставити», вибираємо елемент «Прапорець» і розміщуємо його в зручному для вас місці. Кількома на рамці елемента і в контекстному меню вибираємо пункт «Змінити текст» і вводите той, який вам буде зрозумілим. Наступним кроком буде прив'язка до будь-якому осередку на робочому аркуші прапорець, який буде включати або вимикати підсвічування дат. Для цього клікаєте мишкою на елемент і викликаєте контекстне меню форми, вибираєте пункт «Формат об'єкта» і потім в діалоговому вікні «Формат елемента управління» у вкладці «Елемент управління» в поле «Зв'язок з осередком» вказуємо будь-який осередок. Рекомендую вказувати прив'язку в порожній рядку, а потім за допомогою меню просто приховати непотрібну рядок . Тепер, як бачите, в клітинку, яка пов'язана з формою, при включеному прапорці виводиться результат ІСТИНА, якщо прапорця немає, показує значення БРЕХНЯ.

Останнім кроком буде додавання ще одного правила в перелік правил умовного форматування для роботи прапорця перемикання підсвічування термінів і дат в осередках Excel. Знову виділяєте весь діапазон вашої таблиці на вкладці «Головна» клікаєте кнопку «Умовне форматування» і в випадаючому меню вибираєте пункт «Управління правилами» і бачите перелік раніше створених правил: Створюємо наше останнє правило, клікаєте кнопочку «Створити правило» вибираєте тип правила «Використовувати формулу для визначення форматується осередків» і прописуємо в поле формулу: = $ F $ 2 <> ІСТИНА. Формат вказувати не треба, так як таблиця повинна виглядати звичайної, натискаємо кнопочку «ОК» додаємо нове правило в загальний список. У разі якщо нове правило, не очолило список, то необхідно стрілочками його туди пропхати і встановити прапорець в стовпчику «Зупинити якщо істина». Вказівка останнього параметра необхідно для того, щоб, коли ваше правило виконувалося (вимкнений прапорець «Включити індикатор рядків»), Excel автоматично відключав всі нижчестоящі правила умовного форматування і таблиця залишається, невинно чиста від заливок, чого, власне ви й домагалися!

Я дуже хочу, щоб можливість і вміння підсвітити терміни і дати в осередках в Excel у вас вийшла, і ви могли застосувати їх у своїй роботі. Якщо у вас є чим доповнити мене пишіть коментарі, я буду їх чекати з нетерпінням, ставте лайки і діліться корисною статтею в соц.сетях!

Не забудьте підкинути автору на каву ...

Стаття допомогла? Поділися посиланням з друзями, твітні або лайкні!