Як вставити пов'язану таблицю Excel в MS Word
Хто хоч раз становив фінансову звітність за вимогами IFRS, знає, як багато часу займає копіювання таблиць з Excel в Word і їх подальше форматування. Давайте заощадимо собі гору часу. Тепер вам треба буде лише один раз вставити потрібні вам таблиці - оновлюватися при зміні вони будуть автоматично.
Отже, ми підготували таблиці, які підуть в документ в Microsoft Excel. Скажімо, це звіт про прибутки і збитки. Скажімо, такий.
Як ви бачите - самий що ні на є Excel'евскій. У нього є купа переваг. Перш за все, з ним зручно працювати, він може містити необхідні обчислення, формули, зручно відстежувати, звідки беруться дані (якісний audit trail) і т.п. Проблема в тому, що він не в вордівський файлі. І ця проблема - серйозна.
Є пара способів вставити його в Microsoft Word:
(1) вставити його картинкою (переваги - неможливо змінити, зберігається точне форматування; недоліки - знову-таки, неможливо змінити, багато важить, якщо вставити 30-40 таких таблиць, можуть бути проблеми з відправкою по електронній пошті, особливо з корпоративного ящика) , і
(2) вставити його текстом (переваги і недоліки - з точністю до навпаки).
У обох способів є суттєва проблема. При зміні початкових кодів з таблицями, їх треба вставляти заново. При підготовки звітності, про яку я писав на початку, не виключено оновлення таблиць із завидною регулярністю, скажімо 5-10 разів за підготовку. Щоб уникнути марної трати часу на оновлення таблиць, я пропоную вставляти пов'язані таблиці.
Як вставити пов'язану таблицю з Excel в Word
(1) Виділіть таблицю Excel, яку хочете вставити в документ Word, а потім натисніть копіювати,
(2) перейдіть в Word, поставте курсор на місце, куди хочете вставити таблицю і натисніть Зв'язати і зберегти вихідне форматування.
Якщо ви користуєтеся більш ранньою версією офісу (скріншот зроблений з Microsoft Office 2010), натисніть Спеціальна вставка ... І виберіть у вікні опцію Зв'язати, замість Вставити, яка стоїть за замовчуванням.
Результат виглядає так.
Ви напевно помітили, що зв'язати можна в різних форматах. У кожного з них є свої переваги і недоліки. Вибирайте виходячи з ваших особистих переваг. Головне, що вставлена таблиця буде оновлюватися разом з оновленням таблиць в Excel (при запуску Word проситиме оновити зовнішні дані - сміливо тисніть Оновити). Тепер ви не забудете оновити одну таблицю з 40, вставлених в документ!
Якщо ви хочете навчитися застосовувати Excel в щоденній роботі і економити при цьому купу часу, зверніть увагу на ці книги: Microsoft Excel 2010 на прикладах і Microsoft Excel 2010. Біблія користувача .
Читайте також про те, як скласти професійно виглядає звіт в Microsoft Excel , як скласти таблиці, які будуть зручно читатися , А також про те, як перевести всі числа в тисячі, мільйони і т.д. за допомогою форматування .