Погляд на Outlook 2007 | Windows IT Pro / RE | Видавництво «Відкриті системи»
- Погляд на Outlook 2007 Версія Beta 1
- Створення облікового запису
- Завдання, зустрічі та категорії
- Інші інформаційні джерела
- Система безпеки
- загальні папки
- Зміни в головних функціях Exchange
- Для розробників і користувачів
- Версія Beta 2
- Нові функції Microsoft Outlook 2007 Beta 2
- миттєвий пошук
- Панель To-Do
- кольорові категорії
- Більш тісна інтеграція
- Попередній перегляд вкладених файлів
- Автоматичне настроювання облікового запису
- Інтеграція з RSS
- Сумісність зі старими форматами PST
- Недоліки Outlook 2007
- Висновки
- Погляд на Outlook 2007
- Створення облікового запису
- Завдання, зустрічі та категорії
- Інші інформаційні джерела
- Система безпеки
- загальні папки
- Зміни в головних функціях Exchange
- Для розробників і користувачів
- Версія Beta 2
- Нові функції Microsoft Outlook 2007 Beta 2
- миттєвий пошук
- Панель To-Do
- кольорові категорії
- Більш тісна інтеграція
- Попередній перегляд вкладених файлів
- Автоматичне настроювання облікового запису
- Інтеграція з RSS
- Сумісність зі старими форматами PST
- Недоліки Outlook 2007
- Висновки
- Погляд на Outlook 2007
- Створення облікового запису
- Завдання, зустрічі та категорії
- Інші інформаційні джерела
- Система безпеки
- загальні папки
- Зміни в головних функціях Exchange
- Для розробників і користувачів
- Версія Beta 2
- Нові функції Microsoft Outlook 2007 Beta 2
- миттєвий пошук
- Панель To-Do
- кольорові категорії
- Більш тісна інтеграція
- Попередній перегляд вкладених файлів
- Автоматичне настроювання облікового запису
- Інтеграція з RSS
- Сумісність зі старими форматами PST
- Недоліки Outlook 2007
- висновки
Погляд на Outlook 2007 Версія Beta 1
Удосконалена система безпеки, більш ефективне управління часом і завданнями, а також можливість підключення до більшої кількості джерел інформації - ось теми, на яких розробники Microsoft зробили акцент в наступній версії Outlook - Microsoft Office Outlook 2007. Крім вирішення цих питань, чергова версія усуває деякі проблеми додатки і надає нові необхідні користувачам можливості. Як і слід було очікувати, нова версія добре узгоджується з Exchange Server 2007 (колишня назва - Exchange 12).
У цій статті дається попередній огляд основних можливостей випуску Beta 1 Technical Refresh, який був представлений випробувачам в березні 2006 р
Створення облікового запису
Перше істотна зміна: в Outlook 2007 не потрібно давати багато прихованої інформації для того, щоб налаштувати новий поштовий профіль. Вся інформація, яку запитує Outlook, - це ім'я користувача, поштову адресу в форматі @ domain.com і пароль, як показано на екрані 1. У середовищі Exchange 2007, після аутентифікації в домені, який вказав користувач, Outlook 2007 надсилає Active Directory (AD ) запит про те, де знайти локальний сервер Exchange, що містить дану поштову скриньку, причому Outlook 2007 буде підтримувати встановлене з'єднання навіть в тому випадку, якщо цей поштовий ящик перейде на інший сервер. Для сценаріїв без аутентифікації Outlook направить Web-запит, щоб Web-служба автоматичного виявлення Exchange знайшла цей домен і отримала потрібну інформацію про поштовій скриньці для створення поштового профілю. Майже всі облікові записи POP3 також підключаються автоматично, тому що Outlook використовує алгоритм, який намагається знайти сервер в Internet для керування поштою потрібного домену.
Завдання, зустрічі та категорії
Outlook 2007 обробляє завдання і зустрічі так само, як Microsoft Office Outlook 2003 обробляв поштові повідомлення: з новим призначеним для користувача інтерфейсом і інструментами для додавання прапорів, нагадувань, квітів і категорій, які грають роль інструментів для організації пошти в більш ранніх версіях. У вікні Outlook справа з'являється нова панель, To-Do Bar, яка показує намічені зустрічі і список завдань по датах (див. Екран 2). Ця панель не схожа на список завдань, який можна побачити в папці за умовчанням Tasks для задач. Швидше це об'єднаний список з усіх папок завдань, а не тільки з папки Tasks разом з повідомленнями та контактами, які були відзначені для перевірки. Кожен елемент може мати нагадування і додавання нагадувань в Outlook 2007 для елементів у всіх папках, а не тільки в папках за замовчуванням: Calendar, Contacts, Inbox і Tasks.
Категорії більш ранніх версій Outlook з'єднані в Outlook 2007 з відмітками Quick Flags з Outlook 2003 і кольоровими позначками в календарі, введеними в Outlook 2002. Цей результат є новою систему категорій кольорових позначок, які виглядають на екрані яскраво і застосовуються до різних елементів. Можна приписати один з 25 кольорів певної категорії або ж декількох категоріях відразу. Outlook 2007 обробляє свій список категорій в призначеному для користувача інформаційному сховищі за замовчуванням (поштова скринька Exchange або файл .pst), а Categories являє собою колекцію верхнього рівня в моделі програмування Outlook.
Інші інформаційні джерела
Користувачі Outlook 2007 можуть працювати з інформацією з нових джерел, в тому числі з підписками на новини Really Simple Syndication (RSS), бібліотеками документів Microsoft SharePoint, Web-підписками iCalendar і декількома додатками iCal. У Office 2007 дані зі списків на Web-вузлах, що використовують нову версію SharePoint, Microsoft Office SharePoint Server 2007 або Windows SharePoint Services, можуть мати атрибут читання / запис, а не «тільки для читання», як це було в Outlook 2003. Можливість працювати з атрибутами читання і запису даних SharePoint в Outlook застосовується для контактів, подій, завдань і документів.
Користувач може виконувати пошук по всіх локальних папок Outlook, і навіть за текстами програм, і отримувати результати майже миттєво. Коли мова йде про локальні папках, мається на увазі, що користувачі Outlook з поштовими скриньками Exchange бачитимуть різні результати, які будуть залежати від режиму кешування Exchange для доступу до сервера. Режим кешування Exchange використовує локальний файл .ost як кеш даних. Дані в цьому файлі .ost індексуються локально і доступні для функції миттєвого пошуку. Користувачі, безпосередньо підключені до сервера Exchange, не зможуть скористатися миттєвим пошуком Outlook 2007 в своїй поштовій скриньці, однак, якщо цей поштовий ящик знаходиться на сервері Exchange 2007, вони зможуть скористатися перевагами нового пошукового індексу Exchange 2007.
Система безпеки
У систему безпеки включений сильніший фільтр проти вивудження інформації, попередження якого користувачі будуть помічати відразу. Нові методи вивудження інформації засновані на підтримці символів кодової таблиці Unicode в іменах домену. Наприклад, зловмисник може вставити посилання в повідомлення в такому вигляді: http://www.paypal.com, однак замість нижнього регістра західноєвропейського алфавіту в URL включити символи з кирилиці - і в результаті посилання може привести на потрібний йому домен.
Крім того, Outlook 2007 підсилює конфіденційність інформації. Ця система дозволяє не завантажувати зовнішній контент, наприклад зображення, коли користувачі відповідають на повідомлення в форматі HTML. В Outlook 2003 блокування зовнішнього контенту застосовувалася тільки до отриманого повідомлення. В результаті будь-яка дія (відповідь, перенаправлення або друк повідомлення) призводило до завантаження зовнішнього контенту і могло завдати шкоди користувачеві.
Новий механізм Outlook E-mail Postmark може полегшити іншим користувачам Outlook 2007 отримання легальних повідомлень, які в іншому випадку вважалися б спамом. Коли користувач посилає повідомлення, яке можна віднести до спаму, Outlook виконує запобіжні дії і додає інформацію, яка усуває невизначеність, в заголовок повідомлення SMTP. Таке обчислення займає небагато часу, але спамеру, посилаєш мільйони повідомлень, воно завдає багато клопоту. Присутність поштової мітки Outlook E-mail Postmark в заголовку повідомлення служить ясною вказівкою на те, що дане повідомлення не є спамом.
загальні папки
Для організацій, які будуть використовувати Exchange 2007 в якості поштового сервера, Outlook 2007 надає новий процес колективного користування папками. Отримання доступу до папки, відмінної від папок за замовчуванням (наприклад, Inbox, Calendar, Contacts), завжди вимагало виконання певних кроків, які звичайному користувачеві не здавалися очевидними. Так, в Outlook 2003 або в більш ранній версії Outlook для того, щоб дозволити працювати з папкою іншим користувачам, наприклад користувачеві з ім'ям Еріка, потрібно виконати наступні дії: надати дозвіл Folder Visible на верхньому рівні даного поштової скриньки, всім іншим папок вищого рівня в ієрархії додати роль Reviewer або інший дозвіл для папки загального користування. Потім Еріка повинна додати дану поштову скриньку до властивостей свого облікового запису в Exchange. В Outlook 2007 треба натиснути правою кнопкою на потрібній папці, потім вибрати Share в контекстному меню і послати Еріці спеціальне повідомлення, яке створить Outlook. Отримавши повідомлення, Еріка просто клацне в ньому по кнопці Open, а Outlook 2007 відкриє папку і автоматично додасть її в навігаційну панель.
Якщо мова йде про колективне використання папок за замовчуванням - наприклад, папки Calendar, - можна включити запит одержувача на спільне використання цієї папки, як видно з екрану 3. На цьому малюнку також показано галерея, яка заміщає меню і панелі інструментів на окремих елементах Outlook. Одержувач може вибрати Allow або Deny (дозволити або заборонити), коли надійде запит про колективному користуванні.
Зміни в головних функціях Exchange
Для папки Calendar в поштовій скриньці Exchange 2007 помітно вдосконалена можливість управління кількістю доступної інформації для функції Free / Busy. Як показано на екрані 4, можна точно визначити, як інформація виділяється для спільного використання на розсуд адміністратора: заборона на використання, доступність протягом різних періодів часу, час free і busy, а також предмет і місце призначення або повна доступність. Новий планувальник, Scheduling Assistant, працює з новою службою призначення часу зустрічі в Exchange 2007, він підказує, коли можуть бути присутніми запрошені особи та які приміщення є в наявності.
Довгий час користувачі вимагали поліпшення функціональності Out of Office Assistant, і тепер Exchange 2007 надає дві найбільш часто запитувані функції в Outlook 2007. Перша - можна створювати два різних повідомлення спеціального відповіді (out-of-office): для співробітників організації і для сторонніх осіб. Друга - можна заздалегідь планувати час відправлення таких повідомлень, як показано на екрані 5, причому Outlook буде автоматично дозволяти і забороняти відправку таких повідомлень.
Для розробників і користувачів
Для розробників значно розширена модель програмування, яка допоможе виключити застосування додаткових бібліотек типу Collaboration Data Objects (CDO) 1.21; вона дозволить отримувати більш швидкий доступ до елементів і властивостями Outlook. Ця нова модель програмування дозволить створювати і змінювати правила повідомлень Outlook і правила автоматичного форматування для уявлень Outlook. Розробники розширень отримають новий механізм розмітки полів бланків для створення спеціальних бланків Outlook.
Нарешті, Outlook 2007 виключить незначні недоліки, які турбували користувачів Outlook. Ця нова версія дозволить переглядати файли додатків із зображеннями і файли з документами Office безпосередньо в панелі читання. На екрані 6 показаний перегляд зображення без панелей навігації і To-Do Bar, що дозволяє збільшити область зображення. Можна скористатися накладеннями календарів, які будуть мати різні кольори, це допоможе розрізняти робочі графіки. При додаванні в Outlook 2007 дубліката вже наявного контакту Outlook 2007 не просто зіллє обидва набору даних, як це було в колишніх версіях, але дасть можливість побачити зміни, які будуть зроблені, як показано на екрані 7. Крім того, колишні версії завжди відкидали всі нові зауваження при оновленні контакту, тепер же Outlook 2007 не тільки зберігає їх, а й показує виправлення при виявленні дубліката елемента.
Сью Мошер - Редактор Windows IT Pro і незалежний консультант з проблем розробки та розгортання Outlook. Її остання книга - Configuring Microsoft Outlook 2003 (видавництво Digital Press). [email protected]
Версія Beta 2
В одній зі своїх статей я написав, що «живу» в Microsoft Word. І це дійсно так, хоча не менше часу мені доводиться проводити в Outlook, причому не тільки працюючи з електронною поштою, а й складаючи плани, відстежуючи контакти і керуючи завданнями. За допомогою Outlook зручно організовувати виконання численних завдань, і, хоча конкуренти безцеремонно копіювали цю програму, рівних їй як і раніше немає. Навіть дивно, чому такі спроби робляться досі.
Проте, як не дивно, в Outlook 2007 - по крайней мере в головному вікні програми - не задіяний новий призначений для користувача інтерфейс Office 2007, орієнтований на завдання. Можливо, новий стиль інтерфейсу просто не стикується з Outlook. Але при цьому Outlook 2007, ймовірно, найважливіша з програм Office. Таке рішення породило несподіваний гібрид, унікальний для Office 2007: в основному додатку Outlook зберігаються меню і панелі інструментів, успадковані з минулих версій, а вікна другого рівня - такі, як New E-mail, New Contact і New Appointment, - мають новий інтерфейс. В результаті виник певний дисонанс, що нагадує версію Media Center, яка буде поставлятися з Windows Vista. Вона теж є контамінацію старого і нового.
Звичайно, досвідчені користувачі Outlook без праці звикнуть до оновленого інтерфейсу. Основне вікно Outlook функціонує майже так само, як старе, хоча в ньому з'явилася панель To-Do Bar, поле моментального пошуку і нова згортається панель Navigation, яка допоможе заповнити нестачу місця на екрані.
Нові функції Microsoft Outlook 2007 Beta 2
Незважаючи на відсутність нового, орієнтованого на завдання призначеного для користувача інтерфейсу, Outlook 2007 виявився радикально оновленим додатком в Office 2007. Вражає, що компанії Microsoft вдалося домогтися такого успіху вдруге поспіль і нарешті зняти «прокляття Outlook», кожна друга версія якого була невдалою. В одній невеликій статті неможливо охопити всі нові функції, тому тут будуть описані лише найбільш важливі нововведення, а розповідь про інших ми відкладемо до випуску остаточної версії продукту.
миттєвий пошук
Шкода, що в Word 2007 Beta 2 відсутній вбудований пошук. Зате він є в Outlook 2007: нове поле миттєвого пошуку з'являється праворуч від центру у верхній частині панелі Inbox (так в даній статті буде називатися друга панель в основному вікні). Поле миттєвого пошуку замінює як безнадійно слабкий механізм Find, так і трохи кращу, але глибоко заховану функціональність Advanced Find минулих версій Outlook (дивно, але Advanced Find як і раніше на місці). На мій погляд, заміна виявилася вдалою.
Миттєвий пошук відповідає своїй назві завдяки алгоритму пошуку, іменованого word wheeling (пошук у міру введення символів). Миттєвий пошук також чутливий до контексту: за замовчуванням пошук ведеться в поточному вигляді електронної пошти, але його дуже легко розширити, охопивши будь-які поштові папки. Природно, результати пошуку замінюють стандартний вид Inbox в другій панелі.
Миттєвий поис, безсумнівно, одна з найбільш примітних нових функцій Outlook 2007, і можна тільки дивуватися, чому вона не з'явилася раніше. Однак краще пізно, ніж ніколи: в зв'язку з ростом обсягу особистих даних і електронної пошти ця функція незамінна.
Панель To-Do
В інтерфейсі Outlook з'явилася ще одна вертикальна панель. На екранах звичайних, не широкоекранних дисплеїв залишається занадто мало місця, але нова панель To-Do Bar так корисна, що заради неї однієї можна купити новий дисплей. Якщо покупка нового дисплея виключена, то можна згорнути панель навігації, щоб звільнити місце. У будь-якому випадку нова панель заслуговує захоплення.
Її переваги: швидкий огляд списку майбутніх зустрічей і завдань, логічно упорядкований по даті, поряд зі зручним місячним календарем. Чи так це важливо? Так, завдяки розміщенню цієї інформації безпосередньо в головному вікні Outlook більшість користувачів зможуть взаємодіяти з найбільш потрібними функціями Outlook, не звертаючись до різних компонентів програми (таким, як календар, завдання і контакти).
На відміну від колишнього вигляду Outlook Today, в якому частина функціональності була представлена в форматі тільки для читання, панель To-Do Bar інтерактивна. Наприклад, можна додавати і змінювати зустрічі і завдання, відзначати потрібні елементи. Новий стиль оформлення зустрічей з барвистими округленими прямокутниками використовується також в календарі, а для завдань застосовується кольорове кодування.
Завдяки панелі справ значно підвищиться продуктивність праці користувачів. Чудова ідея отримала відмінне втілення!
кольорові категорії
У колишніх версіях Outlook є список кольорових ярликів для зустрічей, таких як None, Important, Business, Personal і інші. Недолік ярликів був в тому, що їх не можна змінити: ярлики Personal були зеленими, а Business - пурпуровими, і не існувало зручного способу змінити кольори, перейменувати ярлики або додати власні ярлики. Інший недолік полягав у тому, що вони були застосовні тільки до зустрічей: ярлики для завдань були відсутні.
В Outlook 2007 з'явилася нова концепція під назвою «категорії». Як і старі ярлики, категорії відзначаються квітами і можуть застосовуватися до зустрічей. Але при цьому можливості категорій ширше, ніж у ярликів. По-перше, у них немає заздалегідь встановлених імен, і користувач може зіставити будь-якого кольору власне ім'я. По-друге, вони однаково успішно використовуються з завданнями та іншими елементами Outlook, такими як повідомлення електронної пошти. Можна навіть фільтрувати результати пошуку в Outlook за категоріями: якщо провести пошук всіх елементів, що належать до певної категорії, будуть знайдені повідомлення електронної пошти, контакти, зустрічі та завдання.
Більш тісна інтеграція
У попередніх версіях Outlook модуль Tasks був відділений від календаря. Це виглядало дивно, адже завдання часто потрібно виконати в певний день і годину. Як прийняти рішення про зустріч або завданню для певних справ, прив'язаних до часу?
В Outlook 2007 завдання тісно інтегровані з іншімі компонентами інтерфейсу Outlook. У новій Версії можна відзначіті як завдання ПОВІДОМЛЕННЯ Електронної пошта - це зручне, коли ПОВІДОМЛЕННЯ містіть керівництво Опис до Дії від начальника або колеги. Нова панель Tasks накладається на нижню частину вікна календаря, доповнюючи його вид, і користувач може побачити, які справи потрібно зробити до певної зустрічі. Можна навіть перенести мишею завдання з панелі Task в Calendar, щоб виділити певний час для роботи над завданням.
Завдання, які не завершені в строк, автоматично переносяться на наступний день.
Попередній перегляд вкладених файлів
Office - інтегрований програмний комплекс, тому кожен додаток повинно мати інформацію про те, як обробляти документи та інші об'єкти, що створюються іншими програмами Office. Бажано, щоб в разі необхідності ці об'єкти оброблялися в істинно інтегрованої манері. Саме такий підхід реалізований в Outlook 2007 по відношенню до вкладених файлів. Він відповідає принципу цього додатка, згідно з яким користувач повинен якомога частіше працювати в одному вікні. Тому, коли користувач виводить на екран повідомлення з вкладеним файлом, Outlook 2007 може відобразити цей файл безпосередньо в панелі читання. При цьому не потрібно відкривати другий додаток, якщо потрібно лише швидко переглянути документ.
Нова функція попереднього перегляду вкладених файлів працює з відомими типами документів, такими як текстові файли, документи Word і електронні таблиці Excel, і з деякими іншими, наприклад презентаціями PowerPoint. З метою безпеки вкладені файли від відправників, що не входять в список Safe Senders, не є видимим автоматично; потрібно клацнути на кнопці Preview File, щоб побачити потенційно небезпечні повідомлення. Звичайно, все одно можна відкривати і зберігати вкладені файли в звичайному порядку, як в попередніх версіях Outlook.
Автоматичне настроювання облікового запису
Auto Account Setup - одна з найбільш широко розрекламованих функцій Outlook 2007. Вона повинна автоматично налаштовувати облікові записи електронної пошти IMAP, POP3 і Exchange Server при введенні імені користувача та пароля. З мого досвіду функція працює поки тільки з обліковими записами Exchange (це прийнятно для бета-версії).
Передбачається, що Outlook буде налаштовувати імена серверів, порти та інші технічні характеристики для вхідної та вихідної електронної пошти.
Інтеграція з RSS
Триває суперечка про те, де користувачі повинні отримувати інформацію, що приходить по RSS (Really Simple Syndication). Природний вибір - браузер, так як саме в цій програмі зазвичай читають інформацію, що надходить з Internet. Тому не дивно, що відповідна функція передбачена в Internet Explorer 7. Проте метод «подгрузки» інформації через RSS нагадує доставку електронної пошти, і є думка, що для отримання RSS-інформації слід використовувати поштове додаток. Крім того, доставка по RSS концептуально близька поштового повідомлення. Щоб задовольнити прихильників такого підходу, компанія Microsoft доповнила Outlook 2007 функціями RSS.
Примітно, що і IE 7, і Outlook 2007 будуть використовувати один механізм RSS і сховище даних. Тому можна підписатися на розсилку в IE і переглядати публікації в Outlook 2007 (або навпаки). Внутрішнє сховище даних - загальне для двох програм.
RSS-розсилки в Outlook 2007 можна отримати через новий вузол RSS Subscriptions у вигляді дерева під елементами All Mail Items в панелі навігації (на одному рівні з Inbox). Переглядати RSS-публікації можна як повідомлення електронної пошти, у знайомої панелі читання Outlook. А оскільки RSS-розсилки завантажуються користувачеві як поштові повідомлення, Outlook буде постійно відслідковувати розсилки і поставляти нову інформацію по мірі необхідності.
Я вважаю за краще змішаний підхід до RSS і споживання інформації, що надходить. Outlook - природна програма для управління і перегляду розсилок. Але оскільки в багатьох RSS-розсилках публікується лише невеликий фрагмент матеріалу, для перегляду іншої інформації часто доводиться клацати на засланні. Ці посилання, звичайно, відкриваються в IE 7 (або іншому браузері).
Сумісність зі старими форматами PST
Ця характеристика продукту ніде не була описана детально, але в даній статті необхідно зазначити одну з найважливіших, хоча і маловідомих особливостей Outlook 2007: PST-файл, використовуваний в даній версії Outlook, - такий же, як в Outlook 2003 і попередніх версіях. Тому переміщати PST-файли між Outlook 2003 і Outlook 2007 дуже легко. Така можливість є надзвичайно важливою, особливо в період бета-тестування. Коректно відтворюються навіть колірні категорії (Outlook 2007) і ярлики (Outlook 2003 і попередні версії).
Недоліки Outlook 2007
Звичайно, у Outlook 2007 є вади. Наприклад, погано підігнані одна до одної компоненти гібридного призначеного для користувача інтерфейсу - традиційний інтерфейс головного вікна Outlook, нагадує Outlook 2003, з блакитними трубчастими панелями інструментів, і новий, орієнтований на завдання інтерфейс вторинних вікон. Піктограми на традиційних панелях інструментів можна збільшити, але виглядають вони не кращим чином. Цей недолік слід обов'язково усунути.
Як зазначалося раніше, функція Auto Account Setup, схоже, не працює (принаймні, поки що) з обліковими записами IMAP і POP3. Можливо, справа в поштових службах, а може бути, в версії Beta 2 цей компонент ще не готовий.
Я зіткнувся з проблемами надійності при використанні Office 2007 Beta 2 з Windows Vista, і, хоча досвід багатьох читачів говорить про зворотне, вони перешкодили мені працювати в Office 2007 так часто, як хотілося б. Одним із серйозних збоїв на моєму основному ноутбуці (на якому встановлений Outlook) була відмова функції миттєвого пошуку. Чи не вдавалося виявити ніяких даних, хоча в ящику «Вхідні» було видно потенційні збіги. Цей недолік, як і попередній, можна пояснити незрілістю бета-версії, але буде цікаво подивитися, як його виправлять в наступних редакціях.
І нарешті, прикро, що компанія Microsoft видалила Outlook 2007 з версії Office 2007 для учнів і викладачів, яка, до речі, перейменована в Microsoft Office Home and Student 2007. Замість Outlook в цю версію увійде OneNote 2007 (разом з Word, Excel і PowerPoint) , ймовірно, тому, що учні роблять замітки частіше, ніж планують зустрічі і працюють з електронною поштою. Я не можу погодитися з таким підходом і вважаю, що в версію Home and Student 2007 потрібно включити як Outlook, так і OneNote (і видалити PowerPoint, який суперечить освітньому призначенням цього комплексу).
Висновки
Користувачам Outlook рекомендується перейти на Outlook 2007. Навіть у версії Beta 2 Outlook 2007 насичений функціональними нововведеннями, в тому числі такими корисними, як панель To-Do Bar, миттєвий пошук і тісна інтеграція завдань. Нагадаю, що в цій статті зроблено лише поверхневий огляд змін, і інші нововведення заслуговують на пильну увагу - наприклад, суттєві зміни в календарі і інтеграція з Exchange. А недоліки Outlook 2007 не так вже й великі.
Поль Тюрро - Редактор новин в Windows IT Pro. Готує щотижневі випуски Windows IT Pro UPDATE, а також щоденні випуски новин WinInfo. З ним можна зв'язати за адресою: [email protected]
Погляд на Outlook 2007
Версія Beta 1
Удосконалена система безпеки, більш ефективне управління часом і завданнями, а також можливість підключення до більшої кількості джерел інформації - ось теми, на яких розробники Microsoft зробили акцент в наступній версії Outlook - Microsoft Office Outlook 2007. Крім вирішення цих питань, чергова версія усуває деякі проблеми додатки і надає нові необхідні користувачам можливості. Як і слід було очікувати, нова версія добре узгоджується з Exchange Server 2007 (колишня назва - Exchange 12).
У цій статті дається попередній огляд основних можливостей випуску Beta 1 Technical Refresh, який був представлений випробувачам в березні 2006 р
Створення облікового запису
Перше істотна зміна: в Outlook 2007 не потрібно давати багато прихованої інформації для того, щоб налаштувати новий поштовий профіль. Вся інформація, яку запитує Outlook, - це ім'я користувача, поштову адресу в форматі @ domain.com і пароль, як показано на екрані 1. У середовищі Exchange 2007, після аутентифікації в домені, який вказав користувач, Outlook 2007 надсилає Active Directory (AD ) запит про те, де знайти локальний сервер Exchange, що містить дану поштову скриньку, причому Outlook 2007 буде підтримувати встановлене з'єднання навіть в тому випадку, якщо цей поштовий ящик перейде на інший сервер. Для сценаріїв без аутентифікації Outlook направить Web-запит, щоб Web-служба автоматичного виявлення Exchange знайшла цей домен і отримала потрібну інформацію про поштовій скриньці для створення поштового профілю. Майже всі облікові записи POP3 також підключаються автоматично, тому що Outlook використовує алгоритм, який намагається знайти сервер в Internet для керування поштою потрібного домену.
Завдання, зустрічі та категорії
Outlook 2007 обробляє завдання і зустрічі так само, як Microsoft Office Outlook 2003 обробляв поштові повідомлення: з новим призначеним для користувача інтерфейсом і інструментами для додавання прапорів, нагадувань, квітів і категорій, які грають роль інструментів для організації пошти в більш ранніх версіях. У вікні Outlook справа з'являється нова панель, To-Do Bar, яка показує намічені зустрічі і список завдань по датах (див. Екран 2). Ця панель не схожа на список завдань, який можна побачити в папці за умовчанням Tasks для задач. Швидше це об'єднаний список з усіх папок завдань, а не тільки з папки Tasks разом з повідомленнями та контактами, які були відзначені для перевірки. Кожен елемент може мати нагадування і додавання нагадувань в Outlook 2007 для елементів у всіх папках, а не тільки в папках за замовчуванням: Calendar, Contacts, Inbox і Tasks.
Категорії більш ранніх версій Outlook з'єднані в Outlook 2007 з відмітками Quick Flags з Outlook 2003 і кольоровими позначками в календарі, введеними в Outlook 2002. Цей результат є новою систему категорій кольорових позначок, які виглядають на екрані яскраво і застосовуються до різних елементів. Можна приписати один з 25 кольорів певної категорії або ж декількох категоріях відразу. Outlook 2007 обробляє свій список категорій в призначеному для користувача інформаційному сховищі за замовчуванням (поштова скринька Exchange або файл .pst), а Categories являє собою колекцію верхнього рівня в моделі програмування Outlook.
Інші інформаційні джерела
Користувачі Outlook 2007 можуть працювати з інформацією з нових джерел, в тому числі з підписками на новини Really Simple Syndication (RSS), бібліотеками документів Microsoft SharePoint, Web-підписками iCalendar і декількома додатками iCal. У Office 2007 дані зі списків на Web-вузлах, що використовують нову версію SharePoint, Microsoft Office SharePoint Server 2007 або Windows SharePoint Services, можуть мати атрибут читання / запис, а не «тільки для читання», як це було в Outlook 2003. Можливість працювати з атрибутами читання і запису даних SharePoint в Outlook застосовується для контактів, подій, завдань і документів.
Користувач може виконувати пошук по всіх локальних папок Outlook, і навіть за текстами програм, і отримувати результати майже миттєво. Коли мова йде про локальні папках, мається на увазі, що користувачі Outlook з поштовими скриньками Exchange бачитимуть різні результати, які будуть залежати від режиму кешування Exchange для доступу до сервера. Режим кешування Exchange використовує локальний файл .ost як кеш даних. Дані в цьому файлі .ost індексуються локально і доступні для функції миттєвого пошуку. Користувачі, безпосередньо підключені до сервера Exchange, не зможуть скористатися миттєвим пошуком Outlook 2007 в своїй поштовій скриньці, однак, якщо цей поштовий ящик знаходиться на сервері Exchange 2007, вони зможуть скористатися перевагами нового пошукового індексу Exchange 2007.
Система безпеки
У систему безпеки включений сильніший фільтр проти вивудження інформації, попередження якого користувачі будуть помічати відразу. Нові методи вивудження інформації засновані на підтримці символів кодової таблиці Unicode в іменах домену. Наприклад, зловмисник може вставити посилання в повідомлення в такому вигляді: http://www.paypal.com, однак замість нижнього регістра західноєвропейського алфавіту в URL включити символи з кирилиці - і в результаті посилання може привести на потрібний йому домен.
Крім того, Outlook 2007 підсилює конфіденційність інформації. Ця система дозволяє не завантажувати зовнішній контент, наприклад зображення, коли користувачі відповідають на повідомлення в форматі HTML. В Outlook 2003 блокування зовнішнього контенту застосовувалася тільки до отриманого повідомлення. В результаті будь-яка дія (відповідь, перенаправлення або друк повідомлення) призводило до завантаження зовнішнього контенту і могло завдати шкоди користувачеві.
Новий механізм Outlook E-mail Postmark може полегшити іншим користувачам Outlook 2007 отримання легальних повідомлень, які в іншому випадку вважалися б спамом. Коли користувач посилає повідомлення, яке можна віднести до спаму, Outlook виконує запобіжні дії і додає інформацію, яка усуває невизначеність, в заголовок повідомлення SMTP. Таке обчислення займає небагато часу, але спамеру, посилаєш мільйони повідомлень, воно завдає багато клопоту. Присутність поштової мітки Outlook E-mail Postmark в заголовку повідомлення служить ясною вказівкою на те, що дане повідомлення не є спамом.
загальні папки
Для організацій, які будуть використовувати Exchange 2007 в якості поштового сервера, Outlook 2007 надає новий процес колективного користування папками. Отримання доступу до папки, відмінної від папок за замовчуванням (наприклад, Inbox, Calendar, Contacts), завжди вимагало виконання певних кроків, які звичайному користувачеві не здавалися очевидними. Так, в Outlook 2003 або в більш ранній версії Outlook для того, щоб дозволити працювати з папкою іншим користувачам, наприклад користувачеві з ім'ям Еріка, потрібно виконати наступні дії: надати дозвіл Folder Visible на верхньому рівні даного поштової скриньки, всім іншим папок вищого рівня в ієрархії додати роль Reviewer або інший дозвіл для папки загального користування. Потім Еріка повинна додати дану поштову скриньку до властивостей свого облікового запису в Exchange. В Outlook 2007 треба натиснути правою кнопкою на потрібній папці, потім вибрати Share в контекстному меню і послати Еріці спеціальне повідомлення, яке створить Outlook. Отримавши повідомлення, Еріка просто клацне в ньому по кнопці Open, а Outlook 2007 відкриє папку і автоматично додасть її в навігаційну панель.
Якщо мова йде про колективне використання папок за замовчуванням - наприклад, папки Calendar, - можна включити запит одержувача на спільне використання цієї папки, як видно з екрану 3. На цьому малюнку також показано галерея, яка заміщає меню і панелі інструментів на окремих елементах Outlook. Одержувач може вибрати Allow або Deny (дозволити або заборонити), коли надійде запит про колективному користуванні.
Зміни в головних функціях Exchange
Для папки Calendar в поштовій скриньці Exchange 2007 помітно вдосконалена можливість управління кількістю доступної інформації для функції Free / Busy. Як показано на екрані 4, можна точно визначити, як інформація виділяється для спільного використання на розсуд адміністратора: заборона на використання, доступність протягом різних періодів часу, час free і busy, а також предмет і місце призначення або повна доступність. Новий планувальник, Scheduling Assistant, працює з новою службою призначення часу зустрічі в Exchange 2007, він підказує, коли можуть бути присутніми запрошені особи та які приміщення є в наявності.
Довгий час користувачі вимагали поліпшення функціональності Out of Office Assistant, і тепер Exchange 2007 надає дві найбільш часто запитувані функції в Outlook 2007. Перша - можна створювати два різних повідомлення спеціального відповіді (out-of-office): для співробітників організації і для сторонніх осіб. Друга - можна заздалегідь планувати час відправлення таких повідомлень, як показано на екрані 5, причому Outlook буде автоматично дозволяти і забороняти відправку таких повідомлень.
Для розробників і користувачів
Для розробників значно розширена модель програмування, яка допоможе виключити застосування додаткових бібліотек типу Collaboration Data Objects (CDO) 1.21; вона дозволить отримувати більш швидкий доступ до елементів і властивостями Outlook. Ця нова модель програмування дозволить створювати і змінювати правила повідомлень Outlook і правила автоматичного форматування для уявлень Outlook. Розробники розширень отримають новий механізм розмітки полів бланків для створення спеціальних бланків Outlook.
Нарешті, Outlook 2007 виключить незначні недоліки, які турбували користувачів Outlook. Ця нова версія дозволить переглядати файли додатків із зображеннями і файли з документами Office безпосередньо в панелі читання. На екрані 6 показаний перегляд зображення без панелей навігації і To-Do Bar, що дозволяє збільшити область зображення. Можна скористатися накладеннями календарів, які будуть мати різні кольори, це допоможе розрізняти робочі графіки. При додаванні в Outlook 2007 дубліката вже наявного контакту Outlook 2007 не просто зіллє обидва набору даних, як це було в колишніх версіях, але дасть можливість побачити зміни, які будуть зроблені, як показано на екрані 7. Крім того, колишні версії завжди відкидали всі нові зауваження при оновленні контакту, тепер же Outlook 2007 не тільки зберігає їх, а й показує виправлення при виявленні дубліката елемента.
Сью Мошер - Редактор Windows IT Pro і незалежний консультант з проблем розробки та розгортання Outlook. Її остання книга - Configuring Microsoft Outlook 2003 (видавництво Digital Press). [email protected]
Версія Beta 2
В одній зі своїх статей я написав, що «живу» в Microsoft Word. І це дійсно так, хоча не менше часу мені доводиться проводити в Outlook, причому не тільки працюючи з електронною поштою, а й складаючи плани, відстежуючи контакти і керуючи завданнями. За допомогою Outlook зручно організовувати виконання численних завдань, і, хоча конкуренти безцеремонно копіювали цю програму, рівних їй як і раніше немає. Навіть дивно, чому такі спроби робляться досі.
Проте, як не дивно, в Outlook 2007 - по крайней мере в головному вікні програми - не задіяний новий призначений для користувача інтерфейс Office 2007, орієнтований на завдання. Можливо, новий стиль інтерфейсу просто не стикується з Outlook. Але при цьому Outlook 2007, ймовірно, найважливіша з програм Office. Таке рішення породило несподіваний гібрид, унікальний для Office 2007: в основному додатку Outlook зберігаються меню і панелі інструментів, успадковані з минулих версій, а вікна другого рівня - такі, як New E-mail, New Contact і New Appointment, - мають новий інтерфейс. В результаті виник певний дисонанс, що нагадує версію Media Center, яка буде поставлятися з Windows Vista. Вона теж є контамінацію старого і нового.
Звичайно, досвідчені користувачі Outlook без праці звикнуть до оновленого інтерфейсу. Основне вікно Outlook функціонує майже так само, як старе, хоча в ньому з'явилася панель To-Do Bar, поле моментального пошуку і нова згортається панель Navigation, яка допоможе заповнити нестачу місця на екрані.
Нові функції Microsoft Outlook 2007 Beta 2
Незважаючи на відсутність нового, орієнтованого на завдання призначеного для користувача інтерфейсу, Outlook 2007 виявився радикально оновленим додатком в Office 2007. Вражає, що компанії Microsoft вдалося домогтися такого успіху вдруге поспіль і нарешті зняти «прокляття Outlook», кожна друга версія якого була невдалою. В одній невеликій статті неможливо охопити всі нові функції, тому тут будуть описані лише найбільш важливі нововведення, а розповідь про інших ми відкладемо до випуску остаточної версії продукту.
миттєвий пошук
Шкода, що в Word 2007 Beta 2 відсутній вбудований пошук. Зате він є в Outlook 2007: нове поле миттєвого пошуку з'являється праворуч від центру у верхній частині панелі Inbox (так в даній статті буде називатися друга панель в основному вікні). Поле миттєвого пошуку замінює як безнадійно слабкий механізм Find, так і трохи кращу, але глибоко заховану функціональність Advanced Find минулих версій Outlook (дивно, але Advanced Find як і раніше на місці). На мій погляд, заміна виявилася вдалою.
Миттєвий пошук відповідає своїй назві завдяки алгоритму пошуку, іменованого word wheeling (пошук у міру введення символів). Миттєвий пошук також чутливий до контексту: за замовчуванням пошук ведеться в поточному вигляді електронної пошти, але його дуже легко розширити, охопивши будь-які поштові папки. Природно, результати пошуку замінюють стандартний вид Inbox в другій панелі.
Миттєвий поис, безсумнівно, одна з найбільш примітних нових функцій Outlook 2007, і можна тільки дивуватися, чому вона не з'явилася раніше. Однак краще пізно, ніж ніколи: в зв'язку з ростом обсягу особистих даних і електронної пошти ця функція незамінна.
Панель To-Do
В інтерфейсі Outlook з'явилася ще одна вертикальна панель. На екранах звичайних, не широкоекранних дисплеїв залишається занадто мало місця, але нова панель To-Do Bar так корисна, що заради неї однієї можна купити новий дисплей. Якщо покупка нового дисплея виключена, то можна згорнути панель навігації, щоб звільнити місце. У будь-якому випадку нова панель заслуговує захоплення.
Її переваги: швидкий огляд списку майбутніх зустрічей і завдань, логічно упорядкований по даті, поряд зі зручним місячним календарем. Чи так це важливо? Так, завдяки розміщенню цієї інформації безпосередньо в головному вікні Outlook більшість користувачів зможуть взаємодіяти з найбільш потрібними функціями Outlook, не звертаючись до різних компонентів програми (таким, як календар, завдання і контакти).
На відміну від колишнього вигляду Outlook Today, в якому частина функціональності була представлена в форматі тільки для читання, панель To-Do Bar інтерактивна. Наприклад, можна додавати і змінювати зустрічі і завдання, відзначати потрібні елементи. Новий стиль оформлення зустрічей з барвистими округленими прямокутниками використовується також в календарі, а для завдань застосовується кольорове кодування.
Завдяки панелі справ значно підвищиться продуктивність праці користувачів. Чудова ідея отримала відмінне втілення!
кольорові категорії
У колишніх версіях Outlook є список кольорових ярликів для зустрічей, таких як None, Important, Business, Personal і інші. Недолік ярликів був в тому, що їх не можна змінити: ярлики Personal були зеленими, а Business - пурпуровими, і не існувало зручного способу змінити кольори, перейменувати ярлики або додати власні ярлики. Інший недолік полягав у тому, що вони були застосовні тільки до зустрічей: ярлики для завдань були відсутні.
В Outlook 2007 з'явилася нова концепція під назвою «категорії». Як і старі ярлики, категорії відзначаються квітами і можуть застосовуватися до зустрічей. Але при цьому можливості категорій ширше, ніж у ярликів. По-перше, у них немає заздалегідь встановлених імен, і користувач може зіставити будь-якого кольору власне ім'я. По-друге, вони однаково успішно використовуються з завданнями та іншими елементами Outlook, такими як повідомлення електронної пошти. Можна навіть фільтрувати результати пошуку в Outlook за категоріями: якщо провести пошук всіх елементів, що належать до певної категорії, будуть знайдені повідомлення електронної пошти, контакти, зустрічі та завдання.
Більш тісна інтеграція
У попередніх версіях Outlook модуль Tasks був відділений від календаря. Це виглядало дивно, адже завдання часто потрібно виконати в певний день і годину. Як прийняти рішення про зустріч або завданню для певних справ, прив'язаних до часу?
В Outlook 2007 завдання тісно інтегровані з іншімі компонентами інтерфейсу Outlook. У новій Версії можна відзначіті як завдання ПОВІДОМЛЕННЯ Електронної пошта - це зручне, коли ПОВІДОМЛЕННЯ містіть керівництво Опис до Дії від начальника або колеги. Нова панель Tasks накладається на нижню частину вікна календаря, доповнюючи його вид, і користувач може побачити, які справи потрібно зробити до певної зустрічі. Можна навіть перенести мишею завдання з панелі Task в Calendar, щоб виділити певний час для роботи над завданням.
Завдання, які не завершені в строк, автоматично переносяться на наступний день.
Попередній перегляд вкладених файлів
Office - інтегрований програмний комплекс, тому кожен додаток повинно мати інформацію про те, як обробляти документи та інші об'єкти, що створюються іншими програмами Office. Бажано, щоб в разі необхідності ці об'єкти оброблялися в істинно інтегрованої манері. Саме такий підхід реалізований в Outlook 2007 по відношенню до вкладених файлів. Він відповідає принципу цього додатка, згідно з яким користувач повинен якомога частіше працювати в одному вікні. Тому, коли користувач виводить на екран повідомлення з вкладеним файлом, Outlook 2007 може відобразити цей файл безпосередньо в панелі читання. При цьому не потрібно відкривати другий додаток, якщо потрібно лише швидко переглянути документ.
Нова функція попереднього перегляду вкладених файлів працює з відомими типами документів, такими як текстові файли, документи Word і електронні таблиці Excel, і з деякими іншими, наприклад презентаціями PowerPoint. З метою безпеки вкладені файли від відправників, що не входять в список Safe Senders, не є видимим автоматично; потрібно клацнути на кнопці Preview File, щоб побачити потенційно небезпечні повідомлення. Звичайно, все одно можна відкривати і зберігати вкладені файли в звичайному порядку, як в попередніх версіях Outlook.
Автоматичне настроювання облікового запису
Auto Account Setup - одна з найбільш широко розрекламованих функцій Outlook 2007. Вона повинна автоматично налаштовувати облікові записи електронної пошти IMAP, POP3 і Exchange Server при введенні імені користувача та пароля. З мого досвіду функція працює поки тільки з обліковими записами Exchange (це прийнятно для бета-версії).
Передбачається, що Outlook буде налаштовувати імена серверів, порти та інші технічні характеристики для вхідної та вихідної електронної пошти.
Інтеграція з RSS
Триває суперечка про те, де користувачі повинні отримувати інформацію, що приходить по RSS (Really Simple Syndication). Природний вибір - браузер, так як саме в цій програмі зазвичай читають інформацію, що надходить з Internet. Тому не дивно, що відповідна функція передбачена в Internet Explorer 7. Проте метод «подгрузки» інформації через RSS нагадує доставку електронної пошти, і є думка, що для отримання RSS-інформації слід використовувати поштове додаток. Крім того, доставка по RSS концептуально близька поштового повідомлення. Щоб задовольнити прихильників такого підходу, компанія Microsoft доповнила Outlook 2007 функціями RSS.
Примітно, що і IE 7, і Outlook 2007 будуть використовувати один механізм RSS і сховище даних. Тому можна підписатися на розсилку в IE і переглядати публікації в Outlook 2007 (або навпаки). Внутрішнє сховище даних - загальне для двох програм.
RSS-розсилки в Outlook 2007 можна отримати через новий вузол RSS Subscriptions у вигляді дерева під елементами All Mail Items в панелі навігації (на одному рівні з Inbox). Переглядати RSS-публікації можна як повідомлення електронної пошти, у знайомої панелі читання Outlook. А оскільки RSS-розсилки завантажуються користувачеві як поштові повідомлення, Outlook буде постійно відслідковувати розсилки і поставляти нову інформацію по мірі необхідності.
Я вважаю за краще змішаний підхід до RSS і споживання інформації, що надходить. Outlook - природна програма для управління і перегляду розсилок. Але оскільки в багатьох RSS-розсилках публікується лише невеликий фрагмент матеріалу, для перегляду іншої інформації часто доводиться клацати на засланні. Ці посилання, звичайно, відкриваються в IE 7 (або іншому браузері).
Сумісність зі старими форматами PST
Ця характеристика продукту ніде не була описана детально, але в даній статті необхідно зазначити одну з найважливіших, хоча і маловідомих особливостей Outlook 2007: PST-файл, використовуваний в даній версії Outlook, - такий же, як в Outlook 2003 і попередніх версіях. Тому переміщати PST-файли між Outlook 2003 і Outlook 2007 дуже легко. Така можливість є надзвичайно важливою, особливо в період бета-тестування. Коректно відтворюються навіть колірні категорії (Outlook 2007) і ярлики (Outlook 2003 і попередні версії).
Недоліки Outlook 2007
Звичайно, у Outlook 2007 є вади. Наприклад, погано підігнані одна до одної компоненти гібридного призначеного для користувача інтерфейсу - традиційний інтерфейс головного вікна Outlook, нагадує Outlook 2003, з блакитними трубчастими панелями інструментів, і новий, орієнтований на завдання інтерфейс вторинних вікон. Піктограми на традиційних панелях інструментів можна збільшити, але виглядають вони не кращим чином. Цей недолік слід обов'язково усунути.
Як зазначалося раніше, функція Auto Account Setup, схоже, не працює (принаймні, поки що) з обліковими записами IMAP і POP3. Можливо, справа в поштових службах, а може бути, в версії Beta 2 цей компонент ще не готовий.
Я зіткнувся з проблемами надійності при використанні Office 2007 Beta 2 з Windows Vista, і, хоча досвід багатьох читачів говорить про зворотне, вони перешкодили мені працювати в Office 2007 так часто, як хотілося б. Одним із серйозних збоїв на моєму основному ноутбуці (на якому встановлений Outlook) була відмова функції миттєвого пошуку. Чи не вдавалося виявити ніяких даних, хоча в ящику «Вхідні» було видно потенційні збіги. Цей недолік, як і попередній, можна пояснити незрілістю бета-версії, але буде цікаво подивитися, як його виправлять в наступних редакціях.
І нарешті, прикро, що компанія Microsoft видалила Outlook 2007 з версії Office 2007 для учнів і викладачів, яка, до речі, перейменована в Microsoft Office Home and Student 2007. Замість Outlook в цю версію увійде OneNote 2007 (разом з Word, Excel і PowerPoint) , ймовірно, тому, що учні роблять замітки частіше, ніж планують зустрічі і працюють з електронною поштою. Я не можу погодитися з таким підходом і вважаю, що в версію Home and Student 2007 потрібно включити як Outlook, так і OneNote (і видалити PowerPoint, який суперечить освітньому призначенням цього комплексу).
Висновки
Користувачам Outlook рекомендується перейти на Outlook 2007. Навіть у версії Beta 2 Outlook 2007 насичений функціональними нововведеннями, в тому числі такими корисними, як панель To-Do Bar, миттєвий пошук і тісна інтеграція завдань. Нагадаю, що в цій статті зроблено лише поверхневий огляд змін, і інші нововведення заслуговують на пильну увагу - наприклад, суттєві зміни в календарі і інтеграція з Exchange. А недоліки Outlook 2007 не так вже й великі.
Поль Тюрро - Редактор новин в Windows IT Pro. Готує щотижневі випуски Windows IT Pro UPDATE, а також щоденні випуски новин WinInfo. З ним можна зв'язати за адресою: [email protected]
Погляд на Outlook 2007
Версія Beta 1
Удосконалена система безпеки, більш ефективне управління часом і завданнями, а також можливість підключення до більшої кількості джерел інформації - ось теми, на яких розробники Microsoft зробили акцент в наступній версії Outlook - Microsoft Office Outlook 2007. Крім вирішення цих питань, чергова версія усуває деякі проблеми додатки і надає нові необхідні користувачам можливості. Як і слід було очікувати, нова версія добре узгоджується з Exchange Server 2007 (колишня назва - Exchange 12).
У цій статті дається попередній огляд основних можливостей випуску Beta 1 Technical Refresh, який був представлений випробувачам в березні 2006 р
Створення облікового запису
Перше істотна зміна: в Outlook 2007 не потрібно давати багато прихованої інформації для того, щоб налаштувати новий поштовий профіль. Вся інформація, яку запитує Outlook, - це ім'я користувача, поштову адресу в форматі @ domain.com і пароль, як показано на екрані 1. У середовищі Exchange 2007, після аутентифікації в домені, який вказав користувач, Outlook 2007 надсилає Active Directory (AD ) запит про те, де знайти локальний сервер Exchange, що містить дану поштову скриньку, причому Outlook 2007 буде підтримувати встановлене з'єднання навіть в тому випадку, якщо цей поштовий ящик перейде на інший сервер. Для сценаріїв без аутентифікації Outlook направить Web-запит, щоб Web-служба автоматичного виявлення Exchange знайшла цей домен і отримала потрібну інформацію про поштовій скриньці для створення поштового профілю. Майже всі облікові записи POP3 також підключаються автоматично, тому що Outlook використовує алгоритм, який намагається знайти сервер в Internet для керування поштою потрібного домену.
Завдання, зустрічі та категорії
Outlook 2007 обробляє завдання і зустрічі так само, як Microsoft Office Outlook 2003 обробляв поштові повідомлення: з новим призначеним для користувача інтерфейсом і інструментами для додавання прапорів, нагадувань, квітів і категорій, які грають роль інструментів для організації пошти в більш ранніх версіях. У вікні Outlook справа з'являється нова панель, To-Do Bar, яка показує намічені зустрічі і список завдань по датах (див. Екран 2). Ця панель не схожа на список завдань, який можна побачити в папці за умовчанням Tasks для задач. Швидше це об'єднаний список з усіх папок завдань, а не тільки з папки Tasks разом з повідомленнями та контактами, які були відзначені для перевірки. Кожен елемент може мати нагадування і додавання нагадувань в Outlook 2007 для елементів у всіх папках, а не тільки в папках за замовчуванням: Calendar, Contacts, Inbox і Tasks.
Категорії більш ранніх версій Outlook з'єднані в Outlook 2007 з відмітками Quick Flags з Outlook 2003 і кольоровими позначками в календарі, введеними в Outlook 2002. Цей результат є новою систему категорій кольорових позначок, які виглядають на екрані яскраво і застосовуються до різних елементів. Можна приписати один з 25 кольорів певної категорії або ж декількох категоріях відразу. Outlook 2007 обробляє свій список категорій в призначеному для користувача інформаційному сховищі за замовчуванням (поштова скринька Exchange або файл .pst), а Categories являє собою колекцію верхнього рівня в моделі програмування Outlook.
Інші інформаційні джерела
Користувачі Outlook 2007 можуть працювати з інформацією з нових джерел, в тому числі з підписками на новини Really Simple Syndication (RSS), бібліотеками документів Microsoft SharePoint, Web-підписками iCalendar і декількома додатками iCal. У Office 2007 дані зі списків на Web-вузлах, що використовують нову версію SharePoint, Microsoft Office SharePoint Server 2007 або Windows SharePoint Services, можуть мати атрибут читання / запис, а не «тільки для читання», як це було в Outlook 2003. Можливість працювати з атрибутами читання і запису даних SharePoint в Outlook застосовується для контактів, подій, завдань і документів.
Користувач може виконувати пошук по всіх локальних папок Outlook, і навіть за текстами програм, і отримувати результати майже миттєво. Коли мова йде про локальні папках, мається на увазі, що користувачі Outlook з поштовими скриньками Exchange бачитимуть різні результати, які будуть залежати від режиму кешування Exchange для доступу до сервера. Режим кешування Exchange використовує локальний файл .ost як кеш даних. Дані в цьому файлі .ost індексуються локально і доступні для функції миттєвого пошуку. Користувачі, безпосередньо підключені до сервера Exchange, не зможуть скористатися миттєвим пошуком Outlook 2007 в своїй поштовій скриньці, однак, якщо цей поштовий ящик знаходиться на сервері Exchange 2007, вони зможуть скористатися перевагами нового пошукового індексу Exchange 2007.
Система безпеки
У систему безпеки включений сильніший фільтр проти вивудження інформації, попередження якого користувачі будуть помічати відразу. Нові методи вивудження інформації засновані на підтримці символів кодової таблиці Unicode в іменах домену. Наприклад, зловмисник може вставити посилання в повідомлення в такому вигляді: http://www.paypal.com, однак замість нижнього регістра західноєвропейського алфавіту в URL включити символи з кирилиці - і в результаті посилання може привести на потрібний йому домен.
Крім того, Outlook 2007 підсилює конфіденційність інформації. Ця система дозволяє не завантажувати зовнішній контент, наприклад зображення, коли користувачі відповідають на повідомлення в форматі HTML. В Outlook 2003 блокування зовнішнього контенту застосовувалася тільки до отриманого повідомлення. В результаті будь-яка дія (відповідь, перенаправлення або друк повідомлення) призводило до завантаження зовнішнього контенту і могло завдати шкоди користувачеві.
Новий механізм Outlook E-mail Postmark може полегшити іншим користувачам Outlook 2007 отримання легальних повідомлень, які в іншому випадку вважалися б спамом. Коли користувач посилає повідомлення, яке можна віднести до спаму, Outlook виконує запобіжні дії і додає інформацію, яка усуває невизначеність, в заголовок повідомлення SMTP. Таке обчислення займає небагато часу, але спамеру, посилаєш мільйони повідомлень, воно завдає багато клопоту. Присутність поштової мітки Outlook E-mail Postmark в заголовку повідомлення служить ясною вказівкою на те, що дане повідомлення не є спамом.
загальні папки
Для організацій, які будуть використовувати Exchange 2007 в якості поштового сервера, Outlook 2007 надає новий процес колективного користування папками. Отримання доступу до папки, відмінної від папок за замовчуванням (наприклад, Inbox, Calendar, Contacts), завжди вимагало виконання певних кроків, які звичайному користувачеві не здавалися очевидними. Так, в Outlook 2003 або в більш ранній версії Outlook для того, щоб дозволити працювати з папкою іншим користувачам, наприклад користувачеві з ім'ям Еріка, потрібно виконати наступні дії: надати дозвіл Folder Visible на верхньому рівні даного поштової скриньки, всім іншим папок вищого рівня в ієрархії додати роль Reviewer або інший дозвіл для папки загального користування. Потім Еріка повинна додати дану поштову скриньку до властивостей свого облікового запису в Exchange. В Outlook 2007 треба натиснути правою кнопкою на потрібній папці, потім вибрати Share в контекстному меню і послати Еріці спеціальне повідомлення, яке створить Outlook. Отримавши повідомлення, Еріка просто клацне в ньому по кнопці Open, а Outlook 2007 відкриє папку і автоматично додасть її в навігаційну панель.
Якщо мова йде про колективне використання папок за замовчуванням - наприклад, папки Calendar, - можна включити запит одержувача на спільне використання цієї папки, як видно з екрану 3. На цьому малюнку також показано галерея, яка заміщає меню і панелі інструментів на окремих елементах Outlook. Одержувач може вибрати Allow або Deny (дозволити або заборонити), коли надійде запит про колективному користуванні.
Зміни в головних функціях Exchange
Для папки Calendar в поштовій скриньці Exchange 2007 помітно вдосконалена можливість управління кількістю доступної інформації для функції Free / Busy. Як показано на екрані 4, можна точно визначити, як інформація виділяється для спільного використання на розсуд адміністратора: заборона на використання, доступність протягом різних періодів часу, час free і busy, а також предмет і місце призначення або повна доступність. Новий планувальник, Scheduling Assistant, працює з новою службою призначення часу зустрічі в Exchange 2007, він підказує, коли можуть бути присутніми запрошені особи та які приміщення є в наявності.
Довгий час користувачі вимагали поліпшення функціональності Out of Office Assistant, і тепер Exchange 2007 надає дві найбільш часто запитувані функції в Outlook 2007. Перша - можна створювати два різних повідомлення спеціального відповіді (out-of-office): для співробітників організації і для сторонніх осіб. Друга - можна заздалегідь планувати час відправлення таких повідомлень, як показано на екрані 5, причому Outlook буде автоматично дозволяти і забороняти відправку таких повідомлень.
Для розробників і користувачів
Для розробників значно розширена модель програмування, яка допоможе виключити застосування додаткових бібліотек типу Collaboration Data Objects (CDO) 1.21; вона дозволить отримувати більш швидкий доступ до елементів і властивостями Outlook. Ця нова модель програмування дозволить створювати і змінювати правила повідомлень Outlook і правила автоматичного форматування для уявлень Outlook. Розробники розширень отримають новий механізм розмітки полів бланків для створення спеціальних бланків Outlook.
Нарешті, Outlook 2007 виключить незначні недоліки, які турбували користувачів Outlook. Ця нова версія дозволить переглядати файли додатків із зображеннями і файли з документами Office безпосередньо в панелі читання. На екрані 6 показаний перегляд зображення без панелей навігації і To-Do Bar, що дозволяє збільшити область зображення. Можна скористатися накладеннями календарів, які будуть мати різні кольори, це допоможе розрізняти робочі графіки. При додаванні в Outlook 2007 дубліката вже наявного контакту Outlook 2007 не просто зіллє обидва набору даних, як це було в колишніх версіях, але дасть можливість побачити зміни, які будуть зроблені, як показано на екрані 7. Крім того, колишні версії завжди відкидали всі нові зауваження при оновленні контакту, тепер же Outlook 2007 не тільки зберігає їх, а й показує виправлення при виявленні дубліката елемента.
Сью Мошер - Редактор Windows IT Pro і незалежний консультант з проблем розробки та розгортання Outlook. Її остання книга - Configuring Microsoft Outlook 2003 (видавництво Digital Press). [email protected]
Версія Beta 2
В одній зі своїх статей я написав, що «живу» в Microsoft Word. І це дійсно так, хоча не менше часу мені доводиться проводити в Outlook, причому не тільки працюючи з електронною поштою, а й складаючи плани, відстежуючи контакти і керуючи завданнями. За допомогою Outlook зручно організовувати виконання численних завдань, і, хоча конкуренти безцеремонно копіювали цю програму, рівних їй як і раніше немає. Навіть дивно, чому такі спроби робляться досі.
Проте, як не дивно, в Outlook 2007 - по крайней мере в головному вікні програми - не задіяний новий призначений для користувача інтерфейс Office 2007, орієнтований на завдання. Можливо, новий стиль інтерфейсу просто не стикується з Outlook. Але при цьому Outlook 2007, ймовірно, найважливіша з програм Office. Таке рішення породило несподіваний гібрид, унікальний для Office 2007: в основному додатку Outlook зберігаються меню і панелі інструментів, успадковані з минулих версій, а вікна другого рівня - такі, як New E-mail, New Contact і New Appointment, - мають новий інтерфейс. В результаті виник певний дисонанс, що нагадує версію Media Center, яка буде поставлятися з Windows Vista. Вона теж є контамінацію старого і нового.
Звичайно, досвідчені користувачі Outlook без праці звикнуть до оновленого інтерфейсу. Основне вікно Outlook функціонує майже так само, як старе, хоча в ньому з'явилася панель To-Do Bar, поле моментального пошуку і нова згортається панель Navigation, яка допоможе заповнити нестачу місця на екрані.
Нові функції Microsoft Outlook 2007 Beta 2
Незважаючи на відсутність нового, орієнтованого на завдання призначеного для користувача інтерфейсу, Outlook 2007 виявився радикально оновленим додатком в Office 2007. Вражає, що компанії Microsoft вдалося домогтися такого успіху вдруге поспіль і нарешті зняти «прокляття Outlook», кожна друга версія якого була невдалою. В одній невеликій статті неможливо охопити всі нові функції, тому тут будуть описані лише найбільш важливі нововведення, а розповідь про інших ми відкладемо до випуску остаточної версії продукту.
миттєвий пошук
Шкода, що в Word 2007 Beta 2 відсутній вбудований пошук. Зате він є в Outlook 2007: нове поле миттєвого пошуку з'являється праворуч від центру у верхній частині панелі Inbox (так в даній статті буде називатися друга панель в основному вікні). Поле миттєвого пошуку замінює як безнадійно слабкий механізм Find, так і трохи кращу, але глибоко заховану функціональність Advanced Find минулих версій Outlook (дивно, але Advanced Find як і раніше на місці). На мій погляд, заміна виявилася вдалою.
Миттєвий пошук відповідає своїй назві завдяки алгоритму пошуку, іменованого word wheeling (пошук у міру введення символів). Миттєвий пошук також чутливий до контексту: за замовчуванням пошук ведеться в поточному вигляді електронної пошти, але його дуже легко розширити, охопивши будь-які поштові папки. Природно, результати пошуку замінюють стандартний вид Inbox в другій панелі.
Миттєвий поис, безсумнівно, одна з найбільш примітних нових функцій Outlook 2007, і можна тільки дивуватися, чому вона не з'явилася раніше. Однак краще пізно, ніж ніколи: в зв'язку з ростом обсягу особистих даних і електронної пошти ця функція незамінна.
Панель To-Do
В інтерфейсі Outlook з'явилася ще одна вертикальна панель. На екранах звичайних, не широкоекранних дисплеїв залишається занадто мало місця, але нова панель To-Do Bar так корисна, що заради неї однієї можна купити новий дисплей. Якщо покупка нового дисплея виключена, то можна згорнути панель навігації, щоб звільнити місце. У будь-якому випадку нова панель заслуговує захоплення.
Її переваги: швидкий огляд списку майбутніх зустрічей і завдань, логічно упорядкований по даті, поряд зі зручним місячним календарем. Чи так це важливо? Так, завдяки розміщенню цієї інформації безпосередньо в головному вікні Outlook більшість користувачів зможуть взаємодіяти з найбільш потрібними функціями Outlook, не звертаючись до різних компонентів програми (таким, як календар, завдання і контакти).
На відміну від колишнього вигляду Outlook Today, в якому частина функціональності була представлена в форматі тільки для читання, панель To-Do Bar інтерактивна. Наприклад, можна додавати і змінювати зустрічі і завдання, відзначати потрібні елементи. Новий стиль оформлення зустрічей з барвистими округленими прямокутниками використовується також в календарі, а для завдань застосовується кольорове кодування.
Завдяки панелі справ значно підвищиться продуктивність праці користувачів. Чудова ідея отримала відмінне втілення!
кольорові категорії
У колишніх версіях Outlook є список кольорових ярликів для зустрічей, таких як None, Important, Business, Personal і інші. Недолік ярликів був в тому, що їх не можна змінити: ярлики Personal були зеленими, а Business - пурпуровими, і не існувало зручного способу змінити кольори, перейменувати ярлики або додати власні ярлики. Інший недолік полягав у тому, що вони були застосовні тільки до зустрічей: ярлики для завдань були відсутні.
В Outlook 2007 з'явилася нова концепція під назвою «категорії». Як і старі ярлики, категорії відзначаються квітами і можуть застосовуватися до зустрічей. Але при цьому можливості категорій ширше, ніж у ярликів. По-перше, у них немає заздалегідь встановлених імен, і користувач може зіставити будь-якого кольору власне ім'я. По-друге, вони однаково успішно використовуються з завданнями та іншими елементами Outlook, такими як повідомлення електронної пошти. Можна навіть фільтрувати результати пошуку в Outlook за категоріями: якщо провести пошук всіх елементів, що належать до певної категорії, будуть знайдені повідомлення електронної пошти, контакти, зустрічі та завдання.
Більш тісна інтеграція
У попередніх версіях Outlook модуль Tasks був відділений від календаря. Це виглядало дивно, адже завдання часто потрібно виконати в певний день і годину. Як прийняти рішення про зустріч або завданню для певних справ, прив'язаних до часу?
В Outlook 2007 завдання тісно інтегровані з іншими компонентами інтерфейсу Outlook. У новій версії можна відзначити як задачу повідомлення електронної пошти - це зручно, коли повідомлення містить керівництво до дії від начальника або колеги. Нова панель Tasks накладається на нижню частину вікна календаря, доповнюючи його вид, і користувач може побачити, які справи потрібно зробити до певної зустрічі. Можна навіть перенести мишею завдання з панелі Task в Calendar, щоб виділити певний час для роботи над завданням.
Завдання, які не завершені в строк, автоматично переносяться на наступний день.
Попередній перегляд вкладених файлів
Office - інтегрований програмний комплекс, тому кожен додаток повинно мати інформацію про те, як обробляти документи та інші об'єкти, що створюються іншими програмами Office. Бажано, щоб в разі необхідності ці об'єкти оброблялися в істинно інтегрованої манері. Саме такий підхід реалізований в Outlook 2007 по відношенню до вкладених файлів. Він відповідає принципу цього додатка, згідно з яким користувач повинен якомога частіше працювати в одному вікні. Тому, коли користувач виводить на екран повідомлення з вкладеним файлом, Outlook 2007 може відобразити цей файл безпосередньо в панелі читання. При цьому не потрібно відкривати другий додаток, якщо потрібно лише швидко переглянути документ.
Нова функція попереднього перегляду вкладених файлів працює з відомими типами документів, такими як текстові файли, документи Word і електронні таблиці Excel, і з деякими іншими, наприклад презентаціями PowerPoint. З метою безпеки вкладені файли від відправників, що не входять в список Safe Senders, не є видимим автоматично; потрібно клацнути на кнопці Preview File, щоб побачити потенційно небезпечні повідомлення. Звичайно, все одно можна відкривати і зберігати вкладені файли в звичайному порядку, як в попередніх версіях Outlook.
Автоматичне настроювання облікового запису
Auto Account Setup - одна з найбільш широко розрекламованих функцій Outlook 2007. Вона повинна автоматично налаштовувати облікові записи електронної пошти IMAP, POP3 і Exchange Server при введенні імені користувача та пароля. З мого досвіду функція працює поки тільки з обліковими записами Exchange (це прийнятно для бета-версії).
Передбачається, що Outlook буде налаштовувати імена серверів, порти та інші технічні характеристики для вхідної та вихідної електронної пошти.
Інтеграція з RSS
Триває суперечка про те, де користувачі повинні отримувати інформацію, що приходить по RSS (Really Simple Syndication). Природний вибір - браузер, так як саме в цій програмі зазвичай читають інформацію, що надходить з Internet. Тому не дивно, що відповідна функція передбачена в Internet Explorer 7. Проте метод «подгрузки» інформації через RSS нагадує доставку електронної пошти, і є думка, що для отримання RSS-інформації слід використовувати поштове додаток. Крім того, доставка по RSS концептуально близька поштового повідомлення. Щоб задовольнити прихильників такого підходу, компанія Microsoft доповнила Outlook 2007 функціями RSS.
Примітно, що і IE 7, і Outlook 2007 будуть використовувати один механізм RSS і сховище даних. Тому можна підписатися на розсилку в IE і переглядати публікації в Outlook 2007 (або навпаки). Внутрішнє сховище даних - загальне для двох програм.
RSS-розсилки в Outlook 2007 можна отримати через новий вузол RSS Subscriptions у вигляді дерева під елементами All Mail Items в панелі навігації (на одному рівні з Inbox). Переглядати RSS-публікації можна як повідомлення електронної пошти, у знайомої панелі читання Outlook. А оскільки RSS-розсилки завантажуються користувачеві як поштові повідомлення, Outlook буде постійно відслідковувати розсилки і поставляти нову інформацію по мірі необхідності.
Я вважаю за краще змішаний підхід до RSS і споживання інформації, що надходить. Outlook - природна програма для управління і перегляду розсилок. Але оскільки в багатьох RSS-розсилках публікується лише невеликий фрагмент матеріалу, для перегляду іншої інформації часто доводиться клацати на засланні. Ці посилання, звичайно, відкриваються в IE 7 (або іншому браузері).
Сумісність зі старими форматами PST
Ця характеристика продукту ніде не була описана детально, але в даній статті необхідно зазначити одну з найважливіших, хоча і маловідомих особливостей Outlook 2007: PST-файл, використовуваний в даній версії Outlook, - такий же, як в Outlook 2003 і попередніх версіях. Тому переміщати PST-файли між Outlook 2003 і Outlook 2007 дуже легко. Така можливість є надзвичайно важливою, особливо в період бета-тестування. Коректно відтворюються навіть колірні категорії (Outlook 2007) і ярлики (Outlook 2003 і попередні версії).
Недоліки Outlook 2007
Звичайно, у Outlook 2007 є вади. Наприклад, погано підігнані одна до одної компоненти гібридного призначеного для користувача інтерфейсу - традиційний інтерфейс головного вікна Outlook, нагадує Outlook 2003, з блакитними трубчастими панелями інструментів, і новий, орієнтований на завдання інтерфейс вторинних вікон. Піктограми на традиційних панелях інструментів можна збільшити, але виглядають вони не кращим чином. Цей недолік слід обов'язково усунути.
Як зазначалося раніше, функція Auto Account Setup, схоже, не працює (принаймні, поки що) з обліковими записами IMAP і POP3. Можливо, справа в поштових службах, а може бути, в версії Beta 2 цей компонент ще не готовий.
Я зіткнувся з проблемами надійності при використанні Office 2007 Beta 2 з Windows Vista, і, хоча досвід багатьох читачів говорить про зворотне, вони перешкодили мені працювати в Office 2007 так часто, як хотілося б. Одним із серйозних збоїв на моєму основному ноутбуці (на якому встановлений Outlook) була відмова функції миттєвого пошуку. Чи не вдавалося виявити ніяких даних, хоча в ящику «Вхідні» було видно потенційні збіги. Цей недолік, як і попередній, можна пояснити незрілістю бета-версії, але буде цікаво подивитися, як його виправлять в наступних редакціях.
І нарешті, прикро, що компанія Microsoft видалила Outlook 2007 з версії Office 2007 для учнів і викладачів, яка, до речі, перейменована в Microsoft Office Home and Student 2007. Замість Outlook в цю версію увійде OneNote 2007 (разом з Word, Excel і PowerPoint) , ймовірно, тому, що учні роблять замітки частіше, ніж планують зустрічі і працюють з електронною поштою. Я не можу погодитися з таким підходом і вважаю, що в версію Home and Student 2007 потрібно включити як Outlook, так і OneNote (і видалити PowerPoint, який суперечить освітньому призначенням цього комплексу).
висновки
Користувачам Outlook рекомендується перейти на Outlook 2007. Навіть у версії Beta 2 Outlook 2007 насичений функціональними нововведеннями, в тому числі такими корисними, як панель To-Do Bar, миттєвий пошук і тісна інтеграція завдань. Нагадаю, що в цій статті зроблено лише поверхневий огляд змін, і інші нововведення заслуговують на пильну увагу - наприклад, суттєві зміни в календарі і інтеграція з Exchange. А недоліки Outlook 2007 не так вже й великі.
Поль Тюрро - Редактор новин в Windows IT Pro. Готує щотижневі випуски Windows IT Pro UPDATE, а також щоденні випуски новин WinInfo. З ним можна зв'язатися за адресою: [email protected]
Чи так це важливо?Як прийняти рішення про зустріч або завданню для певних справ, прив'язаних до часу?
Чи так це важливо?
Як прийняти рішення про зустріч або завданню для певних справ, прив'язаних до часу?
Чи так це важливо?
Як прийняти рішення про зустріч або завданню для певних справ, прив'язаних до часу?