1. Google-революція
2. Почніть з плану в новому гугл-документі
3. Тема і підзаголовки в Google Docs
4. Перевірте важливі дрібниці
5. Наведіть лиск і готуйтеся до правок
6. Переходимо в Google Docs?

Моє знайомство з текстовими редакторами почалося з MS Word. Коли я прийшов в команду журналу «Редактор», мене попросили надсилати тексти в Google Docs. Не те щоб я не вмів працювати в цій системі - досвід уже був, але все ж я побоювався цього онлайн-редактора. Тепер же освоївся і готовий розповісти, як ефективно використовувати гугл-документи для письма та спільної роботи.

Google-революція

Текстовий редактор і електронні таблиці Google Docs були представлені в 2006 році і - зараз в цьому вже можна не сумніватися - зробили революцію. Хоча, якщо бути точним, в 2005 році онлайн-редактор придумала компанія Upstartle і називався він. Але в незалежному вигляді продукт протримався зовсім мало часу і був викуплений корпорацією Google.

У чому революційність? Гугл-документи не володіють такою ж потужністю, як MS Word, в якому можна (не дуже, правда, зручно) навіть верстати макети книг для друку. По суті «Ворд» - це набагато більше, ніж текстовий редактор. У ньому можна автоматизувати багато рутинних процеси, наприклад, створити шаблон поштового конверта, окремо оформити список адресатів і автоматично сформувати потрібну кількість конвертів з різними адресами. Тільки навряд чи комусь із нас ця можливість потрібна часто.

Можливості Google Docs куди скромніше, але вони все одно завоювали величезну популярність. Настільки велику, що незабаром і у Word, і у iWorks, і у OpenOffice з'явилися онлайн-версії. Я вважаю, революційність гугл-документів полягає не в безкоштовності, не в тому, що для їх роботи достатньо простого браузера, а в можливості спільної роботи.

Як будується спільна робота, коли автор користується MS Word або будь-яким іншим офлайнових текстовим редактором?

• Автор пише текст.
• Автор висилає текст замовнику.
• Замовник вносить правки.
• Замовник висилає текст автору.

І так до переможного кінця.

Доводиться створювати кілька версій документа, що неминуче призводить до плутанини в численних поправках, включати і вимикати режим рецензування, шукати в пошті який файл коли був висланий і так далі.

Google Docs багаторазово спростив цей процес. Документ завжди знаходиться в одному місці, до нього завжди мають доступ усі зацікавлені особи, які можуть спостерігати за ходом роботи фактично в реальному часі. Текст ніколи не загубиться, тому що зберігається в хмарі (ймовірність того, що Google відразу кудись зникне, так само мала, як і потрапляння метеорита точно в кватирку).

Але незважаючи на всю революційність гугл-документів, я все одно їх побоювався. Чому? Тому, що в них не було кнопки «Зберегти» - все зміни зберігаються автоматично. Але працювати треба, тому просто почав їх освоювати крок за кроком, щоб навчитися використовувати цей онлайн-редактор ефективно.

Почніть з плану в новому гугл-документі

Чому потрібно починати з плану - про це ми вже писали . З планом працювати в Google Docs куди зручніше, ніж без нього. В першу чергу, це зручно для спільної роботи. На цьому етапі замовник (або редактор видання, для якого ви пишете) може внести корективи. Таким чином, вам не доведеться переписувати цілі шматки тексту згодом.

Писати план саме в гугл-документі зовсім не обов'язково. Можна використовувати який-небудь сервіс для планування командної роботи: в редакції ми користуємося, коли працюємо над складними проектами за участю замовника, то публікуємо і обговорюємо плани в. Головне щоб план був.

Напишіть основні думки, які хочете освітити в своєму тексті. Кожну думку з нового рядка. Тільки після цього можна приступати до написання статті.

Тема і підзаголовки в Google Docs

Думаю, людям, що давно працюють з текстами, не потрібно пояснювати зручність використання стилів. З їх допомогою можна швидко виділяти однакові за змістом елементи тексту, наприклад, заголовки, і в разі чого одночасно змінити їх оформлення.

Але виділення заголовків за допомогою вбудованих стилів гугл-документів виконує ще й дві корисні функції.

1. Автоматично створює структуру документа, яка відображається зліва. З її допомогою зручно працювати з великим документом, швидко переміщаючись до потрібного блоку.
2. Полегшує замовнику читання тексту. Виділені великим шрифтом заголовки дозволяють пробігтися по тексту, швидко схопити його суть.

Зверніть увагу, що в Google Docs є окремий стиль для назви документа і окремі - для заголовків кожного рівня.

Такий поділ може здатися незвичним після MS Word, але до цього легко звикнути.

Перевірте важливі дрібниці

Коли текст буде готовий, потрібно вставити ілюстрації та посилання. Хоча я вважаю за краще вставляти посилання відразу. Важливо тут наступне: завдяки тому, що гугл-документи знаходяться в хмарі і частково інтегровані з пошуковою системою, вони надають додаткові можливості.

Виділіть будь-яке слово і натисніть на кнопку вставки посилання. На екрані з'явиться контекстне меню, в якому Google Docs сам знайде в інтернеті сайт, який, на його думку, підходить до цього слова.

Для пошуку картинок можна використовувати вбудовані засоби гугл-документів - пошук по картинкам Google. Вставити зображення в текст можна просто вказавши адресу, де вона розміщена. Наприклад, можна вказати посилання на превью зображення з фотостоку, і замовник зможе швидко перейти на нього і придбати для публікації.

Наведіть лиск і готуйтеся до правок

Важливий момент, що відрізняється від роботи з офлайновими редакторами. У Google Docs за замовчуванням ведеться запис усіх змін документа. Ви напевно бачили, як під час написання тексту меню з'являється слово «Збереження ...», а коли ви зупиняєтеся, вона змінюється на рядок «Всі зміни збережені на Диску».

Так ось, якщо клацнути лівою кнопкою мишки по цьому рядку, відкриється «Історія версій». Там можна подивитися абсолютно все, що ви робили з текстом: що видаляли, що додавали і так далі. Як думаєте, замовнику буде цікаво побачити, як саме йшла робота над текстом?

Може бути і цікаво, але абсолютно не потрібно. Перед тим як відправляти текст замовнику, скопіюйте його в новий документ. Таким чином ви очистите всю історію версій і зможете почати з чистого аркуша, бо цілком можливо, що вам доведеться вносити численні правки за зауваженнями замовника, і стара історія не буде вам заважати в них розбиратися.

Переходимо в Google Docs?

Хтось так і зробив, а хтось не поспішає. Після цієї статті може здатися, що я в першій групі, але це не зовсім так. Я продовжую користуватися і старих-добрих MS Word, хоча страх перед гугл-документами вже давно пройшов. До речі, в «Ворді» теж є можливість спільної роботи з текстами. Тільки реалізована вона не так зручно, а тому й не користується популярністю.

# Гугл_документи #google_docs