<
  • Главная
Статьи

12 простих прийомів для прискореної роботи в Excel

  1. 1. Швидке додавання нових даних в діаграму Якщо для побудованої діаграми на аркуші з'явилися нові...
  2. 3. Копіювання без порушення форматів
  3. 4. Відображення даних з таблиці Excel на мапі
  4. 5. Швидкий перехід до потрібного листу
  5. 6. Перетворення рядків у стовпці і назад
  6. 7. Список, що випадає в осередку
  7. 8. Розумна таблиця
  8. 9. Міні-діаграми
  9. 10. Відновлення Незбережені файлів
  10. 11. Порівняння двох діапазонів на відмінності і збіги
  11. 12. Підбір (підгонка) результатів розрахунку під потрібні значення

1. Швидке додавання нових даних в діаграму

Якщо для побудованої діаграми на аркуші з'явилися нові дані, які потрібно додати, то можна просто виділити діапазон з новою інформацією, скопіювати його (Ctrl + C) і потім вставити прямо в діаграму (Ctrl + V).

2. Миттєве заповнення (Flash Fill)

Припустимо, у вас є список повних ПІБ (Іванов Іван Іванович), які вам треба перетворити в скорочені (Іванов І.І.). Щоб зробити це, потрібно просто почати писати бажаний текст в сусідньому стовпці вручну. На другий чи третій рядку Excel спробує вгадати наші дії і виконає подальшу обробку автоматично. Залишиться тільки натиснути клавішу Enter для підтвердження, і всі імена будуть перетворені миттєво. Подібним чином можна отримувати імена з email, склеювати ПІБ з фрагментів і так далі.

3. Копіювання без порушення форматів

Ви, швидше за все, знаєте про чарівний маркере автозаповнення. Це тонкий чорний хрест в правому нижньому кутку комірки, потягнувши за який можна скопіювати вміст комірки або формулу відразу на кілька осередків. Однак є один неприємний нюанс: таке копіювання часто порушує дизайн таблиці, так як копіюється не тільки формула, але і формат осередку. Цього можна уникнути. Відразу після того, як потягнули за чорний хрест, натисніть на смарт-тег - спеціальний значок, що з'являється в правому нижньому кутку скопійованої області.

Якщо вибрати опцію «Копіювати тільки значення» (Fill Without Formatting), то Excel скопіює вашу формулу без формату і не буде псувати оформлення.

Якщо вибрати опцію «Копіювати тільки значення» (Fill Without Formatting), то Excel скопіює вашу формулу без формату і не буде псувати оформлення

4. Відображення даних з таблиці Excel на мапі

В Excel можна швидко відобразити на інтерактивній карті ваші годинне, наприклад продажу по містах. Для цього потрібно перейти в «Магазин додатків» (Office Store) на вкладці «Вставка» (Insert) і встановити звідти плагін «Карти Bing» (Bing Maps). Це можна зробити і по прямим посиланням з сайту, натиснувши кнопку Get It Now.

Після додавання модуля його можна вибрати в списку, що випадає «Особисте» (My Apps) на вкладці «Вставка» (Insert) і помістити на ваш робочий лист. Чи залишиться виділити ваші осередки з даними і натиснути на кнопку Show Locations в модулі карти, щоб побачити наші дані на ній. При бажанні в налаштуваннях плагіна можна вибрати тип діаграми і кольору для відображення.

При бажанні в налаштуваннях плагіна можна вибрати тип діаграми і кольору для відображення

5. Швидкий перехід до потрібного листу

Якщо у файлі кількість робочих листів перевалило за 10, то орієнтуватися в них стає важкувато. Клацніть правою кнопкою миші по будь-якій з кнопок прокрутки ярличків листів в лівому нижньому кутку екрану. З'явиться зміст, і на будь-який потрібний лист можна буде перейти миттєво.

6. Перетворення рядків у стовпці і назад

Якщо вам коли-небудь доводилося руками перекладати осередки з рядків в стовпці, то ви оціните наступний трюк:

  1. Виділіть діапазон.
  2. Скопіюйте його (Ctrl + C) або, натиснувши на праву кнопку миші, виберіть «Копіювати» (Copy).
  3. Клацніть правою кнопкою миші по комірці, куди хочете вставити дані, і виберіть в контекстному меню один з варіантів спеціальної вставки - значок «Транспонувати» (Transpose). У старих версіях Excel немає такого значка, але можна вирішити проблему за допомогою спеціальної вставки (Ctrl + Alt + V) і виберіть пункт «Транспонувати» (Transpose).

У старих версіях Excel немає такого значка, але можна вирішити проблему за допомогою спеціальної вставки (Ctrl + Alt + V) і виберіть пункт «Транспонувати» (Transpose)

7. Список, що випадає в осередку

Якщо в будь-яку осередок передбачається введення строго певних значень з дозволеного набору (наприклад, тільки «так» і «ні» або тільки зі списку відділів компанії і так далі), то це можна легко організувати за допомогою списку.

  1. Виділіть клітинку (або діапазон комірок), в яких повинно бути таке обмеження.
  2. Натисніть кнопку «Перевірка даних» на вкладці «Дані» (Data → Validation).
  3. У випадаючому списку «Тип» (Allow) виберіть варіант «Список» (List).
  4. В поле «Джерело» (Source) задайте діапазон, що містить еталонні варіанти елементів, які і будуть згодом випадати при введенні.

В поле «Джерело» (Source) задайте діапазон, що містить еталонні варіанти елементів, які і будуть згодом випадати при введенні

8. Розумна таблиця

Якщо виділити діапазон з даними і на вкладці «Головна» натиснути «Форматувати як таблицю» (Home → Format as Table), то наш список буде перетворений в розумну таблицю, яка вміє багато корисного:

  1. Автоматично розтягується при дописування до неї нових рядків або стовпців.
  2. Введені формули автоматом будуть копіюватися на весь стовпець.
  3. Шапка такої таблиці автоматично закріплюється при прокручуванні, і в ній включаються кнопки фільтра для відбору і сортування.
  4. На вкладці «Конструктор» (Design) в таку таблицю можна додати рядок підсумків з автоматичним обчисленням.

На вкладці «Конструктор» (Design) в таку таблицю можна додати рядок підсумків з автоматичним обчисленням

9. Міні-діаграми

Міні-діаграми - це намальовані прямо в осередках мініатюрні діаграми, наочно відображають динаміку наших даних. Щоб їх створити, натисніть кнопку «Графік» (Line) або «Гістограма» (Columns) в групі «Міні-діаграми» (Sparklines) на вкладці «Вставка» (Insert). У вікні, вкажіть діапазон з вихідними числовими даними і осередки, куди ви хочете вивести Міні-діаграми.

Після натискання на кнопку «ОК» Microsoft Excel створить їх в зазначених осередках. На вкладці «Конструктор» (Design) можна додатково налаштувати їх колір, тип, включити відображення мінімальних і максимальних значень і так далі.

10. Відновлення Незбережені файлів

Уявіть: ви закриваєте звіт, з яким возилися останню половину дня, і в діалоговому вікні «Зберегти зміни у файлі?» Раптом чогось тиснете «Ні». Офіс оголошує ваш несамовитий крик, але вже пізно: кілька останніх годин роботи пішли псу під хвіст.

Насправді є шанс виправити ситуацію. Якщо у вас Excel 2010, то натисніть на «Файл» → «Останні» (File → Recent) і знайдіть у правому нижньому кутку екрана кнопку «Відновити незбережені книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 шлях трохи інший: «Файл» → «Відомості» → «Управління версіями» → «Відновити незбережені книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks).

У наступних версіях Excel слід відкривати «Файл» → «Відомості» → «Управління книгою».

У наступних версіях Excel слід відкривати «Файл» → «Відомості» → «Управління книгою»

Відкриється спеціальна папка з надр Microsoft Office, куди на такий випадок зберігаються тимчасові копії всіх створених або змінених, але Незбережені книг.

11. Порівняння двох діапазонів на відмінності і збіги

Іноді при роботі в Excel виникає необхідність порівняти два списки і швидко знайти елементи, які в них збігаються або відрізняються. Ось найшвидший і наочний спосіб зробити це:

  1. Виділіть обидва порівнюваних шпальти (утримуючи клавішу Ctrl).
  2. Виберіть на вкладці «Головна» → «Умовне форматування» → «Правила виділення осередків» → «повторюються значення» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
  3. Виберіть варіант «Унікальні» (Unique) в списку.

Виберіть варіант «Унікальні» (Unique) в списку

12. Підбір (підгонка) результатів розрахунку під потрібні значення

Ви коли-небудь підбирали вхідні значення у вашому розрахунку Excel, щоб отримати на виході потрібний результат? У такі моменти відчуваєш себе запеклим артилеристом: всього-то пара десятків ітерацій «недолёт - переліт» - і ось воно, довгоочікуване потрапляння!

Microsoft Excel зможе зробити таку підгонку за вас, причому швидше і точніше. Для цього натисніть на вкладці «Дані» кнопку «Аналіз" що якщо "» і виберіть команду «Підбір параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). У вікні задайте осередок, де хочете підібрати потрібне значення, бажаний результат і вхідні осередок, яка повинна змінитися. Після натискання на «ОК» Excel виконає до 100 «пострілів», щоб підібрати необхідний вами підсумок з точністю до 0,001.

Після натискання на «ОК» Excel виконає до 100 «пострілів», щоб підібрати необхідний вами підсумок з точністю до 0,001

Якщо цей огляд охопив не всі корисні фішки MS Excel, про які ви знаєте, діліться ними в коментарях!

Читайте також 🧐



Новости
    Плагин подписки wordpress
    Очень трудно найти один плагин подписки wordpress , который объединил бы в себе все виды подписок, которые так необходимы сайту. Именно поэтому я решил сделать подборку лучших плагинов, которые смогут

    Без плагина
    На сайте WordPress имеется файл, именуемый как .htaccess. Многие пользователи не предают ему особого внимания и не используют все его возможности. На самом деле файл .htaccess – это дополнительные конфигурации

    Слайд-шоу с помощью плагина для WordPress UnPointZero Slider
    Плагин для cms WordPress UnPointZero Slider – новостной слайдер. Он отражает в форме слайд-шоу изображения со ссылками на ваши статьи и краткие выдержки оттуда. Его можно установить и на новостной сайт,

    Плагины для Wordpress
    С помощью этого плагина вы легко сможете интегрировать Google диск на ваш WordPress сайт или блог . Gravity Forms — лучший плагин для создания форм на WordPress, от самых простых (например, форма

    Подписки плагином JetPack: размещение и редакция формы подписки
    Вступление Здравствуйте! В этой статье я покажу, как использовать плагин JetPack для создания пользовательской формы подписки и как эту формы подписки плагином JetPack добавлять в статьи сайта, а при

    Чистка сайта WordPress плагином WP-optimize
    От автора Со временем использования система WordPress накапливает не нужные файлы, комментарии и неиспользуемые данные в базе данных. Эти файлы и данные создаются в процессе работы и нужны для этого,

    Возможности Jetpack плагина
    Вступление Возможности Jetpack плагина это более 30 функциональных модуля плагина, делающего его универсальным плагином WordPress, заменяющего аналогичные сторонние плагины. Jetpack один заменяет десятки

    Резервное копирование WordPress сайта без плагинов
    Вступление Резервное копирование WordPress это второе, что нужно научиться делать после установки WordPress. Можно сколько угодно говорить о безопасности сайта и его защите, но лучшего варианта защиты

    Плагины на приват для Майнкрафт ПЕ
    > > Плагины на приват для Майнкрафт ПЕ Порой всем нам хочется попробовать себя в роли администратора сервера и испытать эту ответственность, но, к сожалению, вы не всегда все знаете о создании

    Плагин WordPress Database Backup. Архивация базы данных блога на WordPress
    Привет друзья! Сегодня на очереди еще один простой, НО, необходимый и полезный плагин — плагин WordPress Database Backup , который с легкостью и самостоятельно произведет процесс, который научно называется:

  • Виртуальный хостинг

    Виртуальный хостинг. Возможности сервера распределяются в равной мере между всеми... 
    Читать полностью

  • Редизайн сайта

    Редизайн сайта – это полное либо частичное обновление дизайна существующего сайта.... 
    Читать полностью

  • Консалтинг, услуги контент-менеджера

    Сопровождение любых интернет ресурсов;- Знание HTML и CSS- Поиск и обновление контента;-... 
    Читать полностью

  • Трафик из соцсетей

    Сравнительно дешевый способ по сравнению с поисковым и контекстным видами раскрутки... 
    Читать полностью

  • Поисковая оптимизация

    Поисковая оптимизация (англ. search engine optimization, SEO) — поднятие позиций сайта в результатах... 
    Читать полностью