знищення документів
На сьогоднішній день діяльність будь-якого підприємства веде до утворення великої кількості документів. Саме тому для діловодства кожної компанії особливо актуальним є питання правильного і своєчасного знищення документів.
Інформація, що міститься в цій статті, дозволить вам добре розібратися в порядку знищення документації. Після прочитання цього матеріалу ви зможете абсолютно самостійно скласти акт про знищення документів. Єдине, що вам знадобиться - це знайти час на дану роботу.
Багато організацій вважають за краще залучати до знищення документів сторонніх фахівців, що веде до витрат невиправдано великих грошових фондів.
Посередницька компанія за відбір документів з простроченим терміном зберігання на знищення в середньому бере по 45 за одну справу. Таким чином, якщо вам необхідно буде знищити 500 справ, доведеться заплатити фахівцям 22,5 тисячі рублів. Крім того, вам доведеться додатково сплатити послугу складання акту на знищення. А це - як мінімум 2 тисячі рублів або ж по 40 рублів за кожну окрему позицію в акті. Погодьтеся, що суми серйозні, і компанія цілком може витратити їх набагато доцільніше.
Порядок знищення документів
Знищення всієї документації, як в електронній формі, так і на паперових носіях проводиться за єдиним порядком. Це також стосується кадрових і бухгалтерських документів.
Документи, які втратили своє практичне значення, а також мають уже минулий термін зберігання, підлягають знищенню. Для цього необхідно скласти акт на знищення документів за встановленою формою. Цей акт складається за результатами проведення експертизи цінності документів . У точності цей документ називається - акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Для визначення термінів зберігання документації та встановлення вже минули необхідно звірятися з номенклатурою справ організації . При необхідності терміни можуть бути уточнені відповідно до відомчих і типовим переліками документів . Крім того, практичні міркування можуть змусити вас збільшити терміни зберігання тих чи інших документів, однак, зменшувати їх заборонено.
Щоб визначити терміни зберігання документів, слід керуватися і іншими актуальними вимогами у вашій галузі. Це може бути той чи інший федеральний закон, постанова уряду, податковий кодекс і т.д. Однак, абсолютна більшість всіх документів має термін зберігання 5 років, що встановлено в типовому переліку.
Порядок складання акту
Справи можуть бути включені в акт на знищення в тому випадку, якщо станом на 1 січня того року, коли складається акт, термін зберігання цих документів уже закінчився. Іншими словами, справа 2015 року, що має п'ятирічний термін зберігання, може бути включено в акт не раніше 2021 року.
Акт на знищення повинен містити назву структурного підрозділу, яке вказується перед групою заголовків для кожного з таких підрозділів. Заголовки для однорідних справ слід вносити під одним загальним заголовком, де також буде вказано сумарна кількість справ. Не слід зменшувати або збільшувати сумарну кількість позицій і число справ в кожній з них в складі акту на знищення. Це допоможе в подальшому позбутися можливих непорозумінь, які можуть виникнути через різні невідповідностей, наприклад, через незаконне знищення або ж формального збереження справи.
Нормативні вимоги припускають, що відбір справ з метою знищення слід здійснювати тільки за допомогою полистного перегляду. Це необхідно для того, щоб який-небудь важливий документ не був випадково знищений. Однак на практиці це правило часто нехтують, особливо в тих випадках, коли документи все п'ять років пролежали на полиці і жодного разу не знадобилися. В такому випадку можна вибірково перегорнути лише деякі справи, щоб переконатися, що вони і справді більше не мають практичного сенсу.
При складанні акта основна робота буде полягати в тому, щоб перенести в форму акта дані з обкладинок справ, які були відібрані для знищення. Якщо обкладинка не має повного оформлення, то відсутню інформацію можна отримати в номенклатурі справ підприємства, в тому числі: заголовок і індекс справи, а також крайні дати.
Якщо співробітник фірми не має належної підготовки в галузі архівної справи, то найскладнішим завданням для нього стане підбір за переліком документів номера статті з певним терміном зберігання. Однак, як тільки ви візьметеся за роботу, без зусиль розберетеся і з цим. У процесі цієї роботи необхідно розуміти, що справжній заголовок справи не завжди буде в точності відповідати назві статті, яка зазначена в переліку документів, оскільки їх дуже багато, і охопити все неможливо. У переліках документів вказують узагальнені найменування кожного типу документа. Таким чином, до рішення про те, до якої статті найкраще віднести кожну конкретну справу, можна підійти з творчого боку.
Даний акт повинен підписати той співробітник, який здійснював експертизу цінності документів. Після цього в акті на знищення необхідно зробити позначку про те, що він узгоджений з експертною комісією організації . Щоб здійснити це, акт повинен бути розглянутий на засіданні, після чого складається протокол засідання експертної комісії .
Щоб уникнути можливих помилок, необхідно уважно поставитися до порядку затвердження акта. Акт про знищення документів повинен бути затверджений керівником компанії:
- Для підприємств, які передають документи на державне зберігання до держархіву, це можливо тільки після того, як описи справ постійного зберігання за той же період будуть затверджені експертно-перевірочною комісією даного архівної установи. Зазначена вимога діє тому, що державний архів може зажадати включити в опис справ постійного зберігання частину документів, які відібрані для знищення.
- Для підприємств, які не передають документи на постійне зберігання (і таких організацій більшість), після того, як документи з особового складу впорядковують за той чи інший період, все відбувається без узгодження з архівними установами.
Справи, які включені в акт, підприємство може знищити. Дані документи більше не можна використовувати в господарській діяльності організації. Тому буде лише два напрямки для подальших дій.
як знищити
Документи співробітники підприємства можуть знищувати самостійно, наприклад, спалити або ж використовувати знищувач паперів. Майте на увазі, що в першому випадку ви можете отримати проблеми з пожежною службою, а другий варіант досить тривалий і підходить для знищення маленьких обсягів. При самостійному знищення паперів буде потрібно складання акту в довільній формі для фіксації факту знищення.
Як правило, справи, призначені для знищення, передаються на переробку в спеціалізовані фірми. У такій ситуації передачу документів оформляють за допомогою накладної або приймально-здавального акту, в якому вказують дату, кількість справ і їх загальна вага. Щоб передача справ на переробку і знищення проходила конфіденційно, ця процедура повинна проходити під контролем співробітника підприємства.
Наочний приклад тієї інформації про порядок знищення документів організації, яка представлена в даній статті, ви зможете знайти в зразку акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню . Ми сподіваємося, що запропонована нами інформація допоможе вам з легкістю скласти акт на знищення документів, не вдаючись до допомоги будь-яких платних посередників.