<
  • Главная
Статьи

Як фіксувати і обробляти виставкові контакти. Реєстрація відвідувачів стенду

Микола Карасьов - генеральний директор АВК «ЕкспоЕффект», автор практичного посібника «Як отримувати від виставок максимальну вигоду», провідний самого відвідуваного в Росії семінару для експонентів

Микола Карасьов - генеральний директор АВК «ЕкспоЕффект», автор практичного посібника «Як отримувати від виставок максимальну вигоду», провідний самого відвідуваного в Росії семінару для експонентів.

В продовження циклу статей, присвячених роботі стендистів ( «Як встановити контакт з відвідувачем», Мир виставок, 2013. - №55, «Контакт з відвідувачем виставки. Етапи та завдання», Мир виставок, 2013. - №56), прийшов час детально розглянути процес реєстрації відвідувачів стенду.

Навіщо реєструвати відвідувачів? Чому це важливо? Кого і як реєструвати? Як розробити реєстраційну анкету? Що робити із зібраними анкетами після виставки? Підемо по порядку.

Чому потрібно реєструвати відвідувачів

Почнемо з того, що деякі експоненти взагалі не мають на меті збирати яку б то не було інформацію від відвідувачів. «Головне роздати побільше своїх рекламних матеріалів, а далі кому треба, то сам зателефонує», - вважають вони. Самі подумайте, на що можна розраховувати при такому підході.

Хтось задовольняється збором візитних каточек відвідувачів. Це, звичайно, краще, ніж зовсім нічого, але ж на візитці не вказані потреби клієнта, який йому потрібен продукт, коли, в якому обсязі, які вимоги він висуває до постачальників, що в більшій мірі впливає на його рішення про закупівлі. А, не знаючи всього цього, складно продавати.

Покладатися на пам'ять недоцільно - запам'ятати в деталях інформацію, отриману під час спілкування з безліччю відвідувачів, неможливо. Тому найкращий спосіб фіксації контактів з відвідувачами стенда - заповнення реєстраційної анкети. Як то кажуть, тупий олівець краще гострої пам'яті :)

Як розробити реєстраційну анкету

Залучайте до розробки анкети співробітників відділу продажів; з'ясуйте, яка інформація про клієнтів їм необхідна, як вона буде оброблятися і використовуватися.

Розміри анкети не повинні перевищувати аркуш формату А4, вона повинна максимально простий і вимагати мінімум часу для заповнення.

Для прискорення процесу передбачте можливість прикріплення до анкети візитної картки відвідувача. Включайте в анкету питання з готовими варіантами відповідей.

Які пункти може містити анкета?

  • Контактні дані відвідувача, включаючи П.І.Б., назву компанії, посаду, номер робочого та мобільного телефону, адреса електронної пошти, поштова адреса, номер факсу, адреса сайту і т.д .;
  • профіль діяльності компанії;
  • розміри компанії (малий, середній, великий бізнес);
  • інтерес до певних товарів і послуг;
  • сфера застосування товарів або послуг;
  • ключові вимоги до постачальників;
  • фактори, що впливають на рішення про закупівлі;
  • терміни закупівель,
  • рамки / терміни затвердження бюджету;
  • особи, які приймають рішення про закупівлі;
  • роль відвідувача в ухваленні рішення про закупівлі;
  • побажання або вимоги відвідувача;
  • градація відвідувача (за ступенем важливості / зацікавленості) *
  • найменування переданих матеріалів;
  • ім'я представника компанії, яка заповнила анкету;
  • примітки, коментарі щодо подальших дій.

* Примітка. Система градації відвідувачів може грунтуватися на двох базових критеріях - терміни і обсяги закупівлі, іншими словами коли і на яку суму може бути проведена продаж:

«A» - велика сума, короткий часовий період;
«B» - невелика сума, короткий часовий період або велика сума,
тривалий часовий період;
«C» - невелика сума, тривалий часовий період.

Градація відвідувачів може припускати пріоритетність обробки контактів в поствиставочний період.

***

Щоб оцінити ефективність засобів маркетингових комунікацій, використаних в передвиставкової рекламної кампанії і під час роботи на виставці, ви можете включити в анкету питання про те, що привернуло відвідувачів на ваш стенд:

«Що більшою мірою вплинуло на ваше рішення відвідати стенд нашої компанії?» (Можливі кілька варіантів відповідей одночасно)

  • запрошення поштою
  • електронна розсилка
  • телефонний дзвінок співробітників компанії
  • рекомендація колег
  • анонс участі у виставці на корпоративному сайті компанії
  • реклама на сайті виставки
  • анонс участі у виставці на рекламному модулі в друкованому виданні
  • реклама в путівнику / каталозі виставки
  • зовнішня реклама на території виставки (штендери, банери, підвіси і т.д.)
  • промо-акція на виставці
  • захід на стенді (презентація, майстер-клас, демонстрація і т.д.)
  • робота персоналу на стенді
  • оформлення стенду
  • товари / послуги, представлені на стенді
  • інше (будь ласка, вкажіть)


***

В анкеті можна передбачити всі необхідні для роботи з клієнтом пункти, а повноту заповнення регулювати за обставинами. Якщо є час і можливість поспілкуватися з відвідувачем більш предметно, анкета заповнюється цілком, якщо немає - тільки обов'язкові пункти.

Таким чином, пункти анкети можна розділити за ступенем важливості; першорядні розмістити у верхній частині анкети, другорядні - в нижній. Ключові питання можна виділити жирним шрифтом.

Примітка. Макет реєстраційної анкети ви можете знайти в Додатку.

Що потрібно для реєстрації

Підготуйте бланки анкет з запасом (нехай краще вони залишаться, ніж їх не вистачить). Про всяк випадок візьміть на виставку макет анкети в електронному вигляді, щоб при необхідності оперативно додрукувати бланки.

Досить часто відвідувачів доводиться реєструвати стоячи, тому зручно скріпити анкети у вигляді підшивки з твердим підставою або використовувати канцелярський планшет (кліпборд) з затискачем для кріплення бланків.

Для прикріплення до анкет візитних карток відвідувачів будуть потрібні степлери і запасні скоби у великій кількості.

Як реєструвати відвідувачів

Зрозуміло, що сама по собі перспектива проходження реєстрації на вашому стенді відвідувачів може, м'яко кажучи, не радувати. Тим більше, ви на виставці не одні, і, можливо, деяких вже не раз реєстрували на інших стендах. У зв'язку з цим, рекомендую проводити реєстрацію відвідувачів невимушено, як би по ходу справи. Як саме?

Перш за все, не тримайте реєстраційні анкети в руках при встановленні контактів. Так ви більше схожі не на потенційного ділового партнера, а на соцработника, яка проводить перепис населення :) Явний натяк на безглуздий опитування може відразу ж принизити ваш статус і відбити бажання розмовляти. Анкети повинні бути напоготові на передній лінії стенду, але не на виду, а, скажімо, на внутрішній полиці інформаційної стійки.

Реєструйте цільових відвідувачів. Припустимо, ви встановили контакт з відвідувачем на кордоні стенду. Як тільки стало зрозуміло, що він входить в вашу цільову аудиторію і його варто зареєструвати, ви, не соромлячись, перериваєте розмову словами: «Андрій Георгійович, прошу вибачення, якщо дозволите, я буду робити позначки, мені дуже важливо нічого не пропустити». Прохання звучить необразливо, і відвідувач згідно киває у відповідь. Тоді ви підходите до інформаційної стійці і дістаєте реєстраційну анкету. Відвідувач бачить, що відбувається, розуміє, до чого все йде, але діватися вже нікуди, і розмова триває в режимі реєстрації.

Інший варіант. Після первинного контакту і ідентифікації ви вирішуєте запросити відвідувача в переговорну зону. У такій ситуації анкету можна захопити з-під інформаційної стійки по шляху до столу. Посадивши відвідувача, ви відразу ж пропонуєте йому обмінятися візитними картками. Якщо візитки у відвідувача не знаходиться, ви можете його заспокоїти: «Нічого страшного, у мене під рукою бланк анкети, я з вашого дозволу буду його по ходу нашої розмови заповнювати».

Незважаючи на невимушеність, з якою ви вводите відвідувачів в процес реєстрації, деяких відбувається все ж буде насторожувати. Щоб зняти можливе напруження з питання «А навіщо це потрібно?», - поясніть: «Для того щоб після виставки в найкоротші терміни підготувати для вас пропозицію, яке буде найкращим чином відповідати вашим потребам».

На заперечення «У мене мало часу» ви можете відповісти, що заповнення анкети займе всього кілька хвилин і не тільки не завадить, а навпаки, дозволить зробити розмову більш продуктивним і в підсумку заощадити час.

Примітка. Якщо, незважаючи на пояснення, відвідувач заперечує проти заповнення анкети (неважливо з якої причини), відступите. Реєстрація - не самоціль, не варто з принципу наполягати на своєму, посилатися на ваші «корпоративні стандарти реєстрації контактів», розпалювати ситуацію і ставити під загрозу подальші відносини. Якщо ви перетворите відвідувача в клієнта без заповнення реєстраційної анкети, ніхто вас не засудить (принаймні ніхто при здоровому глузді).

***

Безумовно, хтось із відвідувачів поставиться до реєстрації, що називається, без ентузіазму, але завжди знайдуться і ті, на кого це, навпаки, зробить сприятливе враження, продемонструє серйозний підхід до ведення справ і уважне ставлення до клієнтів. Якщо налагоджений процес збору інформації, подумають вони, - ймовірно, і інші бізнес-процеси у них організовані на належному рівні.

***

Заповнюйте анкету самостійно. По-перше, необхідність щось писати може викликати у відвідувача елементарне відторгнення. По-друге, якщо довірити заповнення анкети відвідувачеві, він може зробити це не так, як потрібно, не повністю або почерком, який ви потім не розберете. По-третє, в анкеті можуть міститися пункти, не призначені для очей клієнтів.

Єдиним винятком може бути блок контактної інформації, особливо адресу електронної пошти. Якщо ви записуєте його на слух, ймовірність припуститися помилки висока - англійські букви можуть вимовлятися своєрідно. Та й варіанти типу «з як долар» або «і з точкою» теж не дають повної впевненості :) Записавши електронну адресу, ви можете показати відвідувачеві, що у вас вийшло, щоб він перевірив, чи все вірно.

***

Зверніть особливу увагу на збір контактних даних користувача. На візитній картці може бути відсутнім необхідна інформація: номер телефону, адреса електронної пошти, поштова адреса і т.д. Обов'язково перевіряйте, чи все, що вам потрібно знати, зазначено на візитці відвідувача.

Примітка. Нерідко назва посади не дає повного уявлення про сферу відповідальності відвідувача. Тому корисно уточнити, за що конкретно він відповідає в компанії і що саме входить в його обов'язки.

***

Заповнюйте ключові пункти анкети по ходу розмови, інші - відразу ж після завершення контакту. Якщо переключитися на наступного відвідувача, не завершивши заповнення анкети попереднього, є ризик не згадати деталі розмови.

***

Якщо в ході бесіди вам не вдається з'ясувати фактори, що впливають на рішення про закупівлі, це можна зробити на фінальній стадії контакту. Якщо відвідувач пропонує вислати йому комерційну пропозицію після виставки, задайте уточнюючі питання:

Стендист: Віктор Петрович, я обов'язково підготую вам індивідуальну комерційну пропозицію, і все ж, на чому зробити акцент? Що буде в більшій мірі впливати на ваше рішення про закупівлі?

Відвідувач: Так шліть все, ми там розберемося.

Стендист: Мені б не хотілося відправляти інформацію, яка, можливо, вам буде не так потрібна. Давайте я краще детально опишу саме те, що буде особливо важливо для вас.

***

До речі, ще одне доповнення щодо збору контактних даних. Припустимо, у відвідувача не знайшлося візитки і все доводиться записувати від руки. Якщо заповнювати весь блок контактної інформації відразу, це може зайняти до двох і хвилин і досить скоро почне нагадувати допит :)

Щоб розрядити обстановку, блок контактних даних можна заповнити в два етапи - на початку розмови записати ім'я, назва компанії, посада і при необхідності сферу відповідальності відвідувача, а в кінці, коли мова заходить про продовження контакту після виставки, доречно з'ясувати номер робочого та мобільного телефону , адреса електронної пошти та, якщо потрібно, якийсь альтернативний спосіб зв'язку.

***

Забезпечте збереження реєстраційних анкет. Не залишайте анкети без нагляду у вільному доступі з проходу. Навіть в незаповненому вигляді ваші анкети можуть представляти цінність для конкурентів. І вже тим більше в заповненому!

Як тільки у вас набралося три-чотири заповнених бланка, відкріпите їх і віднесіть в спеціально відведене для зберігання анкет місце, наприклад, в закривається на ключ підсобне приміщення. Це дозволить знизити ризик зникнення.

***

Підсумкова рекомендація. Фіксуйте контакти з усіма категоріями цільових відвідувачів на бланках реєстраційних анкет (а не як доведеться - в блокноті, на аркуші паперу, на звороті візитки і т.д.).

Залежно від ситуації «глибина опрацювання» може бути різною; найцінніших відвідувачів намагайтеся реєструвати із заповненням всіх пунктів анкети. Якщо провести повну реєстрацію не вдається, і все, на що можна розраховувати, це візитна картка відвідувача, прикріплюйте її до анкети і вже в ній робіть всі можливі і необхідні додаткові позначки. Результати зустрічей з постійними клієнтами також фіксуйте на бланку анкети.

Прийміть бланк анкети як єдиний носій для збору даних і звітний документ про контакти з відвідувачами.

Як обробляти анкети відвідувачів стенду після виставки

Отже, виставка закінчилася. Ви повернулися в офіс, відкрили комп'ютер і побачили десятки електронних повідомлень, які надійшли, поки ви працювали на виставки. Крім того накопичилося кілька невідкладних справ, а тут ще ці анкети ... Зрозуміло, що відразу на все рук не вистачає. Що ж робити?

Почніть з самого важливого. Вирішіть невідкладні офісні справи і підтримайте пріоритетні контакти. Відвідувачі категорії «А» ( «гарячі») вимагають негайного супроводу - протягом 48 годин після закінчення виставки.

Відвідувачі категорії «B» ( «теплі») обробляються протягом 10 робочих днів після закінчення виставки. Контакти з відвідувачами категорії «C» ( «холодні») можуть бути підтримані протягом 30 календарних днів після виставки.

Примітка. Відомо, що провідні компанії (особливо на висококонкурентних ринках) починають обробку контактів прямо під час виставки! Анкети, зібрані в перший день роботи, наприклад, у вівторок, в середу вже передаються в офіс, а в четвер за ним відправляють комерційні пропозиції і дзвонять!

Час гроші! Якщо вам вдасться обробити виставкові контакти раніше встановлених термінів - тим краще. Це лише підвищить ваші шанси випередити конкурентів і отримати перевагу в боротьбі за клієнтів.



АГЕНТСТВО ВИСТАВКОВОГО КОНСАЛТИНГУ
семінари по ефективній участі у виставках
тренінг персоналу по роботі на виставці
107140, Москва, вул. Верхня Красносільська, д. 34
+ 7 (495) 741-15-17
[email protected]

Ви можете отримувати від виставок більше!


Прикладна програма. Макет реєстраційної анкети відвідувача стенду

Місце для візитної картки

Назва виставки / логотип

Дата: 21 22 23 24 місяць рік

• • • •

Час: ____: ____

Р ± С <РѕРЅ РїСЂРѕРІРμСЂРёР », РІСЃС 'Р» Ре РІРμСЂРЅРѕ.

***

РћР ± СЂР ° С,РёС,Рμ РѕСЃРѕР ± РѕРμ РІРЅРёРјР ° РЅРёРμ РЅР ° СЃР ± РѕСЂ РєРѕРЅС,Р ° РєС,РЅС <С ... РґР ° РЅРЅС <С ... РїРѕСЃРμС,РёС,РμР »СЏ. РќР ° РІРёР · РёС,РЅРѕР№ РєР ° СЂС,РѕС ‡ РєРμ РјРѕР¶РμС, РѕС,СЃСѓС,СЃС,РІРѕРІР ° С,СЊ РЅРμРѕР ± С ... РѕРґРёРјР ° СЏ РёРЅС "РѕСЂРјР ° С † РёСЏ: РЅРѕРјРμСЂ С,РμР» РμС "РѕРЅР °, Р ° РґСЂРμСЃ СЌР» РμРєС,СЂРѕРЅРЅРѕР№ РїРѕС ‡ С,С <, РїРѕС ‡ С,РѕРІС <Р№ Р ° РґСЂРμСЃ Ре С,.Рґ. РћР ± СЏР · Р ° С,РμР »СЊРЅРѕ РїСЂРѕРІРμСЂСЏР№С,Рμ, РІСЃС 'Р» Ре, С ‡ С,Рѕ РІР ° Рј нужно Р · РЅР ° С,СЊ, СѓРєР ° Р · Р ° РЅРѕ РЅР ° РІРёР · РёС,РєРμ РїРѕСЃРμС,РёС,РμР »СЏ.

РџСЂРёРјРμС ‡ Р ° РЅРёРμ. РќРμСЂРμРґРєРѕ РЅР ° Р · РІР ° РЅРёРμ РґРѕР »Р¶РЅРѕСЃС,Рё РЅРμ РґР ° С'С, РїРѕР» РЅРѕРіРѕ РїСЂРμРґСЃС,Р ° РІР »РμРЅРёСЏ Рѕ СЃС" РμСЂРμ РѕС,РІРμС,СЃС,РІРμРЅРЅРѕСЃС,Рё РїРѕСЃРμС,РёС,РμР »СЏ. РџРѕСЌС,РѕРјСѓ РїРѕР »РμР · РЅРѕ СѓС,РѕС ‡ РЅРёС,СЊ, Р · Р ° С ‡ С,Рѕ РєРѕРЅРєСЂРμС,РЅРѕ РѕРЅ РѕС,РІРμС ‡ Р ° РμС, РІ РєРѕРјРїР ° РЅРёРё Ре З ‡ С,Рѕ РёРјРμРЅРЅРѕ РІС ... РѕРґРёС, РІ РμРіРѕ РѕР ± СЏР · Р ° РЅРЅРѕСЃС,Рё.

***

Р-Р ° РїРѕР »РЅСЏР№С,Рμ РєР» СЋС ‡ РμРІС <Рμ РїСѓРЅРєС,С <Р ° РЅРєРμС,С <РїРѕ С ... РѕРґСѓ СЂР ° Р · РіРѕРІРѕСЂР °, РѕСЃС,Р ° Р »СЊРЅС <Рμ вЂ" СЃСЂР ° Р · Сѓ Р¶Рμ РїРѕСЃР »Рμ Р · Р ° РІРμСЂС € РμРЅРёСЏ РєРѕРЅС,Р ° РєС,Р °. Р • СЃР »Ре РїРμСЂРμРєР» СЋС ‡ РёС,СЊСЃСЏ РЅР ° СЃР »РμРґСѓСЋС ‰ РμРіРѕ РїРѕСЃРμС,РёС,РμР» СЏ, РЅРμ Р · Р ° РІРμСЂС € РёРІ Р · Р ° РїРѕР »РЅРμРЅРёРμ Р ° РЅРєРμС,С <РїСЂРμРґС < РґСѓС ‰ РμРіРѕ, РμСЃС,СЊ СЂРёСЃРє РЅРμ РІСЃРїРѕРјРЅРёС,СЊ РґРμС,Р ° Р »Ре СЂР ° Р · РіРѕРІРѕСЂР °.

***

Р • СЃР »Ре РІ С ... РѕРґРμ Р ± РμСЃРμРґС <РІР ° Рј РЅРμ СѓРґР ° С'С,СЃСЏ РІС <СЏСЃРЅРёС,СЊ С" Р ° РєС,РѕСЂС <, РІР »РёСЏСЋС ‰ РёРμ РЅР ° СЂРμС € РμРЅРёРμ Рѕ Р · Р ° РєСѓРїРєР ° С ..., СЌС,Рѕ можно СЃРґРμР »Р ° С,СЊ РЅР ° С" РёРЅР ° Р »СЊРЅРѕР№ СЃС,Р ° РґРёРё РєРѕРЅС,Р ° РєС,Р °. Р • СЃР »Ре РїРѕСЃРμС,РёС,РμР» СЊ РїСЂРμРґР »Р ° РІР ° РμС, РІС <СЃР» Р ° С,СЊ РμРјСѓ РєРѕРјРјРμСЂС ‡ РμСЃРєРѕРμ РїСЂРμРґР »РѕР¶РμРЅРёРμ РїРѕСЃР» Рμ РІС <СЃС,Р ° РІРєРё, Р · Р ° РґР ° Р№С,Рμ СѓС,РѕС ‡ РЅСЏСЋС ‰ РёРμ РІРѕРїСЂРѕСЃС <:

RЎS, RμRDZRґRёSGJS,: ‡ R'RёRєS, RdzSЂ RdzhRμS, SЂRdzRІRёS, SJ RdzR ± SCR · Р ° С, RμR »SNJRDZRdz RїRdzRґRіRdzS, RdzRІR» SЋ RІR ° Р ° RJ RёRDZRґRёRІRёRґSgjR »SNJRDZRdzRμ RєRdzRjRjRμSЂS RμSGJRєRdzRμ RїSЂRμRґR ‡» RdzR¶RμRDZRёRμ повторно І '' ¶ ,, Ѕ Ѕ '' '' '' ° ° ° °? § € ѓ ѓ ± »» »» »Њ Њ € € € € € €» »» »° ° …… ?? …………… ° ………… ° °…?

» Њ Њ Њ Њ Њ Њ Њ Њ» »» »· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·.

У ‚‚ ‚: њ‹ ‚‹ …………… »» »» »» »» »» »Ћ Ћ ѕ Ћ ѕ ѕ ѕ ѕ ± FSFRSF, FSFRFS ° ° FFSFRFS °. »° ° ° °» »» »ѓ ѓ € € € € € € ѓ ѓ ѓ ѓ ѓ ѓ ѓ ѕ ѕ ѕ ѕ ѕ» »» »» »» » FFP ° C

***

RCFSF ° CFRF, RCF '

JIO:

Назва компанії:

Обов'язок:

* Сфера відкритості:

Телефон (офісний, мобільний):

Електронна пошта :

* Початкова адреса, індекс:

* Факс:

Навіщо реєструвати відвідувачів?
Чому це важливо?
Кого і як реєструвати?
Як розробити реєстраційну анкету?
Що робити із зібраними анкетами після виставки?
Які пункти може містити анкета?
Як саме?
Щоб зняти можливе напруження з питання «А навіщо це потрібно?
Що буде в більшій мірі впливати на ваше рішення про закупівлі?
Що ж робити?


Новости
  • Виртуальный хостинг

    Виртуальный хостинг. Возможности сервера распределяются в равной мере между всеми... 
    Читать полностью

  • Редизайн сайта

    Редизайн сайта – это полное либо частичное обновление дизайна существующего сайта.... 
    Читать полностью

  • Консалтинг, услуги контент-менеджера

    Сопровождение любых интернет ресурсов;- Знание HTML и CSS- Поиск и обновление контента;-... 
    Читать полностью

  • Трафик из соцсетей

    Сравнительно дешевый способ по сравнению с поисковым и контекстным видами раскрутки... 
    Читать полностью

  • Поисковая оптимизация

    Поисковая оптимизация (англ. search engine optimization, SEO) — поднятие позиций сайта в результатах... 
    Читать полностью