Як я користуюся Gmail
Незважаючи на те, що спочатку електронна пошта для мене була всього лише поштою, постійне вдосконалення Gmail дозволило користуватися ним не тільки, як звалищем текстових і графічних повідомлень. Для мене Gmail тепер щось середнє, між планувальником завдань і поштою. Для деяких просунутих користувачів в цій замітці не буде нічого нового, але якщо прямо зараз у вас в ящику 999+ листів, то можете сміливо читати далі.
Завжди доступний архів
всі важливі бесіди, де б вони не почалися, в Twitter, мессенджере або якийсь соц.сети, я намагаюся перенаправляти в Gmail
Для мене пошта стала найважливішим способом комунікації з людьми і сервісами. У пошти є явні переваги перед іншими засобами зв'язку: вам не потрібно нікуди дзвонити, особливо, якщо співрозмовник за кордоном або він бот; вам не потрібно чекати, поки співрозмовник з'явиться в скайпі або іншому мессенджере; не потрібно переживати, а користується співрозмовник повідомленнями в Facebook або VK. Пошта - майже що стандартизований спосіб зв'язуватися. Тому, всі важливі бесіди, де б вони не почалися, в Twitter, мессенджере або якийсь соц.сети, я намагаюся перенаправляти в Gmail. У цьому є як мінімум одна перевага - ви завжди зможете підняти листування. Так, в інших сервісах це також можна зробити, але тут вже питання тієї самої стандартизації - ви ніколи не згадаєте, де саме два роки тому обговорювали якісь договірні або інші важливі моменти. Та й, як я сказав вище, далеко не всі користуються повідомленнями в FB або VK, я, наприклад, взагалі туди не заглядаю.
Менеджер справ
Як тільки тема листа виконана
Друге, про що розповім, відноситься чи не тільки до Gmail. Я використовую пошту, як таск-менеджер. Так вже вийшло, що жодне спеціалізоване додаток у мене не прижилося (так-так, навіть Astrid, який начебто і влаштував усім , З часом запорошився). Якщо добре проаналізувати, то все дійсно важливі проекти так чи інакше обговорюються поштою (складання сценаріїв, плани, відповідальності і т.д.), відповідно, якщо все це перед очима - ви не забудете нічого. Але є й інші листи (друзі, сім'я, листи від сервісів) і їх найчастіше потрібно один раз прочитати і іноді відповісти, але нічого особливо важливого немає. Щоб не заважати тепле з м'яким, навчитеся користуватися трьома кнопками в Gmail, кожної, в залежності від ситуації: СПАМ, ВИДАЛИТИ, архівувати.
В спам потрібно відправляти все те, що вас відверто дратує. Наприклад, повідомлення про те, що ваш мейл виграв мільйон або будь-яку розсилку з MWC. Таким чином, фільтр буде вчитися і з часом набридливих листів з сумнівним змістом стане менше. Я, наприклад, відправляю в спам і листи від сервісів, якими не користуюся (встановив, подивився, видалив, а листи воно, зараза, шле). Так, можна пройти на якусь сторінку сервісу і відмовитися від розсилки, але це важче, ніж просто натиснути кнопку.
Видаляю я листи від сервісів, якими користуюся (як на скріншоті вище) і відверто непотрібну пошту, яка точно ніколи не буде потрібно (збори в баню і з'ясування, хто що купить, варто видаляти відразу після походу в лазню).
І найцікавіше - архівування. Це те, що багато хто помилково плутають з видаленням. Насправді ця функція робить рівно те, що ви робили років п'ять тому з прочитаним журналом - складіруете. Тільки журнали років зо три тому довелося викидати, а тут все не займе багато місця. Архівуйте всі листи, залишайте у вхідних лише 5-10 листів, тема яких актуальна. Ось так виглядає моя вкладка з вхідними листами:
Сім листів, з кожним потрібно розібратися. Як тільки тема листа виконана, я архівуються його. Наприклад, в листі від Максима є документ з доповненнями до листа для авторів, які потрібно внести. Як тільки я це зроблю - лист буде відправлено в архів. А, якщо через пару місяців Максим скаже, що я не міг просити тебе таке додати в лист для авторів, я підніму його повідомлення і покажу. Так, у вхідних я не побачу, що мені потрібно купити батон по дорозі додому, все ж мова йде про важливі робочі моменти. Хоча, кажучи про батон, мені дружина надсилає список покупок на пошту і я завжди знаю, що потрібно щось купити і навіть знаю що саме.
Перевага такого підходу до to do очевидно - поштою ви користуєтеся в будь-якому випадку, в той час, як спеціалізованими додатками себе потрібно змушувати користуватися. До речі, в стандартному додатку Gmail (для iOS, по крайней мере), архівування ще більше схоже на позначення завдання виконаної в таск-менеджерах - просто робите свайп права на ліво на листі і кидаєте його в архів. Завдання виконано.
Мітки
Третє - мітки (ярлики). Мітки - це вам не папки, це мітки! Їх відмінність від папок в тому, що одному лист можна привласнити кілька міток.
Їх я використовую для упорядкування листів. Наприклад, я завжди можу прочитати листи тільки від HTC, щоб знайти якусь важливу переписку. Створити мітку просто, зліва, вод усіма вкладками (вхідні, вся пошта ...) вибираємо "Створити ярлик".
Далі вводите його назву і, можливо, призначаєте розміщення під іншим (ярлик другого рівня). Тепер потрібно створити правило, щоб листи від певного адресата або з певним змістом позначалися створеної міткою. Для цього тиснемо на стрілочку в правій частині рядка пошуку, в вікні вбиваєте або адреса контакту, для якого хочете створити правило, або будь-яке слово. Далі тиснемо на посилання "Створити фільтр відповідно до цим запитом". Там вибираєте дії, які будуть застосовуватися до потрібному запиту. Якщо необхідно, щоб листи від когось відзначалися міткою, виберете відповідну. Можна також включити автоматичне архівування, тоді листи від цього адресата будуть відразу йти в мітку, повз які входять.
Наприклад, ви можете створити мітку Notes і створити правило, за яким всі листи, що містять в темі, або ж взагалі в будь-якому місці, тег #note будуть автоматом йти в цей ярлик і навіть не відображатися у вхідних. Такий собі блокнотик, шлете на пошту що-завгодно, ставите в будь-якому місці листи #note і повідомлення лягає в мітку note. Можна і без решітки (#), але так ви зменшуєте ймовірність, що туди потрапить щось інше, так як, наприклад, слово note без решітки може міститися і в інших листах.
Можна теж не забивати адресу вручну, просто відкрийте лист від певної людини, натисніть на кнопку "Ще", виберіть пункт "Фільтрувати схожі листи" і далі по вже описаним сценарієм.
У мене з'явилося дуже багато міток і я почав їх групувати. Наприклад, все, що відноситься до кеддру я скинув в мітку Keddr. У ній також є підрозділи: Партнери, Автора і ін. Для того, щоб створити підрозділ, натисніть на стрілочки праворуч від потрібної мітки і виберіть "Додати вкладений ярлик". Якщо ж мітку потрібно розмістити під інший, тут же виберіть змінити і далі "Розмістити ярлик під".
Ось так, все просто, але дуже зручно: і порядок зберігається, і важливі проекти завжди перед очима, і по тому навіть довгий час ви можете підняти архів. На даний момент я дуже чекаю додаток Mailbox для iOS, яка як раз і створено, щоб безжально розправлятися з зайвою поштою у вхідних. Там свайпом можна буде відзначити лист виконаним (відправити його в архів), або відкласти на потім. До речі, це те, чого зараз так не вистачає - графіку періодичного появу листа у вхідних через деякий час. Так, виходить, у нас один проект перенісся на новий рік і два листи по ньому постійно висять у вхідних. Додаток Mailbox має побачити світ у січні 2013 року.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.