У першому сервіс паку для Exchange 2010 з'явилася деяка кількість поліпшень в системі вбудованого архівування, що дозволяє говорити про цю функцію як про серйозну альтернативу рішень для архівування третіх фірм.

Основна ідея архівування не змінилася з часу виходу Exchange 2010 RTM. Архівація проводиться на підставі політик зберігання.

Політики зберігання, в свою чергу, працюють на підставі тегів зберігання, які може створити і налаштувати адміністратор поштової організації, або використовувати дефолтну політику, яка вже є. Теги використовуються для застосування налаштувань зберігання (не політик!) До папок в ящику і об'єктів всередині папок (повідомлення, записки і контакти). Налаштування зберігання задають період часу протягом якого об'єкт може знаходитися в поштовій скриньці. Після закінчення цього періоду ми можемо зробити ряд дій з об'єктом: видалити, перемістити в архів або відзначити для залучення уваги користувача.

Всього існує три типи тегів зберігання: теги політик зберігання (Retention Policy Tag - RPT), теги дефолтной політики (Default Policy Tag) і призначені для користувача теги.

З назви випливає, що перші використовуються разом з політиками зберігання. Можуть застосовуватися тільки до стандартних папок - Inbox, Sent Items, Deleted Items, Junk Email ітд. Крім цього, після застосування до стандартних папок, настройки зберігання успадковуються вкладеними папками. Що важливо - ми не можемо включити в політику зберігання більше одного тега застосованого до папці. Сама політика може включати в себе кілька таких тегів.

Теги дефолтной політики застосовуються до всіх (повідомлення, записки і контакти) об'єктів поштового ящика, що не були помічені RPT або призначеними для користувача тегами. Політика зберігання може містити тільки один DPT.

Призначені для користувача теги використовуються користувачами для того, щоб позначити папки всередині дефолтних, або якісь окремі повідомлення, щоб виключити їх з політики зберігання.

Усі теги крім об'єкта дії так само мають інформацію про те, що з позначеними даними робити. Дані можна відправити в архів (MoveToArchive), відправити в кошик (MoveToDeletedItems), видалити з можливістю відновлення (DeleteAndAllowRecovery), видалити без можливості відновлення (PermanentDelete) і зазначити, що повідомлення перевищило ліміти зберігання (MarkAsPastRetentionLimit).

Теги створюються Командлети New-RetentionPolicyTag. Для створення RPT з областю застосування тільки папка Inbox і терміном зберігання 30 днів використовуємо:

New-RetentionPolicyTag "Stas-RPT" -Type Inbox -RetentionEnabled $ true -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

В даному випадку "Stas-PRT" - назва нашого тега, ключ -Type вказує сферу застосування (папка Inbox), -AgeLimitForRetention - вказує, старше якого терміну в днях повинні бути повідомлення, щоб бути поміченими тегом, -RetentionAction - вказує, що ми повинні робити з об'єктом, який позначений (нас цікавить переміщення в архів, тому вказуємо MoveToArchive). Для створення дефолтного тега в типі досить вказати All, тобто командлет матиме такий вигляд:

New-RetentionPolicyTag "Stas-DPT" -Type All -RetentionEnabled $ true -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

Політики створюються Командлети New-RetentionPolicy. Командлет простий, вимагає лише вказівки імені політики і тега або тегів, які до неї прив'язуються. Виглядає це наступним чином:

New-RetentionPolicy "Stas-RP" -RetentionPolicyTagLinks "Stas-RPT"

Якщо необхідно прив'язати кілька тегів до політики, то в ключі -RetentionPolicyTagLinks через кому вказуємо потрібні теги.

В Exchange 2010 SP1 з'явився зручний графічний інструмент для роботи з політиками зберігання і тегами. Можна користуватися в налаштуваннях організації в ролі Mailbox. Є 11 створених за замовчуванням тегів, всі вони включені в дефолтну політику зберігання. У властивостях політики можна подивитися і змінити список тегів і користувачів, до яких застосовується політика.

Чи використовувати дефолтну політику або створити свою зі своїми тегами - залежить від конкретної ситуації. Для кого-то підійде дефолтна політика, для кого-то немає. Так само не раджу правити дефолтну політику під свої потреби. Краще створити нову. Те ж саме і з тегами.

Архівування включається або через контекстне меню користувача в EMC, або Командлети Enable-Mailbox . Необхідно буде вказати базу, в якій буде перебувати архів.

Варто звернути увагу, що архівування вимагає Enterprise версії клієнтської ліцензії (про що нагадується в нижній частині вікна останньої картинки). Після включення архівування до поштової скриньки таким чином, застосовується дефолтна політика архівування. Якщо необхідно, то політику можна поміняти на свою.

Після включення архіву у властивостях поштової скриньки стають доступні деякі властивості пов'язані з архівом. Зокрема, можна поміняти його ім'я, і ​​виставити при якому розмірі архіву буде надсилатися попередження про переповнення і яким розміром він буде взагалі обмежений.

В Outlook 2010 і Outlook Web Access в дереві папок користувача з'являється архівна папка. В кінці 2010 року було випущено оновлення , Яке дозволяє працювати з архівом з Outlook 2007.

Політика зберігання застосовується Managed Folder Assistant'ом. В Exchange 2010 RTM він запускався за розкладом (з години ночі до 9 ранку за замовчуванням). В Exchange 2010 SP1 цей асистент включений постійно, так що політики архівування до поштової скриньки повинні застосуватися відразу ж. Для ручного запуску використовується командлет:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity Stas

Після застосування політики зберігання у властивостях папок з'явиться додаткова закладка Policy (тільки в Outlook) і в контекстному меню папок і повідомлень буде можливість вибирати теги.

Що буде, якщо спробуємо застосувати політику зберігання до ящика, у якого не включено архів? У користувача банально не буде доступу до тегами, область дії яких MoveToArchive.

Після підключення та налаштування архіву має сенс подумати про те, як зібрати призначені для користувача архіви, що зберігаються в pst-файлах, благо інструмент для автоатізаціі цього завдання в Exchange 2010 SP1 передбачено. Для збору архівів використовується командлет New-MailboxImportRequest .

Щоб використовувати цей командлет адміністратор повинен володіти відповідними правами. За замовчуванням групи ролей RBAC володіє правами для запуску цього командлета не існує, тому її треба створити і додати адміністратора в цю групу. Робиться це в такий спосіб:

New-RoleGroup "Import-Export Admins" -Roles "Mailbox Import Export" Add-RoleGroupMember "Import-Export Admins" -Member Administrator

Тут "Import-Export Admins" - назва нової групи прав, якій призначена роль "Mailbox Import Export", потім в неї доданий користувачем Administrator. Після цього можна запускати командлет для імпорту вмісту pst-файла:

New-MailboxImportRequest -Mailbox Stas -FilePath dcpstPersonalFolder.pst -IsArchive

Командлет переміщує в корінь архіву (ключ -IsArchive) поштової скриньки Stas вміст pst-файла знаходиться в мережевій теці dcpst.

Стан процесу імпорту можна перевіряти через командлет Get-MailboxImportRequest. Статус успішного завершення процесу - "Completed". "In Progress" - процес ще не завершений, "Failed" - процес завершений з помилкою. Останнє можливо в разі існування помилок в структурі pst-файла, що призводить до неможливості читання деяких об'єктів з цього файлу. Щоб завершити процес імпорту не дивлячись на наявність помилок можна використовувати командлет New-MailboxImportRequest з ключами -AcceptLargeDataLoss і -BadItemLimit:

New-MailboxImportRequest -Mailbox Stas -FilePath dcpstPersonalFolder.pst -IsArchive -AcceptLargeDataLoss -BadItemLimit 100

По завершенні імпорту все папки, находящтеся в pst-файл будуть скопійовані в корінь архіву. Якщо такі папки вже є в архіві, то в них поміститься вміст відповідних папок pst-файла.

Якщо необхідно вміст pst-файла помістити в спеціальну папку, то використовується ключ -TargetRootFolder.

Для запуску командлета New-MailboxImportRequest необхідне виконання наступних умов:

• Група Exchange Trusted Subsystem повинна мати право читання / запису на мережеву папку, в якій знаходяться pst-файли. В іншому випадку буде помилка про недостатні права доступу до мережевої папці.
• Шлях до файлу повинен бути в форматі UNC.
• Повинен бути запущений Microsoft Exchange Replication сервіс.

При використанні архіву може виникнути необхідність перенести його в іншу поштову базу. Операція ця може бути зроблена як через EMS, так і через EMC. У першому випадку використовується командлет New-MoveRequest :

New-MoveRequest -Identity Stas -ArchiveOnly -ArchiveTargetDatabase "Archive Database"

Команда переміщує архів (ключ -ArchiveOnly) поштової скриньки Stas в архівну базу Archive Database.

Цей командлет так само має ключі -BadItemLimit і -AcceptLargeDataLoss на випадок виникнення проблем з переміщенням.

В EMC переміщення архіву запускається через команду "New Local Move Request" контекстного меню поштової скриньки користувача.

За замовчуванням архівний ящик індексується службою пошуку, так що при пошуку по всіх об'єктах Outlook пошук буде шукати і в архіві.

У нинішньому вигляді служба архівування практично повністю покриває ті завдання, які ставляться перед архівуванням. Бракує тільки можливості роботи з архівом при перемиканні Outlook в режим Offline. Можливо це буде виправлено в наступних оновленнях Exchange2010 / Outlook2010.