1. Галузь

Рішення крос-індустріальне

наверх

2. Процеси, які були автоматизовані

CORRECT: Електронний архів підходить для компаній і організацій, що мають необхідність зберігання різних типів документів в одному електронному сховищі, з можливістю швидкого доступу в будь-який момент часу.

Електронний архів може працювати з вхідними та внутрішніми документами будь-яких видів. Паперові оригінали документів скануються, після чого відбувається розпізнавання за допомогою ABBYY FlexiCapture. Розпізнавання може бути повнотекстове (з можливістю подальшого пошуку по всьому документу) або атрибутивное (з подальшим пошуком по атрибутам: номера, дати, контрагенту і т.д.). Розпізнані дані заносяться в атрибутивну картку, а електронна копія документа у вигляді зображення відправляється на зберігання в базу даних архіву. З цього моменту документ стає доступний для пошуку по розпізнаних даними через інтерфейс системи електронного архіву.

Документи, які можуть зберігатися в електронному архіві: договори, рахунки-фактури, товарні накладні, акти (виконаних робіт, КС2, КС3 і т.д.), ВМД, ТТН, ПТС, службові записки, заяви, накази, анкети, ліцензії, особові картки, схеми та інструкції і т.д.

наверх

3. Завдання, які вирішуються

• Централізований доступ до масиву документів компанії, управління всіма документами в єдиній системі електронного архіву.
• Оперативний доступ до документів в оптимально зручному вигляді з використанням веб-інтерфейсу. Доступ, в тому числі для віддалених працівників філій і підрозділів, здійснюється в залежності від призначених їм прав.
• Швидкий пошук документів по широкому набору атрибутів.
• Ліквідація багаторазового руху паперових документів між підрозділами компанії і можливих ризиків втрати документів.

наверх

4. Бізнес-ефект

• Оперативний переклад існуючого фонду документів в електронний вигляд з мінімальними витратами, в процесі застосовуються передові технології розпізнавання ABBYY. Регулярне і своєчасне поповнення архіву новими вступниками документами.
• Централізація доступу до документів, а також розмежування прав між відділами. Швидкий доступ до потрібних документів за запитами користувачів.
• Можливість оперативної періодичної вивантаження документів за вказаними запитам (наприклад, вивантаження по контрагентам при податковій перевірці), складання вибірок і звітів по документам.
• Єдине інформаційне поле за рахунок інтеграції електронного архіву з іншими корпоративними системами (1С, SAP).
• Прискорення бізнес-процесів внаслідок усунення руху паперових документів і можливості швидкого доступу до потрібної інформації.

наверх

5. Принцип роботи

Користувач входить в веб-інтерфейс електронного архіву, вводить свої реєстраційні дані і отримує доступ до документів, відповідно до призначеними адміністратором правами.

Етап 1. Сканування. Переклад документів в електронний вигляд. Може виконуватися як на робочих місцях співробітників, так і на мережевих пристроях в режимі загального доступу.

Етап 2. Розпізнавання. Модуль ABBYY FlexiCapture виконує оптичне розпізнавання зображень документів. Налаштовується атрибутивное, або повнотекстове розпізнавання.

Етап 3. Верифікація. Перевірка розпізнаних даних на коректність. Перевіряються помилки і уточнюються нерозпізнані символи. 98% даних розпізнається автоматично на третьому етапі і не вимагає верифікації.

Етап 4. Створення реєстраційної картки документа, що містить необхідну для пошуку інформацію. Даний етап відбувається автоматично після розпізнавання і верифікації даних.

Етап 5. Збереження даних і зображення документа (скан-копії) на сервері архіву. Після проходження зазначених етапів документ повністю готовий для роботи з ним через інтерфейс CORRECT: Електронний архів.

наверх

6. Інформаційні системи

1С, SAP.

наверх

7. Реалізовані проекти

Nissan - зберігання різних типів клієнтських і фінансових документів. KIABI - зберігання анкетних даних соціологічних опитувань.

наверх