1. 4.1. Формування та відправка вихідного електронного документа
2. 4.2. Отримання і обробка вхідного електронного документа

Для виконання найбільш часто необхідних дій при обміні електронними документами в програмі передбачена окрема форма Поточні справи, розташована на робочому столі програми. Зліва розташовано групи можливих дій, які виконуються з електронними документами, справа - список електронних документів, для яких потрібно зробити ту чи іншу дію. Також для списку електронних документів в формі розташовані швидкі відбори.

4.1. Формування та відправка вихідного електронного документа

Сформувати електронний документ можна тільки на підставі проведеного (крім коректування і виправного рахунки-фактури в конфігурації «1С: Бухгалтерія 7.7») документа інформаційної бази облікової системи.

Після того, як в обліковій системі документ підготовлений і проведений необхідно запустити програму «1С: Клієнт ЕДО 8» і перейти в форму Поточні справи по ЕДО, вибрати Сформувати (при необхідності попередньо налаштувати обмін даними з обліковою системою, див. Налаштування даного керівництва) .

При необхідності встановити швидкі відбори і вибрати команду Оновити список документів. У список потраплять документи облікової системи, для яких ще немає електронних документів, і тільки по тим контрагентам, з якими налагоджено чинну угоду про використання електронних документів в «Клієнта ЕДО».

Команда Сформувати, підписати і відправити створить електронний документ, запропонує підписати його за допомогою ЕП (якщо є право підпису у поточного користувача і сертифікат підпису встановлено на комп'ютер) і відправить одержувачу. Якщо у користувача немає прав підпису або на комп'ютері не встановлено сертифікат, заданий як підписує для цього виду електронного документа за поточною організації, то програма перенаправить електронний документ на підпис відповідальної особи, яка має право підписувати електронний документ. Дана команда завжди виконується для останньої версії електронного документам і рухає його вперед по етапах. Тобто якщо до виконання команди електронний документ був сформований, то затвердить його і передасть на підпис, якщо затверджений, то підпише і поставить в чергу на відправку і т.д. Повторного дії для однієї і тієї ж версії електронного документа команда не виконує.

Важливо! Момент передачі підготовлених до відправки електронних документів залежить від значення опції, що задається в настройках програми - Відкладена відправка електронних документів. Якщо ця настройка включена, то передача вихідних даних здійснюється по команді Відправити і отримати електронні документи панелі дій. Якщо ж настройка виключена, то передача вихідних даних запускається автоматично після постановки в чергу на відправку, при цьому для користувача інтерфейс може залишатися недоступним на час сеансу передачі даних.

Команда Сформувати новий електронний документ формує нову версію електронного документа. Цей варіант дозволяє не тільки примусово переформувати електронний документ (чого не можна зробити командою Сформувати, підписати і відправити), але і візуально оцінити сформований електронний документ в формі, що відкрилася перегляду вмісту електронного документа, виконати команди по переходу на наступний етап (затвердити або підписати, в залежності від налаштувань програми та угоди).

Якщо підписаний електронний документ, оформлений раніше, потрібно перенаправити одержувачу повторно, наприклад, коли сталася втрата даних, то в формі перегляду електронного документа можна скористатися командою Відправити повторно. В цьому випадку, система відправить раніше створений електронний документ з усіма встановленими ЕП до моменту повторного відправлення.

Якщо потрібно сформувати нову версію електронного документа на підставі документа облікової системи, за яким вже раніше створювався ЕД, то треба відкрити Журнал документів, на закладці Вихідні вибрати потрібний документ і виконати команду Сформувати новий електронний документ.

Відповідальна особа організації може підписувати електронні документи як з форми перегляду самого електронного документа, так з форми Поточні справи по ЕДО, група дії Підписати.

Так само, для підписання затверджених електронних документів, можна використовувати спеціалізоване робоче місце Документи на підпис.

Якщо користувач має можливість підписувати електронні документи двома і більше сертифікатами, то в формі буде міститися список всіх сертифікатів ЕП, які встановлені на комп'ютері і доступні для підписання активного користувача, а також кількість підписуються електронних документів по кожному сертифікату. У формі можна підписати всі електронні документи за сертифікатом (по команді Підписати всі за сертифікатом). При цьому вказувати пароль до закритої частини ключа ЕП потрібно буде тільки один раз (аналог операції: підписати кожен документ в пачці своїм підписом одним натисканням).

За командою Перейти до списку документів можна відкрити список електронних документів і переглянути кожен документ у вигляді друкованої форми документа ІБ.

Якщо користувачеві доступний тільки один сертифікат підпису, форма відразу буде відкрита на сторінці зі списком електронних документів. Далі зазначивши потрібні документи можна підписати їх (по команді Підписати і відправити відмічені).

У процесі відправки оформлений електронний документ запаковується разом із встановленими ЕП в пакет електронних документів (для прямого обміну може додатково ще і шифруватися - все залежить від налаштувань угоди з контрагентом), і готовий пакет стає в чергу на відправку. Момент початку передача вихідних даних залежить від значення опції, що задається в загальних налаштуваннях обміну - Відкладена відправка електронних документів (див. Вище).

Поточний стан електронного документа актуальної версії по документу облікової системи відображається в Журналі документів (колонка Стан ЕД) і змінюється автоматично.

Детальну інформацію, які дії необхідно виконати користувачеві зі свого боку, а також необхідні дії з боку інших учасників можна побачити в формі Електронні документи, що відкривається по подвійному кліку лівою кнопкою миші на документі в Журналі документів (перемикач Відкривати документи, повинен бути встановлений в положення в вигляді дерева).

Після формування все електронні документи потрапляють в архів електронних документів на сторінку Вихідні. У списку архіву можна встановити відбір з відповідального, виду і статусу електронного документа, відкрити для перегляду форму електронного документа. Архів може відкриватися по команді Архів електронних документів панелі навігації.

У формі перегляду електронного документа міститься друкована форма облікового документа, яка дозволяє візуально оцінити вміст сформованого електронного документа. У формі також містяться встановлені для електронного документа ЕП і їх статуси, пройдені і плановані статуси електронного документа (залежить від налаштувань угоди для даного виду електронних документів). Залежно від пройдених етапів в формі можна виконати команди по переходу на наступний етап.

Для тих електронних документів, формат яких передбачає наявність полів, що містять додаткові дані в інформаційному полі (формати ЕД від ФНС), зазвичай це службові дані, за допомогою команди Відключити висновок інформаційного поля в формі перегляду вмісту електронного документа годі й показувати ці службові дані

За допомогою команди Всі дії - Зберегти електронний документ на диск у формі електронного документа можна зберегти поточну версію електронного документа разом з файлами ЕП в каталог на диск. Після виконання команди буде збережений файл електронного документа, що включає в себе всі формати, зазначені в угоді, а також окремо збережені файли встановлених ЕП.

За допомогою команди Всі дії - Друк документа з електронними підписами можна надрукувати вміст електронного документа на папері, а також вивести список ЕП, якими був підписаний документ - це може знадобитися для передачі електронного документа в зовнішні інстанції.

За допомогою команди Всі дії - Перейти до журналу подій ЕД можна переглянути всі події, які відбувалися з поточним електронним документом в програмі, побачити автора змін, а також дату і час.

Також програма дозволяє обмінюватися Довільними електронними документами - аналогами електронних листів. Довільний електронний документ дозволяє заповнити супровідну записку, вкласти файл, якщо потрібно, встановити ЕП, і направити документ на адресу контрагента. Документ можна використовувати для обміну неформалізованими документами (наприклад, договорів чи актів звірки взаєморозрахунків). Зберігання версій для довільного електронного документа не передбачено.

Списки вхідних і вихідних довільних електронних документів відкриваються в панелі навігації Довільні електронні документи.

4.2. Отримання і обробка вхідного електронного документа

Отримання вхідних даних здійснюється по команді Відправити і отримати електронні документи групи Сервіс панелі дій основного вікна програми.

Після отримання вхідних даних буде автоматично сформовано повідомлення про доставку пакета даних. Сформований повідомлення буде автоматично вислано на адресу відправника (якщо не вимагає підписання ЕП, в разі прямого обміну між контрагентами, або, якщо обмін відбувається через оператора ЕДО і для сертифіката ЕП був збережений пароль).

Якщо застосовується прямий обмін між контрагентами та в угоді задано використання шифрування електронних документів, то ці дані завантажуються в зашифрованому вигляді. Такі пакети електронних документів після завантаження будуть знаходитися в списку Поточні справи по ЕДО, група дій Розпакувати або в Архіві електронних документів на закладці НЕРОЗПАКОВАНИХ пакети, тому що розшифровка потрібно інтерактивних дій користувача, а саме - доступ до закритої частини ключа сертифіката шифрування. Зашифровані пакети завантажуються в список в статусі До розпакуванню. Для некоректних пакетів, які викликають помилку в процесі розпакування, можна встановити статус Скасовано (без обробки) і з'ясувати причину помилки, зберігши файл пакета електронних документів на диск по команді Зберегти пакет на диск з форми документа Пакет електронних документів (групове збереження файлів пакетів є для користувача з повними правами через команду Всі дії - Зберегти пакети ЕД на диск на закладці Всі пакети).

Для автоматичної розпакування зашифрованих даних відразу при отриманні для сертифіката розшифровки необхідно запам'ятати пароль доступу в Сертифікаті ЕП. Також рекомендується для цілей шифрування використовувати окремий сертифікат ЕП, відмінний від підписання електронних документів.

Для установки статусу пакетів Скасовано в списку можна скористатися командою Скасувати (в формі Поточні справи по ЕДО) або Встановити статус (у формі Архів електронних документів, закладка НЕРОЗПАКОВАНИХ пакети). За командою Розпакувати вибрані в списку розпаковуються пакунки, а електронні документи з пакетів будуть розміщені в архіві вхідних документів на сторінці Вхідні, а також в групі дій Обробити в формі Поточні справи по ЕДО.

В архіві входять електронних документів в колонці Версія відображається версія документа, ознака його відображення в обліку, актуальність (чи новішої версії електронного документа, відображеного в обліку). У колонці текст виділяється червоним кольором, якщо версія електронного документа старше, ніж версія електронного документа, відображеного в обліку в документі інформаційної бази. В архіві можна порівняти вміст двох версій отриманих електронних документів, виділивши два рядки в списку і викликавши команду Всі дії - Порівняти версії електронних документів (дана команда доступна тільки в режимі товстого клієнта). За командою Всі дії - Встановити відповідального можна призначити відповідального за обробку електронних документів. У списку архіву можна встановити відбір з відповідального, виду і статусу документа, відкрити форму вхідного електронного документа.

З форми вхідного електронного документа можна перенаповнений непроведений документ зовнішньої інформаційної бази по команді перенаповнений документ. Можна відхилити документ, викликавши команду Відхилити електронний документ в групі Всі дії і вказавши причину відхилення, після чого введена причина буде збережена в електронному документі і спрямована іншому учаснику для ознайомлення. У формі перегляду також містяться встановлені для електронного документа ЕП і їх статуси, пройдені і плановані статуси електронного документа (залежить від налаштувань угоди для даного виду електронних документів).

Якщо при обміні задано вимога відповідної підписи на цьому ж примірнику електронного документа, то в формі електронного документа можна встановити ЕП на електронний документ, якщо у поточного користувача є право підпису по команді Підписати і відправити підтвердження або передати його на підпис відповідальної особи за командою Затвердити електронний документ, якщо немає право підпису або ЕП не застосовується зовсім.

Якщо ж при обміні задано вимога формувати ЕП на зустрічному (другом) електронний документ (наприклад, ТОРГ-12 (титул покупця) або Акт (титул замовника) форматів ФНС), то в формі вхідного електронного документа по команді Затвердити електронний документ автоматично буде створено необхідний за регламентом обміну зустрічний (інший) електронний документ і переданий на підпис.

Для тих електронних документів, формат яких передбачає наявність полів, що містять додаткові дані в інформаційному полі (формати ЕД від ФНС), зазвичай це службові дані, за допомогою команди Відключити висновок інформаційного поля в формі перегляду вмісту електронного документа годі й показувати ці службові дані.

За допомогою команди Всі дії - Зберегти електронний документ на диск у формі електронного документа можна зберегти поточну версію електронного документа разом з файлами ЕП в каталог на диск. Після виконання команди буде збережений файл електронного документа, що включає в себе всі формати, зазначені в угоді, а також окремо збережені файли встановлених ЕП.

За допомогою команди Всі дії - Друк документа з електронними підписами можна надрукувати вміст електронного документа на папері, а також вивести список ЕП, якими був підписаний документ - це може знадобитися для передачі електронного документа в зовнішні інстанції.

За допомогою команди Всі дії - Перейти до журналу подій ЕД можна переглянути всі події, які відбувалися з поточним електронним документом в програмі, побачити автора змін, а також дату і час.

При отриманні першої версії електронного документа програма автоматично створить, у зовнішній інформаційній базі, документ відповідного виду (чернетку документа) і заповнить його даними з електронного документа. Далі робота з таким документом здійснюється в звичайному порядку. При отриманні нової версії електронного документа, раніше вже завантаженого в інформаційну базу, програма прив'язує її до існуючого документу інформаційної бази, що не перенаповнений його автоматично (заповнення можливо тільки за інтерактивним дії користувача).

Двічі кликнувши лівою клавішею мишки на документі в Журналі документів (закладка Вхідні), можна перейти до списку Електронних документів (перемикач Відкривати документи, повинен бути встановлений в положення у вигляді дерева). У формі списку можна побачити статуси і час зміни статусів електронних документів, відкрити форму конкретного електронного документа, відкрити журнал подій ЕД і переглянути події, пов'язані з електронними документами, а також виконати необхідні дії прямо з цієї форми.

При розборі вхідного електронного документа у зовнішній обліковій системі автоматично формується документ і заповнюється даними, отриманими з електронного документа. Подальша робота з документом виконується в обліковій системі як зі звичайним, створеним вручну, документом інформаційної бази.