Онлайн-демонстрація Assets Inventory Management

Однією з найбільш трудомістких завдань, що стоять перед ІТ-підрозділами є проведення спільно з бухгалтерією інвентаризації. Як правило, ІТ-підрозділу вирішують ще більш комплексну задачу - проводять аудит ІТ-активів. В ході аудиту перевіряється не тільки наявність врахованих основних засобів і матеріалів, але формується повна картина їх розташування з точністю до приміщення, фіксується вся неврахована техніка, уточнюються і документуються причини її відсутності. Аудит може проводитися як для техніки відноситься до ІТ (монітори, принтери, ПК і т.п.), так і для активів за які відповідає господарська служба або служба експлуатації будівель (столи, стільці, кулери і т.п.).

Регулярне проведення аудиту дозволяє підтримувати актуальність бази конфігураційних одиниць і контролювати якість процесу управління конфігураціями. Крім того, регулярний аудит дозволяє уникнути неприємних «сюрпризів» при проведенні офіційної інвентаризації.

При проведенні аудиту найчастіше виникають одні і ті ж питання:

• Скільки потрібно ресурсів, щоб укластися в необхідні терміни?
• Як зробити все якісно, ​​без повторних обходів?
• Як зіставити дані власного обліку з відомістю, отриманої в бухгалтерії?
• Де і як зберігати актуальність отриманих даних?

Для відповіді на ці питання потрібно правильно вибудувати процес обліку матеріальних активів і впровадити необхідні засоби автоматизації.

Як засіб автоматизації ми використовуємо спеціалізований програмний комплекс Assets Inventory Management (AIM). В рамках проекту ми проводимо його розгортання, інтеграцію з базами активів, налаштовуємо розмежування прав, розробляємо регламенти обліку та інвентаризації активів. Для персоналу проводяться тренінги по використанню комплексу. У відповідності зі специфікою проекту ми вибираємо і поставляємо необхідні сканери штрих-коду, спеціалізовані принтери для друку етикеток і витратні матеріали.

В результаті реалізації проекту замовник отримує повністю налаштований комплекс на базі AIM, комплект необхідної документації та навчений персонал.

З нашого досвіду використання комплексу на базі AIM дозволяє домогтися наступних результатів:

• Скорочуються терміни проведення інвентаризації, спрощується контроль за ходом її проведення.
• Знижуються вимоги до персоналу, що залучається для проведення інвентаризації (із завданнями успішно справляється навіть студенти-практиканти).
• Стає доступне точне актуальна інформація про активи: місце розташування, дата останнього виявлення і їх кількість.
• Всі відхилення фактичного розташування активу від облікових даних знаходяться під контролем, реєструються як інциденти і доводяться до логічного вирішення.