1. Автоматизація діловодства засобами MS Office
2. Автоматизація ДОУ засобами розробок власних програмістів та ІТ-фахівців
3. Придбання та впровадження готової системи автоматизації ДОУ

При прийнятті рішення про необхідність автоматизації документообігу в тій чи іншій організації важливу роль відіграє безліч важливих чинників - обсяг документообігу, кількість співробітників, фінансові складові, цілі та перспективи розвитку і багато інших.

Можна виділити три різних шляхи вирішення завдань діловодства в організації:

• Автоматизація діловодства засобами MS Office.
• Автоматизація ДОУ засобами розробок власних програмістів та ІТ-фахівців організації.
• Придбання та впровадження готової системи автоматизації ДОУ одного з розробників, представлених на російському ринку СЕД.

Автоматизація діловодства засобами MS Office

Найпоширенішим в світі офісним пакетом є Microsoft Office. За даними International Data Corporation - одного з найбільших компаній, що працюють в області комп'ютерної аналітики - це програма встановлена ​​більш ніж на 95% персональних комп'ютерів. Пакет Microsoft Office Standard Edition включає програми: Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint. На можливостях цих програм ми коротко зупинимося.

Microsoft Word - це багатофункціональна система обробки текстової інформації, що володіє повним набором засобів, необхідних для швидкого створення і ефективної обробки документів практично будь-якого ступеня складності. Word значно полегшує роботу при форматуванні документа, надаючи можливість використовувати різні стилі. Як правило, в організаціях створюється безліч повторюваних (типових) документів, підготовку яких можна прискорити, використовуючи спеціальні шаблони. Шаблон дозволяє швидко виготовляти нові, аналогічні за формою документи, не витрачаючи при цьому часу на форматування. Шаблони можуть містити інформацію про стилях, стандартних текстах і навіть панелі інструментів, що дозволяє уніфікувати і автоматизувати процес підготовки документів. У комплект поставки Word входять шаблони багатьох стандартних документів.

Таким чином, за допомогою програми Word можна швидко оформити наказ, службову записку, підготувати науково-технічний звіт, лист або будь-який інший документ, що містить стандартні елементи.

Microsoft Excel - це ідеальний засіб для вирішення облікових завдань, обробки експериментальних даних, складання звітів і т.п. Документ Excel називається робочою книгою. Книга Excel складається з листів, що являють собою таблиці осередків, в яких може зберігатися числова, текстова і інша інформація. Така книга служить гарним організаційним засобом.

Наприклад, в ній можна зібрати всі документи (робочі листи), що відносяться до певної задачі, або всі документи, які ведуться одним виконавцем, вирішувати завдання діловодства: реєстрації документів, здійснювати контроль виконання і т. Д.

Таблиці Excel зручні для зберігання і сортування інформації, для проведення розрахунків завдяки масі вбудованих функцій (математичних, статистичних, фінансових). Крім роботи з числами, в Excel можна створювати документи практично будь-якої складності. Excel має велику кількість шаблонів, за допомогою яких можна швидко оформити найрізноманітніші документи (бланки, відомості, рахунки і т. Д.). Також одна з найважливіших функцій програми - представленіe даних в видe графіків, діаграм.

Microsoft Office Access являє собою ефективний набір засобів, які дозволяють створювати базу даних, проектувати форму їх введення, вид звітності та організовувати доступ до даних. За допомогою Office Access користувач може самостійно створювати автоматизовану систему реєстрації документів. Розширена підтримка компонента Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 в Office Access 2007 забезпечує спільне використання, перевірку і резервне копіювання даних, а також управління ними. Microsoft Access є настільною СУБД (системою управління базами даних) реляційного типу.

Перевагою Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, за допомогою якого можна не тільки створювати власну базу даних, але і розробляти програми, використовуючи вбудовані засоби, такі, наприклад, як Майстра (Wizards). Майстри виконують основну роботу за користувача при роботі з даними і розробці додатків.

Access володіє широкими можливостями по імпорту / експорту даних в різні формати: від таблиць Excel і текстових файлів до практично будь-який серверної СУБД.

Microsoft Outlook - могутній засіб для роботи з персональною інформацією. Програма поєднує функції електронної пошти, особистого календаря, засобів планування, управління особистою інформацією (такий як контакти та завдання), створення спеціальних програм для співпраці і спільного використання інформації. Outlook забезпечує ведення списку контактів, що дозволяє зберігати дані про адресатів, а також журналу, в якому можна сортувати і знаходити документи Microsoft Office. Для кожного запланованого заходу є можливість встановити нагадування про час заходу на поточний день, отримати попередження про важливу подію за кілька днів і т.д.

Microsoft Power Point - це популярна програма підготовки презентацій за допомогою інтеграції тексту, графіки, відео та інших елементів на слайдах.

Таким чином, якщо організація не має можливості придбати готовий програмний продукт, що дозволяє автоматизувати процеси роботи з документами, планувати роботу фахівців офісу, готувати презентації для виступів, то на допомогу приходять засоби Microsoft Office.

Автоматизація ДОУ засобами розробок власних програмістів та ІТ-фахівців

Одним з найбільш популярних програмних рішень, що використовуються невеликими підприємствами в якості системи документообігу власної розробки, є "зв'язка" програм Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server. Офісний додаток MS Outlook встановлено майже на кожному комп'ютері, а MS Exchange Server найбільш часто застосовується в якості сервера електронної пошти. Незважаючи на те що багато хто звик використовувати Outlook і Exchange лише в якості платформи для роботи з електронною поштою, ці програми після певних централізованих налаштувань цілком можуть служити досить функціональним засобом електронного документообігу для невеликих компаній.

Корпорація Microsoft, крім згаданих Exchange і Outlook, пропонує і інші спеціалізовані продукти, на базі яких програмістами підприємства (відділами ІТ, АСУ) можуть бути побудовані рішення для автоматизації документообігу: це, наприклад, SharePoint Portal Server і Content Management Server.

Такий підхід дозволяє автоматизувати тільки окремі функції діловодства, найбільш важливі для підприємства. Створення, підтримка і розвиток системи в цьому випадку, як правило, повністю лежить на відділі ІТ / АСУ підприємства.

Деякі компанії автоматизують документообіг, використовуючи програмні пакети Lotus Notes, Oracle та ін., Але ці продукти швидше є "конструктором для програмістів" і створення на його основі повнофункціональної системи документообігу вимагає значних зусиль.

Найбільш важливою розв'язуваної на підприємстві завданням є створення єдиного сховища документів і забезпечення системи доступу до нього. Це може бути, в самому простому випадку, база даних документів (на основі Еxchange або поширених СУБД - SQL Server і т.д.) або просто спільно використовувані на файловому сервері бази даних Access, файли Excel і Word, а також шаблони документів. Наступним завданням є опис і впровадження процедур фіксації результатів колективної роботи.

Так, при роботі в рамках системи будь-яку нараду повинно супроводжуватися веденням протоколу, який згодом вноситься в систему.

Знадобиться також фіксувати підсумки телефонних переговорів і передбачити механізм відбору контекстних даних (електронних повідомлень, сканованих копій, презентацій і т.д.) за тематикою і приєднання їх до відповідних документів.

Багато компаній вводять жорсткі правила оформлення повідомлень електронної пошти для зручності подальшої угруповання цих повідомлень.

Важливими і необхідними також є функції спільної роботи над документом (контроль версій, виправлень, остаточне затвердження): доступність цих коштів в стандартному функціоналі пакета MS Office може стати серйозною підмогою при самостійній розробці простої системи документообігу.

Таким чином, в невеликих і середніх організаціях, не вартих перед необхідністю впровадження дорогих корпоративних систем, силами власного ІТ / АСУ підрозділи цілком може бути впроваджена система документообігу власної розробки з використанням найбільш доступних і поширених платформ (таких як Microsoft Exchange, SQL Server, SharePoint) . Дане рішення буде цілком бюджетним в плані розробки і подальшої підтримки і в той же час зможе забезпечувати автоматизацію найбільш важливих функцій документообігу підприємства.

Придбання та впровадження готової системи автоматизації ДОУ

При виборі системи важливо враховувати розмір підприємства, функціональні особливості, обсяг документації, рівень відкритості інформації, мети установки (для внутрішнього користування або для обміну зі сторонніми організаціями), бюджет, виділений на реалізацію проекту автоматизації, і інші умови. Після аналізу всіх важливих факторів приймається рішення, який варіант системи найбільш повно задовольнить потрібним вимогам.

На даний момент ринок програмних рішень для документообігу в Росії представлений такими відомими системами, як "DocsVision", "Directum", "Дело", "1C: Документообіг", "Босс-Референт", "CompanyMedia" і ін. Нижче наводиться діаграма розподілу обсягів впровадження СЕД / ЄСМ продуктів провідних компаній в Росії за підсумками 2011 року з конференції "Осінній документообіг 2012" (рис.1).

Рис.1. Розподіл реалізованих проектів впровадження ЕСМ

Таким чином, на сьогоднішній день можна говорити про наявність досить великого вибору СЕД / ЄСМ продуктів для компаній, що представляють різні сфери діяльності і мають різні обсяги документообігу.

Сам же ринок СЕД в останні роки став одним з повноправних сегментів вітчизняної ІТ-індустрії.

У 2009 році за даними IDC, на тлі практично 50-відсоткового скорочення обсягів загального ринку програмного забезпечення в Росії, даний сегмент показав високу стійкість. У чисельному вираженні обсяг ринку СЕД на 2011 р за даними CNews Analytics становив близько 220 - 250 млн дол.

Споживачами технологій електронного документообігу є різні за масштабом і специфіці діяльності організації. Традиційно ключовим споживачем СЕД залишається державний сектор. За даними експертів, близько 30% проектів з впровадження технологій електронного документообігу припадає на державні установи. При цьому важливо, що саме інтерес з боку держави став основою стійкості ринку СЕД, який навіть в умовах кризи отримав істотний імпульс розвитку. Електронний документообіг був названий ключовим елементом концепції "електронного уряду", реалізація якої повинна сприяти усуненню бюрократичних перепон при взаємодії держави, населення і бізнесу, а також зниження корупції.

З особливостей реалізації проектів в органах державної влади та великих державних інститутах варто відзначити підвищені вимоги до інформаційної безпеки. Йдеться про побудову (розробці) на базі тиражованих програмних продуктів захищених систем електронного документообігу.

Які ж функціональні можливості пропонують сучасні системи електронного документообігу, поширені в Росії? У пошуку відповіді на це питання автором використовувалися матеріали огляду, наведені на сайті http://www.ixbt.com/ , Інформація з сайтів систем і з відкритих джерел: інформаційні матеріали та демонстраційні версії програмних продуктів, матеріали аналітичних і новинних сайтів і порталів, які висвітлюють новинки ІТ-сфери та технологій (IDC, CNews Analytics, ixbt і ін.).

До групи аналізу увійшли системи "Directum" ( "Directum"), "DocsVision" ( "ДоксВіжн"), "1С: Документообіг" ( "1С"), "Босс-референт (" Айті ")," Дело "(" ЕОС ")," ЕВФРАТ "(" Cognitive Technologies ")," CompanyMedia "(" ІнтерТраст ").

Аналіз проводився на основі критеріїв функціональності систем, притаманних усім перерахованим програмним продуктам:

• реєстрація і введення документів (шаблони, приєднання файлів, реєстрація по електронній пошті, реєстрація зі сканера і т. д.);
• робота з документами (проектами, версіями, установка зв'язку з іншими документами і т. д.);
• управління потоками робіт (Workflow) і їх контроль (типові маршрути, можливість розширення маршрутів, кошти автопроцессінга - автоматичної обробки листів і файлів за певними правилами);
• пошук і аналіз інформації (повнотекстовий пошук, створення аналітичних звітів і т. д.);
• інформаційна безпека (права доступу, протоколювання, ЕЦП і т. д.);
• підтримка паперового документообігу (висновок на друк, облік місць зберігання оригіналів і т. д.);
• стандартні засоби настройки (розширення РКК, проектування типових маршрутів, створення та налаштування структури організації і т. д.).

Для того щоб дати підсумкову оцінку функціональним можливостям систем, при підведенні підсумків враховувалися реалізовані функціональні можливості, за кожну з яких надавався 1 бал. Результати підрахунків представлені у таблиці нижче.

Таблиця 1

Підсумкова оцінка функціональних можливостей популярних СЕД

Підсумкове графічне порівняння функціональних можливостей представлених систем показано на рис. 2

Мал. 2. Порівняння функціональних можливостей систем

Таким чином, як можна наочно побачити, в цілому функціональні можливості систем збігаються, і лише докладна деталізація деяких принципових завдань документообігу і особливості їх реалізації дозволяють зробити порівняння різних рішень. Варто відзначити, що по всіх наведених в огляді систем є досить велика практика впроваджень. Якщо проаналізувати нові версії систем, що займають лідируючі позиції на ринку, то потрібно сказати, що в останні роки їх розвиток було направлено в основному на вдосконалення сервісних можливостей, так як базові можливості в тій чи іншій формі вже були реалізовані раніше.

Якщо говорити про нові технічні можливості і тенденції, то слід зазначити потенціал розвитку систем ДОУ в сторону управління різного виду контентом (мультимедіа), а також використання технологій автопроцессінга і АРМ керівника на основі мобільних рішень.

Слід тільки додати, що цілі, яких хотілося б досягти при реалізації завдань ДОУ, не можна ставити незалежно від реальних можливостей організації, адже існує причинний зв'язок між цілями і засобами. Цілі змінюються в залежності від розвитку засобів обчислювальної техніки, програмного забезпечення і т.д. І так як розвиток засобів йде досить активно, роль служби ДОУ з кожним роком збільшується, тому можна передбачити і нові можливості застосування і придбання сучасних інформаційних технологій для більш ефективної роботи організації.

Г.А. Сєрова, проф. каф. АСДО РДГУ