Спільне застосування Outlook і SharePoint

23.10.2008 Дивин Л. Гейнджер

Але хоча клієнт електронної пошти є основою основ для роботи з загальними календарями, планування та інших офісних функцій, для управління контентом і документами він погано підходить. Адміністратори Microsoft Exchange Server мають всі підстави вважати, що відправка великих документів як додаток до повідомлення електронною поштою - не найкращий спосіб спільної роботи з документами. Деякі адміністратори пропонують розумні компроміси, які слабо зачіпають заведений порядок роботи, адже дуже важко змінити звички користувачів, особливо якщо справа стосується зручності. Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) призначений для вирішення саме цих завдань.

Продукт SharePoint проектувався як платформа колективної роботи і тому є найкращим середовищем для спільного використання контенту в порівнянні з будь-якою системою обміну повідомленнями. Однак Web-інтерфейс - це один з його недоліків, до того ж він перешкоджає розгортанню SharePoint в організаціях. Користувачі просто не бажають освоювати ще один інтерфейс системи управління документами. Навіщо відкривати web-браузер, переходити на спеціальний сайт тільки для передачі або завантаження файлу, якщо можна просто прикріпити файл до повідомлення в Outlook? А що, якби з'явився знайомий інтерфейс, який давав би доступ до контенту в SharePoint? Зараз я розповім, як це зробити.

Виберіть правильні версії

Перше завдання для спільного використання Outlook і SharePoint полягає в правильному виборі версій. Microsoft пропонує наступні версії продуктів SharePoint:

WSS 3.0 - найактуальніша версія ядра SharePoint, заснована на ASP.NET 2.0, доступна безкоштовно для завантаження і розгортання на серверах Windows Server 2003.
Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 заснований на WSS 3.0 і є найостаннішим продуктом SharePoint для підприємств. Підходить для великих підприємств і для розгортання в мережах з доступом з Internet.
WSS 2.0 є попередньою пропозицією SharePoint, засноване на ASP.NET 1.1. Також доступно для безкоштовного завантаження для Windows 2003, включено до складу Windows 2003 R2.
SharePoint Portal Server (SPS) 2.0 - це попередній продукт SharePoint, орієнтований на підприємства; заснований на WSS 2.0.

Є й інші варіанти SharePoint, але вони засновані на одному з перерахованих вище чотирьох продуктів. Їх відмінність з точки зору користувача Outlook незначно.

Для отримання переваги спільного застосування Outlook і SharePoint, як мінімум, будуть потрібні версії WSS 2.0 і Outlook 2003. Ця перевага стане більш помітним, якщо у вас є версії WSS 3.0 і Outlook 2007. Не обов'язково застосовувати MOSS 2007 і SPS 2.0, так як WSS 2.0 і WSS 3.0 прекрасно справляються із завданням.

Для настройки спільної роботи Outlook і SharePoint не потрібно певна версія Exchange Server (і навіть сам сервер Exchange). Для інтеграції з SharePoint Outlook не застосовує звичні протоколи обміну повідомленнями типу Messaging API (MAPI) або SMTP. Виняток становлять лише попередження (alerts) SharePoint: вони являють собою повідомлення електронної пошти, які генеруються SharePoint, тому для їх використання необхідна працююча інфраструктура SMTP.

Повнота одержуваних від інтеграції переваг залежить від версії програмного забезпечення. У таблиці 1 показані можливості взаємодії в залежності від версій SharePoint і Outlook. WSS 2.0 і Outlook 2003 забезпечують базову, односторонню ступінь інтеграції. У цій комбінації Outlook отримує дані з SharePoint, проте зміни, виконані в Outlook, не переносяться назад в SharePoint. Для поновлення ресурсів в SharePoint необхідно задіяти браузер, потім оновлений контент знову копіюється в Outlook. Хоча це не найзручніший спосіб роботи, він цілком підходить для багатьох груп і проектів і дозволяє скористатися перевагами спеціальних або групових сховищ, які можна переглядати з Outlook.

Якщо ж використовується Exchange 2007 Outlook Web Access (OWA), то доступ до даних SharePoint навіть спрощується. Можна налаштувати Exchange 2007 OWA для обслуговування запитів (proxy requests) до вказаних внутрішніх серверів SharePoint. В результаті авторизовані користувачі можуть отримувати контент зі сховищ SharePoint клацанням по вкладеним в повідомленнях посиланнях, навіть якщо вони знаходяться за фаєрволом. На жаль, при використанні Outlook це не спрацьовує. Хоча функція Outlook Anywhere в Exchange 2007 дозволить підключитися до Exchange з будь-якого вузла Internet, вона не забезпечує функціональність HTTPS. У цій ситуації (потрібно використовувати Outlook для доступу до даних SharePoint за фаєрволом) необхідно, щоб або сервери SharePoint були опубліковані для зовнішніх користувачів, або знадобиться інше рішення, наприклад підключення VPN.

Контент SharePoint, доступний з Outlook

Під час налаштування спільного використання Outlook і SharePoint в першу чергу необхідно розібратися, як SharePoint зберігає контент. Хоча інтерфейс SharePoint використовує web-сторінки і web-сайти, більша частина контенту SharePoint зберігається у вигляді списків - календарні події, контакти, документи і т.п. Інтерфейс SharePoint спроектований саме для зручного доступу до цих основних списками. Починаючи з WSS 2.0 і Office 2003, Microsoft надає інтеграційні можливості, які дозволяють додаткам Office типу Outlook користуватися списками SharePoint для проміжного обміну даними в форматі HTML. На рисунку 1 показаний типовий список документів SharePoint при перегляді через web-браузер; на рисунку 2 - той же список документів з Outlook.

Розглянемо типи контенту SharePoint, які можна використовувати в Outlook, до речі, це переконує в перевагах використання SharePoint замість Exchange або інших систем обміну повідомленнями:

Робочі області документа (Document workspaces). Робочі області документовявляются сховищами для спільного використання документів. SharePoint пропонує набір необхідних функцій для робочої області документа, наприклад контроль версій (versioning) документа, а також реєстрацію отримання і повернення документа. Хоча багато співробітників звикли використовувати загальні папки (public folders) Outlook і Exchange для організації спільної роботи з документами, загальні папки не забезпечують функцій, що надаються SharePoint. Не варто недооцінювати збільшення продуктивності завдяки роботі з найактуальнішими версіями кожного документа. Користувачі Outlook можуть створювати спільні вкладення (shared attachments), які зберігаються в динамічно створеній робочій області документаSharePoint, який до того ж можна відправити як звичайне вкладення до листа.

Робочі області зустрічей (Meeting workspaces). На малюнку 3 показано, як збирати в одному місці всі звичайні типи контенту, який може бути на зустрічі. Користувачі Outlook можуть легко вставити робочу область зустрічей під час налаштування запрошення на зустріч. Робочі області зустрічей пропонують списки порядків денних (agenda list), приєднану бібліотеку документів (associated document library), список завдань і список рішень (task list, decision list). Всі запрошені можуть мати доступ до них і оновлювати їх, що дозволить учасникам оновлювати порядку денного і надавати необхідні документи, які не посилаючи зміни всім учасникам.

Всі запрошені можуть мати доступ до них і оновлювати їх, що дозволить учасникам оновлювати порядку денного і надавати необхідні документи, які не посилаючи зміни всім учасникам

Контакти (Contacts). Контакти - це записи, що ідентифікують людей, з якими ми співпрацюємо. У SharePoint контакти як правило використовують спільно для роботи над проектом або на сайті; контакти для групи ІТ будуть відрізнятися від контактів відділу кадрів. Контакти SharePoint аналогічні елементам Contact в Outlook і містять багато однакових властивостей, як показано на малюнку 4. Використовуючи список контактів в SharePoint, всі, хто має доступ до цього списку, мають одне місце для поновлення контактів, тому немає необхідності відстежувати і змінювати об'єкти Contact. Можна було б також задіяти загальні папки для спільного використання контактів, але в цьому випадку кожен одержувач повинен буде самостійно стежити за найостаннішими версіями і вручну оновлювати їх.

Можна було б також задіяти загальні папки для спільного використання контактів, але в цьому випадку кожен одержувач повинен буде самостійно стежити за найостаннішими версіями і вручну оновлювати їх

Події (Events). Собитіяпредставляют собою записи, що описують призначені зустрічі, наради або інші календарні дати (appointments, meetings, calendar data). У SharePoint інформація про календарні дати, як правило, є спільною для проекту або сайту, це зручний інструмент для всіх груп. Користувачі Outlook добре знайомі з календарними датами, тому наявність спільних календарів для спеціальних проектів - причому з автоматичним оновленням цих календарів - велике досягнення.

Завдання (Tasks). Завдання- це записи, які перераховують закріплені за учасником проекту завдання і терміни виконання, як показано на малюнку 5. Як SharePoint, так і Outlook пропонують підтримку для створення і призначення завдань, але список завдань SharePoint видно всім користувачам. У цьому випадку не треба вручну посилати і оновлювати ці завдання. Outlook нагадає про завдання SharePoint, які необхідно виконати, і покаже їх в календарі відповідальної особи.

Стрічки RSS (RSS feeds) представляють собою файли XML, що описують web-контент без форматування. Вони дозволяють користувачам підписуватися на джерела контенту з регулярним оновленням. Хоча можна модифікувати WSS 2.0 для забезпечення стрічок RSS, стрічки вбудовані в WSS 3.0 і доступні для більшості типів списків. Ця здатність використовувати стрічки RSS є вбудованою функцією Microsoft Internet Explorer (IE) 7.0 і Outlook 2007 і забезпечує доступ практично до всіх типів даних, що зберігаються в SharePoint. На рисунку 6 показана стрічка RSS в Outlook.

Синхронізація контенту

Для зв'язування Outlook з SharePoint не потрібно встановлювати додаткові компоненти; всі необхідні елементи ActiveX вже включені при установці Outlook. У міру додавання ресурсів SharePoint, Outlook починає відстежувати ці ресурси. Обидві розглянуті версії Outlook створюють окремий файл PST на локальному жорсткому диску для зберігання контенту SharePoint. Кожен список SharePoint представлений в Outlook як окрема папка всередині цього нового сховища. Коли новий контент публікується в списку SharePoint, Outlook копіює його в відповідну папку.

Цей спосіб синхронізації має свої особливості, про які слід пам'ятати. По-перше, де б не запускався Outlook, він автоматично намагається синхронізувати ресурси SharePoint. При доступі до сервера SharePoint завжди проглядається найостанніша версія ресурсів SharePoint, причому в автономному режимі не потрібно запускати синхронізацію вручну. Негативна сторона полягає в тому, що якщо Outlook не може підключитися до налаштованим ресурсів SharePoint, з'являються надокучливі нагадування про аутентифікації і помилки синхронізації.

Через це способу синхронізації для підтримки автоматичної синхронізації слід тримати робочі папки в сховище SharePoint. Можна копіювати з них в звичайні папки тільки окремі елементи, але при видаленні пов'язаних папок Outlook втратить посилання на SharePoint і припинить їх оновлення. Відповідно, елементи, які ви копіюєте або видаляєте з цих папок, які не будуть оновлюватися в нових місцях.

Нарешті, персональне сховище SharePoint прив'язане до використовуваного профілю Outlook і робочого комп'ютера; якщо ви одночасно користуєтеся настільним комп'ютером і ноутбуком, потрібно додати потрібні ресурси SharePoint до обох екземплярах Outlook.

Налаштування Outlook

Процес для використання Outlook з SharePoint простий. Перераховані нижче кроки дають уявлення про загальні процедурах для доступу і роботи з різними типами контенту.

Для отримання доступу до списку SharePoint:

Отримайте доступ до списку SharePoint, який потрібно синхронізувати з Outlook.
Виконайте одну з таких дій:
Для списків контактів і подій WSS 2.0 і SPS 2.0 (Contact and Event) виберіть параметр Link to Outlook (Зв'язати з Outlook) в заголовку списку - див. Приклад цього параметра на рисунку 4.
Для більшої частини списків WSS 3.0 і MOSS 2007 виберіть пункт Connect with Outlook (Підключити до Outlook) в меню Actions (Дії) в заголовку списку.
Дозвольте автоматичну синхронізацію Outlook з ресурсами SharePoint.
Якщо потрібно, можна скопіювати дані SharePoint в інші папки Outlook.

Для прив'язки вкладених файлів Outlook до спільних робочих областей SharePoint Shared Workspace:

Відкрийте повідомлення та додайте файл, як зазвичай.
Натисніть кнопку Attachment Options (параметри вкладення), див. Малюнок 7.
Виберіть параметр Shared attachments ( «Загальні вкладення»).
Виберіть існуючий батьківський сайт, в якому треба створити нову робочу область документа Document Workspace або дайте URL іншого.
Написати користувачеві.

Написати користувачеві

Для зв'язування запрошення на зустріч Outlook з робочою областю зустрічі SharePoint Meeting Workspace:

Відкрийте запрошення на зустріч в Outlook. Введіть необхідну інформацію та заповніть список учасників.
Натисніть кнопку Meeting Workspace (робоча область зустрічі) і вкажіть URL батьківського сайту SharePoint.
Виконайте одну з таких дій:
Створивши нову робочу область, виберіть параметр Create a new workspace ( «Створити нову робочу область»). Виберіть мову шаблону і тип шаблону зі списків.
При використанні існуючої робочої області виберіть її зі списку.
Клацніть OK, щоб створити запрошення на зустріч і створити або зв'язати робочу область зустрічі.

обмеження

Інтеграція Outlook і SharePoint має свої підводні камені. Необхідно пам'ятати про наступні обмеження:

За замовчуванням WSS використовує інтегровану аутентифікацію Windows (Integrated Windows Authentication). В цьому випадку браузер передає параметри пройшла аутентифікацію Windows облікового запису на сервер SharePoint. Outlook може використовуватися в різних ситуаціях, які не передбачають інтегровану аутентифікацію, тому користувачам може знадобитися аутентифікація для синхронізації контенту SharePoint при запуску Outlook.
Необхідно вирішити питання резервування і відновлення синхронізованих даних, тому що вони всі містяться в спеціальному сховищі PST. Це сховище не резервується під час резервування на поштовому сервері, тому потрібно окремо налаштувати резервування цих даних на робочій станції відповідно до прийнятого в організації порядком. Звичайний порядок резервування SharePoint забезпечує збереження даних на стороні сервера, тому якщо локальне сховище втрачено, дані можна відновити. Необхідно також налаштувати резервування профілю Outlook, так як в більшості випадків це не робиться.
Синхронізація SharePoint і Outlook відбувається не так швидко, як хотілося б. Хоча це не повністю довільний процес, синхронізація SharePoint, швидше за все, виконується як фонова завдання. При роботі Outlook налаштовані ресурси SharePoint оновлюються по черзі. У разі великого числа оновлень цей процес займає досить багато часу. Якщо ви поспішаєте, не забудьте переконатися, що ресурси SharePoint повністю оновлені. Для цього достатньо натиснути правою кнопкою на сховище SharePoint в Outlook і запустити синхронізацію.
Як уже згадувалося, якщо ви не використовуєте Outlook 2007 в зв'язці з WSS 3.0, всі зроблені в Outlook оновлення контенту необхідно вручну оновити в SharePoint. Хоча Outlook не рятує від необхідності навігації SharePoint за допомогою web-браузера, Outlook все ж може використовуватися як альтернатива для виконання щоденних завдань.
Поточна версія Outlook 2007 працює повільно, коли розмір призначеного для користувача сховища перевищує 1 Гбайт. Оскільки зв'язку Outlook з SharePoint використовують частково саме для розвантаження поштового сервера від пересилання великих документів, уповільнення роботи може виявитися неприємним сюрпризом при спільному застосуванні Outlook і SharePoint. У статті «You may experience performance problems when you are working with items in a large .pst file or in a large .ost file in Outlook 2007« ( http://support.microsoft.com/kb/932086 ) Бази знань Microsoft ця проблема описана і приведена програма корекції, усуває її.

інші ресурси

Існує безліч ресурсів присвячених SharePoint і Office. Багато з них містять цінну інформацію щодо інтеграції SharePoint з Outlook і з іншими додатками Office. Наведемо тут кілька кращих:

Web-сайт Office Online ( http://office.microsoft.com ) - перше місце для отримання посібників по продуктах сімейства Office. Тут багато корисних для користувачів Office ресурсів, в тому числі посібників щодо вирішення завдань.

Один з кращих ресурсів для кожної версії Office - відповідний набір Office Resource Kit. Ці матеріали можна знайти на сайті http://www.microsoft.com/office/ork . Крім корисних утиліт, в них містяться керівництва, що допомагають керувати програмами Office і забезпечувати їх спільне застосування. Незалежно від використовуваного продукту - WSS 3.0 або MOSS 2007 - більшість матеріалів годиться для обох продуктів.

Група розробників SharePoint веде блог http://blogs.msdn.com/sharepoint , Що дозволяє «зсередини» поглянути на продукт SharePoint. Багато повідомлень присвячено управлінню SharePoint і використання SharePoint через web-інтерфейс.

краще разом

WSS є переважну платформу Microsoft для спільного використання і управління документами і списками контенту. Хоча продукт з кожною версією набуває нові корисні властивості, пропонуючи більше ступенів взаємодії з додатками Office, багато користувачів і адміністратори далеко не повністю задіють переваги його можливостей, вважаючи web-інтерфейс занадто громіздким і незручним.

Таблиця 1. Взаємодія між версіями SharePoint і Outlook

Тільки читання (Read-only)

тільки читання

WSS 2.0