В даний час в Росії спостерігається зростання інтересу до систем електронного документообігу (СЕД) серед державних і комерційних структур. Компанії-розробники готові надати СЕД як для невеликих організацій чисельністю 5-10 чоловік, так і для великих підприємств чисельністю тисячі чоловік. Всього на ринку представлено більше п'ятдесяти рішень цього класу. Але на питання, за якими критеріями правильно вибирати систему, відповідь знають далеко не всі. В даному огляді пропонується аналіз найбільш популярних вітчизняних розробок в області автоматизації документообігу і діловодства.

Сьогодні можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників, що працюють в сфері автоматизації роботи з документами:

Бос-Референт, ГранДок, Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, CompanyMedia, Directum, DIS-системи, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЕД - це в першу чергу система, що дозволяє вирішувати всі типові завдання електронного документообігу для роботи з документами - реєстрація і введення документів, пошук документів, маршрутизація, створення звітів, ведення архіву, встановлення правами доступу в системі. Тому при виборі СЕД просто необхідно переконатися в тому, що система дійсно забезпечує виконання таких завдань. Щоб отримати уявлення про можливості систем, що дозволяють організувати електронний документообіг, була складена таблиця з необхідним набором функціоналу (таблиця 1). Як показано в таблиці, всі представлені системи намагаються йти в ногу з часом і тому володіють майже усіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, DocsVision і LanDocs.

Бос-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Річ (Д), ЕВФРАТ-Документообіг (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системи (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (OW).
Пояснення до таблиць:
"+" - можливість є, "-" - можливості немає, "+/-" - опціонально або зовнішнім ПО, "- / +" - неповна функціональність можливості.

Таблиця 1. Основні можливості систем електронного документообігу

збільшити таблицю

Наступним моментом, на який варто звернути увагу при виборі тієї чи іншої системи, є послуги, що надаються компаніями-розробниками, і технічні вимоги до системи. Для повноцінної роботи з системою в першу чергу необхідно пройти навчання. Розробник повинен надати постійно діючу оперативну технічну підтримку. Послуги з встановлення та налаштування системи, пропоновані розробниками, є необов'язковими і можуть знадобитися тільки в тому випадку, якщо власні IT-фахівці не в силах самостійно здійснити адаптацію системи і введення її в експлуатацію. Знання технічних вимог до системи дозволяє заздалегідь оцінити витрати на придбання додаткового програмного забезпечення і нового обладнання.

Сумарні витрати на придбання системи складаються з вартості ліцензій програмного продукту, бази даних, послуг, додаткових модулів системи і сторонні програми. За загальної вартості серверної і призначених для користувача ліцензій, а також вартості СУБД / платформи, найбільш прийнятними є системи ГранДок, ЕВФРАТ-Документообіг і DocsVision. Вартість бази даних і програмних платформ варіюється від 900 $ (MS SQL Server 2005) до 4000 $ (Lotus Notes Domino). Винятком є система ЕВФРАТ-Документообіг, що має вбудовану СУБД Ніка (0 $) (таблиця 2). Порівняння повних витрат на впровадження систем практично нездійсненно в силу різного підходу компаній-розробників до надання послуг. В примітках до таблиць можна знайти інформацію про використовувані системами базах даних і платформах, а також про модулях, вартість яких врахована для систем LanDocs і CompanyMedia.

Таблиця 2. Вартість сервера і лізенцій

збільшити таблицю

Купуючи систему, не слід забувати про «підводні камені» її впровадження та промислової експлуатації. Може виявитися, що всі достоїнства функціоналу придбаної системи зійдуть на «ні», коли справа дійде до впровадження і використання системи. Наприклад, якщо купується система не містить інструментарію необхідного для настройки під потреби організації власними силами, то процес впровадження вимагатиме участі розробника, що істотно вплине на підвищення вартості впровадження. Адаптувати систему під потреби своєї організації доступними засобами без участі розробника і без додаткових витрат зможуть власники систем ЕВФРАТ-Документообіг і DocsVision. Замовникам інших систем пропонується набір стандартних налаштувань, які можуть бути доопрацьовані розробниками або їх партнерами, що призведе до збільшення витрат на впровадження (таблиця 3).

Таблиця 3. Доступний інструментарій для налаштування системи

збільшити таблицю

Вартість і терміни впровадження є одними з факторів, що впливають на поширеність системи. У кожному конкретному впровадженні вони залежать від можливостей обраної системи і структури компанії-замовника (масштаб, специфіка діяльності і т. Д.), Що набуває систему. За наявними оцінками (таблиця 4), на сьогоднішній день найбільша кількість впроваджень мають системи ЕВФРАТ-Документообіг, Справа і CompanyMedia. Система Справа популярна в державних установах завдяки тому, що вона орієнтована на автоматизацію процедур традиційного діловодства. Поширеність системи ЕВФРАТ-Документообіг пояснюється універсальністю її використання і гнучкою ціновою політикою. Велика кількість впроваджень CompanyMedia забезпечує модульність системи і реалізація на платформі Lotus Notes / Domino.

Таблиця 4. Досвід впровадження систем

збільшити таблицю

Припускаючи, що впровадження пройшло успішно, слід розглянути, що ж ще істотно для автоматизації електронного документообігу. Крім необхідного набору можливостей (таблиця 1) наявність в системі додаткового функціоналу (таблиця 5) може значно спростити роботу з системою всім співробітникам організації (наприклад, настройка повідомлень і нагадувань). У деяких випадках цей функціонал просто необхідний (наприклад, WEB-доступ). Потреби замовника в автоматизації процесів обробки документів з часом можуть змінюватися (наприклад, в разі зміни організаційної структури підприємства), що може привести до необхідності в розвитку системи. Наприклад, виникає ситуація, коли замовник, успішно експлуатує систему в головному офісі організації, згодом приймає рішення про впровадження її в філії. Як видно з таблиці 5, найбільш повноцінний додатковий функціонал за рахунок гнучких налаштувань призначеного для користувача інтерфейсу надають системи Бос-Референт і Optima-Workflow. За іншими параметрами впевнені позиції займають системи Directum, DocsVision і ЕВФРАТ-Документообіг.

Таблиця 5. Додаткові можливості роботи з системою

збільшити таблицю

Важливими характеристиками СЕД є її безпека, надійність і продуктивність (таблиця 6). З таблиці 6 випливає, що системи Directum, DocsVision, Optima-Workflow і ЕВФРАТ-Документообіг дозволяють забезпечити необхідний рівень надійності і безпеки електронного документообігу. У свою чергу продуктивності розглянутих в огляді рішень досить, щоб автоматизувати як невеликі, так і великі структури, так як продуктивність в більшості випадках залежить від можливостей серверного апаратного забезпечення. У разі створення розподіленої системи електронного документообігу (окремі сервери бази даних для кожного підрозділу) кількість одночасно працюючих користувачів може вимірюватися тисячами. Хочеться відзначити, що системи Бос-Референт і CompanyMedia, реалізовані на платформі Lotus Notes / Domino, пропонують найбільш розвинені засоби адміністрування при розподіленої роботі за рахунок можливостей платформи.

Таблиця 6. Надійність, безпеку

збільшити таблицю

висновки

При виборі системи електронного документообігу слід врахувати безліч чинників, і остаточне рішення переважно приймати на основі комплексного аналізу можливостей СЕД в залежності від вимог і специфіки замовника. У таблицях огляду всебічно розглянуті найбільш важливі аспекти вибору, впровадження та подальшого використання СЕД, що враховують крім обов'язкових функціональних можливостей, вартості та досвіду їх використання, можливості їх адаптації, модифікації і розвитку, необхідність яких не так очевидна на початковому етапі впровадження. Критерії, за якими були розглянуті системи - досить універсальні і відповідають завданням автоматизації документообігу як в комерційних, так і в державних установах.

Якщо говорити про вибір СЕД для організації з передбачуваним кількістю одночасно працюючих користувачів близько 50, то найбільш оптимальним рішенням бачиться система ЕВФРАТ-Документообіг, розробка компанії Cognitive Technologies. При помірній ціні система, з одного боку, містить весь необхідний функціонал для автоматизації роботи з документами, а з іншого боку, пропонує широкі можливості настройки і модифікації при впровадженні розробником, партнерами і безпосередньо замовниками. Цікавою пропозицією також є система DocsVision, яка також включає в себе весь необхідний функціонал для автоматизації документообігу і тісно інтегрована з продуктами компанії Microsoft. Система надає гнучкі можливості при адаптації до вимог замовника. В даний час впровадження цієї системи здійснюється через партнерську мережу компанії DocsVision, що говорить про достатню незалежність системи від розробника. Крім цього за окремими критеріями добре показали себе системи Справа, Directum і Optima-Workflow.

Таким чином, використання аналітичних викладок, запропонованих в огляді, допоможе організаціям, зацікавленим в автоматизації документообігу, зробити найбільш прийнятний вибір рішення і тим самим уникнути цілого ряду "прихованих" на початковому етапі впровадження проблем, пов'язаних з використанням систем електронного документообігу.

про огляд

Огляд підготовлений на основі аналізу технічних описів систем, взятих з відкритих джерел, і тестування демо-версій програмних продуктів ГранДок, Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, DocsVision, Optima-Workflow. Дослідження можливостей систем Бос-Референт, CompanyMedia, Directum, DIS-системи, LanDocs проводилося тільки на основі технічних описів, оскільки компанії-розробники даних систем демо-версії не надають.

У підготовці цього огляду брали участь фахівці відділів діловодства та інформаційних технологій Новгородської електро-збутової компанії під керівництвом помічника генерального директора ТОВ «Новелектросбит» Конюшенко Олени Карлівни.