1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Загальна схема складання презентації
3. Порядок складання презентації
4. Складання презентації проекту - процес, що складається з декількох послідовних етапів:
5. Правила складання презентації в PowerPoint

Ілюстрації тексту слайдами вже недостатньо! Як правильно створити ефективну презентацію в MS Powerpoint. Наші поради.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Творча робота: складання презентацій

У загальному сенсі презентація - це представлення чогось нового: готового продукту, проекту, планованої розробки. Зараз частіше під цим терміном розуміється спосіб подачі інформації, при якому доповідь супроводжується ілюстративними матеріалами, слайдами, візуалізація яких здійснюється на окремому великому екрані. Така комбінація лекції і її візуального ряду значно спрощує сприйняття, дозволяє привернути увагу слухачів і сконцентрувати його на суті викладеного питання. Тобто, презентація використовує властивість людини краще і швидше розуміти саме «картинку», а не монотонно викладається доповідачем текст.

Але, щоб складання презентації проекту або бізнес-презентації для замовників дійсно мало очікуваний ефект, тільки ілюстрації тексту слайдами явно недостатньо. Дуже важливо, щоб цілі, які необхідно досягти, були адаптовані до конкретної аудиторії, тобто до того, що саме зібралися на презентацію хочуть побачити і почути, наскільки вони підготовлені і володіють інформацією з того питання, якому присвячено доповідь.

Крім цього, правила складання презентації залежать від тієї ситуації, в якій вона буде проведена. До числа таких ситуацій можна віднести:

Доповідь на галузевій конференції, нараді, аудиторією якого будуть фахівці, прекрасно знайомі з тією проблемою, якій буде присвячений виступ. Зазвичай, доповідачу надається 15-20 хвилин, цього цілком достатньо, щоб не тільки позначити проблему, але і запропонувати своє рішення, проілюструвавши виступ слайдами суворого дизайну, що не відволікаючого від викладу суті проблеми.

Виступ на виставці, супровід стенду. В цьому випадку розраховувати на підготовлених слухачів особливо не доводиться, тому презентація повинна бути короткою і супроводжуватися «картинками», здатними привернути увагу. В цьому випадку краще використовувати більше слайдів, дизайн яких повинен бути багато барвистим і незабутнім.

Бізнес-презентація перед замовниками і клієнтами, також не повинна триває довго і основна увага в ній повинна приділятися результату, а не постановці проблеми і варіантів її вирішення. Сам доповідь повинен бути адаптований до конкретної аудиторії, враховувати ступінь її підготовленості. Зміст слайдів - максимально інформаційно містке, дизайн - професійний.

Тобто, правила і порядок складання презентації повинні враховувати і ступінь підготовленості аудиторії і ситуацію, для якої вона створюється. У цьому випадку такий спосіб прорекламувати пропоновані нові рішення і товари стає дієвим інструментом переконання і досягнення тієї мети, для якої створюється дана презентація.

Читайте також:

Загальна схема складання презентації

Щоб виступ доповідача з презентацією досягло тієї мети, заради якої вона була складена, необхідно, щоб те, що хоче сказати доповідач, було цікаво аудиторії. У тому випадку, коли при складанні проекту презентації доповідач Незрозуміло яка для себе цілі, з якою вона створюється, навряд чи йому вдасться зацікавити нею слухачів.

Для загальних випадків можна використовувати класичну S-образну схему складання презентації , Яка містить чотирьох основні розділи:

Вступне слово - постановка і позначення суті питання;

Опис існуючої проблеми, докази необхідності її розв'язання;

Пропоновані варіанти або варіант вирішення проблеми, докази його оптимальності і актуальності;

Заключне слово - короткий виклад основних запропонованих рішень, заклик до їх практичного втілення.

Порядок складання презентації

Ще на етапі підготовки презентації необхідно проаналізувати, для якої аудиторії вона призначена. Завдяки цьому, при складанні проекту презентації можна буде врахувати потреби і здатності сприйняття слухачів, зробити її максимально цікавою для них. Що необхідно врахувати при аналізі складу слухачів показано в таблиці.

Основні характеристики аудиторії

Показники, які необхідно врахувати

Розмір і склад

- приблизну кількість слухачів;

- демографічний і гендерний склад;

- приналежність до якогось одного професійного співтовариства

Можлива реакція слухачів на утримання презентації

- мета, з якою зібралися люди;

- ступінь зацікавленості в темі презентації;

- рівень підготовленості і можливість сприйняття спеціальної термінології;

- стиль викладу матеріалу (науковий, діловий, популярний).

Довідка

Складання презентації проекту - процес, що складається з декількох послідовних етапів:

1. Вибір теми презентації, постановка задачі, огляд пропонованих рішень;
2. Складання текстового вмісту і підбір ілюстративних матеріалів;
3. Створення ілюстрацій, в тому числі вибір єдиного стилю оформлення слайдів, їх змісту і кількості;
4. Вбудовування слайдів в текстову частину презентації;
5. Публікація готової презентації.

Що стосується вибору теми, він обумовлений актуальністю даного в презентації питання. Оскільки час, що відводиться на доповідь, як правило, обмежена, найкраще розглянути одну, а не кілька тем, як би не були важливі інші. Це дозволить слухачам сконцентрувати увагу на найважливішому питанні і значно посилить ступінь сприйняття матеріалу.

Текстовий зміст необхідно розбити на розділи і дати кожному з них короткий, але ємне назву. У вступній частині коротко слід перерахувати, які питання будуть розглянуті в доповіді.

При підборі ілюстрацій, відповідно до загальних правил складання презентацій, розрахунок їх кількості проводиться з урахуванням тривалості самої доповіді. Практика показує, що за часом на одну ілюстрацію потрібно передбачити близько однієї хвилини. Цього цілком достатньо, щоб аудиторія змогла детально розглянути слайд і усвідомити інформацію, яку він містить. У кожного слайда повинен бути заголовок. Не слід перевантажувати ілюстрацію інформацією - у слухачів не так вже й багато часу, щоб уважно ознайомитися з ним.

Ілюстрації повинні бути наочними і простими для сприйняття. При розміщенні тексту потрібно використовувати марковані списки, короткі фрази. Не варто захоплюватися шрифтами - цілком достатньо двох - для заголовків і основного тексту.

при складанні презентації проекту і оформленні ілюстративного матеріалу потрібно використовувати контрастні кольори і враховувати, що при проектуванні на екран на білому тлі шрифти і ілюстрації світлих тонів можуть бути просто не видно. Краще відмовитися від використання інверсних квітів - коли текст і ілюстрації розміщуються на більш темному тлі - це також ускладнює сприйняття.

При можливості, кожен слайд повинен містити зображення, графік або діаграму, при цьому для сприйняття краще, якщо пояснює «картинку» текст розташовується правіше неї. Для оформлення графічних ілюстрацій використовується той же шрифт, що і при оформленні текстів.

Зверніть увагу: Доповідач повинен супроводити поясненнями всі елементи слайда, як текстові, так і графічні.

Зручним інструментом для складання презентацій проектів є спеціалізовані сервіси - програмне забезпечення, що дозволяє звичайному користувачеві представити потрібну інформацію аудиторії на цілком професійному рівні. До найпопулярніших програмних продуктів можна віднести PowerPoint від компанії Microsoft.

Правила складання презентації в PowerPoint

Програма PowerPoint входить в стандартний пакет MSOffice, тому тим користувачам, хто добре знайомий з роботою текстового редактора MSWord, освоїти її буде легко. У цих програмних продуктах використовується однакова техніка створення і редагування як текстів, так і презентацій.

Для тих користувачів, хто вперше звернувся до допомоги цього інструменту, принципи і правила складання презентації в PowerPoint допоможе краще зрозуміти вбудований Майстер автосодержания і готові Шаблони.

Складання презентації проекту в режимі Майстер автосодержания здійснюється через діалогове вікно, після відповідей в якому програма запропонує для подальшого редагування готовий чернетку. Також в якості основи можна скористатися одним із запропонованих Шаблонів, в них містяться зразки оформлення, розроблені професійними дизайнерами.

Після того, як буде обраний дизайн слайдів, вміст їх можна буде імпортувати з будь-якого файлу, створеного в пакеті MSOffice - і з тих, для оформлення яких використовувався текстовий редактор Word, і з електронних таблиць Excel.

У вікні Створити слайд можна вибрати схему розміщення елементів підготовлюваної ілюстрації. Це макет, на якому виділені області розміщення графіки і тексту. Бажано, щоб всі елементи слайд-фільму були створені за єдиним макету.

Правилами складання презентації в PowerPoint передбачається, що перегляд слайдів, тобто передача управління ними на екран можна буде здійснювати як в ручному, так і в автоматичному режимі. Автоматична зміна слайдів може проводиться як через однакові проміжки часу, так і через ті, що можна буде встановити в індивідуальному порядку.