Microsoft Word 2003.Стілі і шаблони
- вбудовані стилі
- Застосування стилю до тексту
- Перегляд інформації про стилях
- створення шаблону
- Приєднання шаблона до документа
- Перейменування або вилучення стилів
- Безпосереднє редагування шаблону
Поняття шаблону і стилю документа
Створення документа на основі шаблону
Форматування тексту за допомогою стилів
вбудовані стилі
Застосування стилю до тексту
Перегляд інформації про стилях
Призначені для користувача стилі і шаблони
створення шаблону
Приєднання шаблона до документа
Зміна стилів в документі і шаблоні
створення стилів
Перейменування або вилучення стилів
Безпосереднє редагування шаблону
Щоб відформатувати абзац або групу знаків певним, обраним для даного документа чином, необхідно задати цілий ряд параметрів. При великій кількості параметрів надзвичайно складно забезпечити узгоджене форматування однотипних фрагментів документа. Тим більше складно забезпечити узгоджене форматування всіх документів одного типу, а це, як правило, є обов'язковою вимогою при оформленні, скажімо, ділової документації. Якщо ви все ж таки добилися того, що всі документи знаходяться в ідеальному стані, може виникнути потреба змінити оформлення деяких з них, і тоді все доведеться починати спочатку.
Кожен документ Word пов'язаний з певним шаблоном, який вибирається при його створенні, використовується за умовчанням або приєднується до нього пізніше. За замовчуванням нові документи Word грунтуються на шаблоні Normal.dot (Звичайний). Далі ми будемо називати його просто Звичайний.
Стиль - це іменований набір параметрів форматування, які можна застосувати до вибраного фрагменту тексту. Очевидно, що перелік параметрів, які можна застосувати до конкретного фрагменту тексту, залежить від його типу, тому розрізняють чотири види стилів:
- стиль знака - містить тільки параметри шрифту;
- стиль абзацу - містить повний набір відомостей, необхідних для форматування абзацу, тобто параметри абзацу та параметри шрифту;
- стиль таблиці - містить інформацію про межі таблиці, кольорах тексту її елементів, заливці, вирівнюванні і шрифтах;
- стиль списку - містить відомості про форматування маркірованих або нумерованих списків.
Стилі (тобто їх імена і визначення) зберігаються в файлах документів і шаблонів. При створенні документа в нього копіюється набір стилів з того шаблону, на якому він базується. Форматуючи документ, можна використовувати стилі, що містяться в ньому самому, а також стилі з шаблона Normal і вбудовані стилі Word. Крім того, можна застосовувати стилі з так званих загальних шаблонів. Загальні шаблони не використовуються в якості основи для конкретних документів, вони завантажуються автоматично при запуску програми або вручну після її запуску, після чого зберігаються в них стилі стають доступними в усіх відкритих в документах.
Програма Word дає можливість не тільки змінювати, перейменовувати і видаляти стилі, що містяться в документі або шаблоні, але і створювати в ньому нові стилі. Крім того, вона дозволяє копіювати стилі з одного файлу в інший, в тому числі з шаблону в шаблон, з шаблону в документ, з документа в шаблон і з документа в документ.
Все сказане тут про доступ до стилів і виконуваних над ними операції належить і до інших елементів, які можуть зберігатися в шаблонах документів Word.
За допомогою команди Файл -> Створити відкрийте область завдань Створення документа і в області Шаблони клацніть на посиланні На моєму комп'ютері. Програма відобразить діалогове вікно Шаблони, показане на рис. 12.1, де ви зможете вибрати один з наявних на комп'ютері шаблонів.
Разом з Word встановлюється великий набір шаблонів для створення різноманітних документів особистого і ділового характеру. Тому шаблони на вашому комп'ютері є обов'язково.
Мал. 12.1. Вибір шаблону для створення нового документа
Коли ви натискаєте на значку шаблону, праворуч з'являється зразок документа, який буде створений на його основі. Створіть кілька документів на основі готових шаблонів, щоб отримати уявлення про те, як вони можуть виглядати.
Якщо клацнути на посиланні Новий документ в області завдань Створення або вибрати значок з тим же ім'ям в діалоговому вікні Шаблони, програма створить новий документ на основі шаблону Normal. Те ж саме відбувається, якщо клацнути на кнопці Створити панелі інструментів Стандартна. Ви не повинні забувати, що при роботі над документом доступні всі поєднання клавіш, стилі та інші елементи, що входять до складу шаблона Normal, навіть якщо, створюючи документ, ви вибрали інший шаблон.
Крім шаблонів в діалоговому вікні Шаблони представлені так звані майстри створення документів - міні-програми для створення стандартних документів. Кожна з них вводить серію діалогових вікон, де можна вибрати різні варіанти оформлення документа і ввести відомості для заповнення його основних полів (таких, як ім'я адресата листи або реквізити упорядника резюме). Файли майстрів, що мають розширення wiz, приєднуються до документів подібно шаблонами, але їх вміст не можна змінювати. Набір стандартних майстрів встановлюється разом з Word, а крім того, їх можуть створювати розробники програмного забезпечення.
Припустимо, ви призначили деякого фрагменту тексту стиль; прімененіеопределенний стиль. Якщо тепер змінити параметри форматування даного стилю в документі, зовнішній вигляд тексту автоматично зміниться. Те ж саме станеться, якщо скопіювати в документ однойменний стиль з іншими параметрами з шаблону даного документа, іншого шаблону або документа. При цьому програма дає можливість задати для документа установку, яка забезпечує автоматичне оновлення стилів при його відкритті - стилі заново копіюються в документ з його шаблону.
вбудовані стилі
У програмі Word визначено ряд вбудованих стилів і поєднань клавіш для їх застосування. Ці стилі і поєднання клавіш доступні в будь-якому документі Word, якщо тільки вони не перевизначені в самому документі або в його шаблоні. Найважливіші з них наведено в табл. 1. Крім того, існують стилі для заголовків наступних, більш низьких, рівнів, для різних видів списків, для таблиць з різноманітним оформленням, для основного тексту різного формату, для колонтитулів, номерів рядків, сторінок і т. Д. Нарешті, існує ряд спеціалізованих стилів. Вони застосовуються автоматично для форматування таких елементів, як виноски, примітки, представлення структури документа, зміст і предметний покажчик, а також для деяких інших цілей і за замовчуванням не відображаються в списках стилів, доступних для використання в документі.
Таблиця .12.1. Стандартні стилі і поєднання клавіш для їх застосування
Стиль або операція Область дії Поєднання клавішзвичайний
абзац
Ctrl + Shift + N
Основний шрифт абзацу (при його застосуванні форматування виділеної частини абзацу приводиться до стилю цього абзацу)
символ
Ctrl + Пробіл
Тема 1
абзац
Ctrl + Shift + 1
Тема 2
абзац
Ctrl + Shift + 2
Тема 3
абзац
Ctrl + Shift + 3
маркований список
список
Ctrl + Shift + L
Відсутній список
список
Відсутнє
звичайна таблиця
Таблиця
Відсутнє
Підвищення рівня заголовка (зі зміною його стилю)
абзац
Alt + Shift + ¬
Зниження рівня заголовка (зі зміною його стилю)
абзац
Alt + Shift + ®
Застосування стилю до тексту
Щоб відформатувати фрагмент тексту за допомогою стилю - досить виділити його в документі і на панелі інструментів Форматування вибрати зі списку Стиль потрібне ім'я. При цьому стежте, щоб типи виділеного фрагмента і стилю збігалися, тобто стиль знака застосовувався до групи символів, а стиль абзацу - до абзацу.
Поверх будь-якого стилю, незалежно від його типу, можна провести безпосереднє форматування тексту.
Застосовуючи до одного і того ж фрагменту тексту стиль абзацу і стиль знака, ви повинні знати, що параметри останнього мають перевагу. Коли, наприклад, для стилю абзацу Синій заданий синій колір шрифту, а для стилю знака Червоний - червоний, то якщо в абзаці, що має стиль Синій, до одного слова застосувати стиль Червоний, воно буде пофарбовано в червоний колір.
Перегляд інформації про стилях
Інформація про стилях в програмі Word представлена в чотирьох місцях.
- У вмісті поля зі списком Стиль на панелі інструментів форматування відбивається поточний стиль абзацу.
- Якщо вибрати команду Формат -> Стилі і форматування. Відкриється однойменна область завдань Стилі та форматування, показана на рис. 12.2.
Рис.12. 2. Область завдань Стилі та форматування
У текстовому полі, яке знаходиться у верхній частині цієї області завдань, зазначений стиль виділеного фрагмента тексту. Розташована під ним кнопка Виділити все призначена для виділення всього тексту, що має такий же стиль. У списку Виберіть форматування для застосування представлені стилі, наявні в документі і шаблоні Normal, а також поєднання параметрів форматування, застосовані до елементів документа безпосередньо, без використання стилів.
Список, що розкривається Показати, розташований в нижній частині області завдань, служить для вибору категорії стилів, які відображаються в цій області і в списку Стиль на панелі інструментів Форматування. Він містить такі елементи:
- Доступне - стилі і форматування з документа і три стандартних стилю заголовків;
- Що використовується - тільки ті стилі, які використовуються в поточному документі (не ті, що в ньому визначені, а лише ті, які призначені хоча б одному фрагменту тексту);
- Доступні стилі - стилі з документа і три стандартних стилю заголовків (але без форматування, застосованого безпосередньо);
- Все - повний набір стилів, які можна використовувати при форматуванні документа: стилі з документа і стандартні (проте спеціалізовані стандартні стилі, автоматично застосовуються програмою для форматування певних елементів, в цьому режимі за замовчуванням приховані);
- Спеціальне - команда відкриття діалогового вікна Налаштування формату, в якому можна вибрати для відображення конкретні стилі, в тому числі спеціалізовані. Діалогове вікно Налаштування формату, що відкривається при виборі останньої з описаних установок, показано на рис. 3. У ньому можна вказати, які стилі і команди повинні відображатися в області завдань Стилі та форматування і в списку Стиль на панелі інструментів форматування. Тут доступний повний набір стилів, визначених у документі і в програмі Word. У списку відображаються стилі з ледует встановити прапорці для тих стилів, імена яких ви хочете бачити при роботі з документом. Вміст цього списку визначається установкою, обраної в списку Категорія (Доступні стилі, що використовуються, Все, Спеціальні, Чи не показувати стилі).
Мал. 12.3. Діалогове вікно Налаштування формату
Крім того, в діалоговому вікні Налаштування формату є прапорець завжди показувати заголовки 1-3. Прапорці із групи Інше форматування керують відображенням в області завдань Стилі та форматування і в списку Стиль наступних елементів:
- без форматування - форматування; очісткакоманда Очистити формат, що знімає всі форматування тексту і застосовує до нього стиль Звичайний, якщо виділений весь абзац, і стиль абзацу, якщо виділена його частина.
- шрифти - безпосереднє форматування знаків;
- абзаци - безпосереднє форматування абзаців;
- списки - безпосереднє форматування списків.
Установки, задані в діалоговому вікні Налаштування формату, можна зберегти в шаблоні документа, для чого слід встановити прапорець зберегти настройки в шаблоні. Тоді вони будуть діяти для всіх документів, що створюються на основі даного шаблону.
- Можна відобразити назви стилів, призначених кожному абзацу документа. Для цієї мети використовується розташована в лівій частині вікна документа смуга стилів (рис. 12.4).
- Виділіть відформатований текст, щоб не був захоплений знак абзацу, клацніть на кнопці Створити стиль в області завдань Стилі та форматування. В результаті відкриється діалогове вікно Створення стилю, точно таке ж, як вікно Зміна стилю.
- Введіть в поле Ім'я ім'я стилю, а в списку Стиль виберіть установку Знака.
- В поле Заснований на стилі залиште установку Основний шрифт абзацу.
- Встановіть прапорець Додати в шаблон (після чого вікно прийме такий вигляд, як показано рис.8) і клацніть на кнопці OK.
- Клацніть на кнопці Створити стиль в області завдань Стилі та форматування.
- У діалоговому вікні введіть для нового стилю ім'я та в списку Стиль виберіть установку Знака.
- Виберіть в полі Заснований на стилі установку Звичайний.
- Змініть форматування нового стилю.
- Встановіть прапорець Додати в шаблон і клацніть на кнопці OK.
- Відформатуйте один з абзаців у документі довільним чином.
- Виділіть відформатований абзац або встановіть в нього курсор, а потім клацніть в поле Форматування виділеного тексту правою кнопкою миші і виберіть команду Змінити стиль.
- У діалоговому вікні Зміна стилю введіть для стилю ім'я.
- У списку Стиль наступного абзацу виберіть стиль Звичайний.
- Залишивши всі інші параметри стилю без змін, встановіть прапорець Додати в шаблон і клацніть на кнопці OK.
Інформація про стилях присутній і в області завдань Показати форматування - під заголовками Стиль знака і Стиль абзацу. Якщо виділений текст має стиль Звичайний, його стиль тут не вказується.
Рис.12.4. смуга стилів
Щоб вивести смугу стилів на екран, потрібно переключитися в звичайному режимі перегляду документа, відкрити діалогове вікно Параметри і на вкладці Вид задати для параметра ширина смуги стилів будь-яке значення, відмінне від нуля. Після цього можна буде розширити смугу стилів, пересунувши її кордон за допомогою миші. Для того щоб приховати смугу, досить перетягнути її кордон вліво, до самого краю вікна.
У разі якщо структура документів, з якими ви працюєте, досить проста і всі вони однотипні, можна обмежитися перевизначенням декількох стандартних стилів, тобто задати власне оформлення заголовків, основного тексту і списків зі збереженням стандартних назв цих стилів.
створення шаблону
Для створення шаблону треба спочатку створіть новий документ довільним чином. Потім клацніть на кнопці Зберегти і в діалоговому вікні збереження файлу виберіть у списку Тип документа установку Шаблон документа (* .dot, введіть для шаблону ім'я, наприклад, Справка.dot і вкажіть для його збереження свою робочу папку.
Існує й інший спосіб створення нового шаблону. Викличте команду Файл -> Створити, потім в області завдань Створення документа в групі Шаблони клацніть на посиланні На моєму комп'ютері, вкажіть в якості базового шаблон Normal, представлений тут значком Новий документ (при бажанні можна вибрати і будь-який інший шаблон). Після цього в групі Створити встановіть перемикач Шаблон, як це показано на рис. 12.5, клацніть на кнопці OK, а потім збережіть отриманий шаблон.
Мал. 12.5. створення шаблону
Приєднання шаблона до документа
Щоб приєднати щойно створений шаблон до документа потрібно виконати команду Сервіс -> Шаблони і надбудови, щоб відкрити діалогове вікно, показане на рис. 6. Обрана в даному вікні за умовчанням вкладка Шаблони призначена для роботи з шаблонами, інші вкладки - для роботи з XML-документами.
Мал. 12.6. Діалогове вікно Шаблони і надбудови
На вкладці Шаблони задаються два види шаблонів: шаблон документа і список загальних шаблонів. Останні використовуються при роботі з усіма документами, що відкриваються в Word. Для того щоб включити шаблон в список загальних шаблонів програми, слід клацнути на кнопці Додати в області Загальні шаблони і надбудови і вказати файл потрібного шаблону в діалоговому вікні Додавання шаблону. Після цього ви зможете активізувати шаблон в тих сеансах роботи з програмою, в яких він вам буде потрібно, для чого доведеться знову відкрити дане діалогове вікно і встановити прапорець біля імені шаблону. Якщо хочете, щоб заданий вами шаблон, подібно шаблоном Normal, активізувався автоматично при запуску програми Word, помістіть ярлик його файлу в папку C: \ Documents and Settings \ <ім'я користувача> \ Application Data \ Microsoft \ Word \ STARTUP.
Шаблон, пов'язаний з конкретним документом, задається в поле Шаблон документа. За замовчуванням там вказано шаблон Normal. Для того щоб приєднати до документа іншого шаблон, клацніть на кнопці Приєднати і виберіть його в діалоговому вікні Приєднання шаблона. Ім'я Normal буде замінено повним ім'ям файлу шаблону.
Зверніть увагу на прапорець Автоматично оновлювати стилі. Він дозволяє змінити стиль і потім застосувати зміни до всіх документів, створеним на основі цього шаблону.
Функція автоматичного оновлення стилів не тільки дозволяє погоджувати форматування однотипних документів, але і полегшує спільну роботу над документами. Користувачі, що працюють над одними і тими ж документами на різних комп'ютерах, зможуть побачити ці документи в звичному і зручному для себе вигляді, незалежно від того, хто їх створив.
У документі Word можна створювати нові стилі, змінювати існуючі (тобто задавати для них інші параметри форматування), перейменовувати та видаляти. При цьому програма дозволяє відразу ж зберігати зміни в шаблоні документа.
Операції зі стилями найзручніше виконувати в області завдань Стилі та форматування, тому відкрийте її для документа.
Щоб змінити формат стилю, клацніть правою кнопкою миші на імені стилю або лівою кнопкою миші по стрілки зліва зі стилем стоїть, наприклад, Тема 1 і виберіть команду Змінити. У діалоговому вікні Зміна стилю (рис. 12.7) задайте параметри форматування, які ви вважаєте потрібними для назви документа. Налаштування найбільш часто використовуваних параметрів можна здійснити безпосередньо в цьому вікні. Інші параметри задаються у відповідних діалогових вікнах, які відкриваються за допомогою команд із списку Формат внизу вікна. Встановіть прапорець Додати в шаблон, щоб виконані зміни не просто впливали на оформлення документа, але і записувалися в його шаблон.
У діалоговому вікні Зміна стилю є прапорець Оновлювати автоматично. Якщо встановити його для певного стилю, то будь-яка зміна форматування фрагмента тексту, що має даний стиль, буде трактуватися програмою як зміна стилю.
Мал. 12.7. зміна стилю
Існує інший, дійсно зручний, спосіб зміни стилів: відформатувати фрагмент тексту, а потім, виділивши його, натиснути правою кнопкою миші на імені того стилю, якому потрібно призначити таке форматування, і вибрати команду Оновити відповідно до виділеного фрагментом.
Для створення стилів використовуються три способи:
Перший спосіб:
Мал. 12.8. Створення стилю знака
Другий спосіб:
У списку стилів з'явився ще один стиль. Ці стилі позначені символом а, а не знайомий абзацу, як інші стилі в списку, оскільки були створені не стилі абзацу, а стилі знака.
Третій спосіб:
Зверніть увагу на установку Стиль наступного абзацу, що задається в діалоговому вікні створення стилю. Коли, закінчивши набирати відформатований даним стилем абзац, ви натискаєте клавішу Enter, програма створює наступний абзац і застосовує до нього той стиль, який вказаний як стиль наступного абзацу. Наприклад, якщо після заголовка певного рівня в документі завжди слід звичайний текст, то налаштовуючи стиль цього заголовка, має сенс поставити в поле Стиль наступного абзацу стиль Звичайний.
Перейменування або вилучення стилів
Перейменування стилю виконується в діалоговому вікні Зміна стилю. Якщо при цьому ви встановите прапорець Додати в шаблон, щоб внесена зміна відбилося і в шаблоні, то вихідний стиль залишиться в шаблоні, куди буде просто доданий новий стиль із зазначеним вами ім'ям.
Для видалення стилю з документа потрібно натиснути правою кнопкою миші на імені стилю на панелі Стилі і форматування і вибрати команду Видалити, а потім підтвердити видалення. В цьому випадку у вас взагалі не буде можливості вказати, що зміни повинні відбитися в шаблоні.
Безпосереднє редагування шаблону
Існує можливість відредагувати стилі безпосередньо в шаблоні документа. Для цього потрібно вибрати команду Файл -> Відкрити, в діалоговому вікні Відкриття документа задати в поле Тип документа установку Шаблон документа (* .dot), вказати файл шаблону і клацнути на кнопці Відкрити. Шаблон відкриється в програмі як звичайний документ. При цьому у вас буде можливість створювати, видаляти і перейменовувати стилі, а також застосовувати їх до тексту.
на початок