Я почну з простого твердження: все юристи, де б вони не працювали, повинні йти в ногу з технічним прогресом. В іншому випадку вони ризикують залишитися «за бортом» професійної діяльності. Старі методи роботи вже «не пройде».

Зі своєї дзвіниці я бачу, як багато маленьких юридичні контори не замислюються про те, наскільки вони відстають в рівні своїх технічних знань. Звичайно, вони просто хочуть працювати юристами. Ті, хто не зміг адаптуватися до нових технологій, продовжують працювати по-старому. Деякі юристи, навіть з представників так званого «цифрового покоління», стоїчно не хочуть приймати нові реалії.

Не треба їх боятися. IT-гуру ставати не обов'язково. Все, що від вас вимагається, - це навчитися застосовувати нові технології. А це не так вже й складно.

Як оцінити рівень вашого «технічного інтелекту»?

Технічний інтелект (далі - ТІ) можна оцінити на двох рівнях.

1) Перший (базовий) - це оцінка ваших технічних знань в порівнянні з тими, які були або могли б бути в минулому.

2) Другий (просунутий) - це володіння спеціальними комп'ютерними або технічними знаннями, які потрібні юристу і які не були затребувані ще 5-10 років тому. Спеціальні пізнання можуть залежати від сфери вашої юридичної діяльності. Однак ці пізнання необхідні для виконання завдань, які ви не можете делегувати технічного або адміністративному персоналу.

Я працював в IBM з кінця 70-х до початку 90-х. З того часу методи ведення бізнесу, в тому числі і в юриспруденції, істотно змінилися. У 1979 році персонального комп'ютера, в тому вигляді, в якому ми його зараз знаємо, не існувало.

У маленьких юридичних фірмах працювали на електричних друкарських машинках. Великі фірми і компанії перейшли до використання автономних текстових редакторів набагато раніше. Більшість документів, включаючи листи, клопотання, бріфи друкувалися, виправлялися вручну і постійно передруковувалися. Всюди була папір. Дуже багато паперу і сталеві картотеки, напхані картонними папками зі справами.

Хотів взяти роботу додому? Будь ласкавий приходь з сумкою на коліщатках, інакше навряд чи понесеш десятки коробок з судовими матеріалами.

До суду треба було нести ще більше паперу. Іноді не зайняті в процесі адвокати приходили до суду, щоб допомогти своєму колезі принести документи або перекладати їх під час процесу. У цю епоху і бухгалтерія була виключно «в руках» людей з її гросбухах, звітами і рахунками. Бухгалтерську роботу в юридичній фірмі не завжди вів спеціальний людина, іноді це був співробітник на півставки або секретар, у якого це було щось на зразок додаткового обов'язку.

Впровадження в 1981 році персонального комп'ютера IBM, неухильне розвиток комп'ютерної техніки та ПО стало спонукальною причиною для отримання нових знань. Поява Інтернету, цієї всесвітньої павутини, в якості інформаційного простору зумовило процес величезних змін.

Тим не менш, багато приватно практикуючі адвокати та невеликі фірми відносяться до комп'ютерів та Інтернету тільки як до ще одного способу швидко і ефективно виконувати паперову роботу. Ці люди, собі в збиток, не помітили останні три десятиліття технічного прогресу.

Що необхідно знати і вміти?

Отже, які технології необхідно впровадити в практику юристів у 2017 році?

13 технічних інструментів, які дозволять приборкати технічний прогрес на догоду прибутку фірми.

1. Електронна пошта

Деякі вчені мужі запевняють, що ера електронної пошти закінчилася, на зміну їй прийшли більш швидкі способи обміну повідомленнями (месенджери). Месенджери надзвичайно ефективні для обміну повідомленнями всередині фірми. Але поки немає нічого кращого електронної пошти, яка поєднує текстові повідомлення з передачею різних типів файлів - фотографій, PDF і т.д.

Електронна пошта може цілком витиснути звичайні види передачі кореспонденції: пошту і експрес-доставку. Тим не менш, багато невеликі фірми не визнають електронну пошту, їм потрібно офіційний лист або попередній телефонний дзвінок.

Я - активний користувач електронної пошти на смартфоні і планшеті: в офісі, вдома, на прогулянці і в залі суду. Для мене це найкращий спосіб для спілкування.

Моя порада: переконайтеся, що клієнти отримають від вас лист протягом робочого дня. А ще не забудьте ознайомитися з етикетом при роботі з електронною поштою.

2. Месенджери або чати

Не варто змішувати спілкування із зовнішнім світом за допомогою електронної пошти та спілкування з колегами. Для спілкування з співробітниками має сенс використовувати месенджери. Такий спосіб спілкування особливо хороший, якщо вони працюють вдома, або у вашої фірми кілька філій. Навіть якщо ви перебуваєте в одному місці з колегами, спілкування за допомогою повідомлень або чату заощадить час. Чати підвищують ефективність спілкування, якщо вам необхідно обмінятися інформацією з кількома людьми, а також економлять час, який ви б витратили на проведення «жахливо довгих і нудних» зібрань.

3. Сайти

Я часто переглядаю «шаблонні» сайти приватних адвокатів або невеликих юрфірм, створені фрілансерами, маленькими веб-студіями, і навіть великими компаніями, які ми знаємо і любимо. Ваш сайт повинен відображати ваше світовідчуття, філософію вашої компанії. Ознайомтеся з сучасними веб-сайтами і популярними платформами, якщо хочете замислитися розробкою сайту самостійно.

І ще, переконайтеся, що ваш сайт коректно відображається на мобільних пристроях.

4. Хмарні технології та архівування файлів

Приватно практикуючі адвокати та невеликі фірми повинні використовувати хмарні технології. Це може бути система менеджменту компанії або сховище файлів, наприклад, Dropbox (dropbox.com).

Всі документи вашої компанії повинні бути відскановані або іншим способом переведені в PDF- файли. У доступному для огляду майбутньому документи в PDF стануть галузевим стандартом.

В моїй фірмі немає паперового архіву і ми не ходимо в суд з візками. Якщо ви мені зателефонуйте і вам знадобиться документ місячної давності, я не буду кликати секретаря, у нас і посади такої немає. Просто назвіть мені номер документа, і я його знайду.

5. Софт для управління підприємством

За останні півтора десятиліття були досягнуті величезні успіхи в управлінні невеликою фірмою. IT-компанії пропонують великий вибір варіантів хмарного зберігання документів, альтернативних покупці серверів. Можете розглянути наступні варіанти: PracticePanther (practicepanther.com), CosmoLex (cosmolex.com), Clio (clio.com) та інші програми. Можливо, вам сподобаються поєднання коробкових продуктів, таких як Outlook (outlook.live.com), Office 365 (office.com), WordPerfect Office (wordperfect.com), QuickBooks (quickbooks.intuit.com), Wunderlist (wunderlist.com) , FileCenter (lucion.com), Minute7 (minute7.com) та інших.

6. «Спільне робоче простір» / портал для клієнтів

Більшість хмарних систем зберігання даних і систем управління дозволяють створювати безпечне віддалене «спільне робоче простір» для клієнтів і адвокатів.

Вам більше не доведеться пересилати файли «туди-сюди». Ви також можете вирішити потенційну проблему «управління версіями». Можна викласти повну версію файлу для клієнта або тільки частина - в залежності від конкретних обставин.

Все це дозволить вам не турбуватися про розміри файлу (а електронна пошта має обмеження). А ще ви заощадите масу часу.

7. Софт для резервування

Незалежно від того, яке ПЗ ви використовуєте, необхідно робити резервні копії всіх даних. Я використовую CrashPlan (crashplan.com), але є багато інших відмінних варіантів, таких як Carbonite (carbonite.com) або Mozy (mozy.com). Пам'ятайте: є тільки два типи жорстких дисків: ті, які зламалися, і ті, які зламаються.

8. IP-телефонія

Я використовую хмарну VoIP-систему (Voice over Internet Protocol) з компонентом Hosted PBX, яка дозволяє вільно спілкуватися. Ви можете обслуговуватися в «телефонної компанії» і все одно купити своє власне VoIP-обладнання, але не зобов'язані.

Якщо мене немає в офісі, дзвінки перенаправляються на мій стільниковий телефон. Якщо я недоступний, то голосова пошта відправляється мені по електронній пошті. Мій автовідповідач працює швидко. Ваша телефонна система повинна бути організована таким чином, щоб забезпечити максимальний доступ до вас, а не відключати тих, хто вам телефонує.

9. Гаджети для мобільності

Я знаю адвоката, яка не розуміє, як використовувати її давно застарілий телефон BlackBerry. По електронній пошті вона може спілкуватися тільки за допомогою комп'ютера в офісі. Упевнений, ви, як і я, не хочете «належати» клієнтам або колегам цілодобово сім днів на тиждень.

При цьому ви повинні спілкуватися зі своїми клієнтами та іншими адвокатами за межами офісу протягом робочого дня. Ви ж не хочете поселитися в своєму офісі!

Вашу мобільність сьогодні забезпечують вірні помічники: смартфони, планшети і ноутбуки.

10. Софт для пошуку по базі документів

Всі юристи, навіть ті, які не займаються судовими процесами, повинні мати доступ до систем електронного пошуку. Ви можете не використовувати Westlaw (westlaw.com) або Lexis (lexis.com). Є й менш дорогі платформи, такі як Fastcase (fastcase.com), доступ до яких можна отримати при вступі в асоціацію вашого штату.

Вам потрібен доступ, принаймні, до однієї електронної пошукової платформі, щоб робити свою роботу якісно і в строк.

11. Електронні системи подачі документів до суду

Цю обов'язок ви не можете делегувати своїм помічникам або співробітникам. Якщо ви працюєте на федеральному рівні або займаєтеся банкрутствами, то ви використовуєте системи Case Management / Electronic Case Files (CM / ECF).

Системи електронного судочинства відрізняються в різних штатах. У моєму штаті Нью-Джерсі ця система впроваджується повільно, і робота ще не завершена. Але навіть якщо ви не плануєте займатися заповненням електронних форм, вам необхідно знати цю систему. Зрештою, це входить в обов'язки адвоката.

12. Соцмережі

Я не думаю, що використання соцмереж так вже необхідно адвокату або юристу. Деякі експерти стверджують, що це важливо і актуально. Проте, необхідно мати уявлення про те, що таке Facebook (facebook.com) і LinkedIn (linkedin.com).

13. Спеціалізовані юридичні сайти і рейтинги

Управління профілем і розміщення коментарів на Avvo (avvo.com), Google Business (google.com/business), LawyerRatingz.com, Martindale (martindale.com), Lawyers.com або FindLaw (findlaw.com) може бути і не кращий спосіб провести вільний час. Однак важливо мати уявлення про свою репутацію в інтернеті. Реагуйте на коментарі, якщо необхідно, регулярно стежте за своїми безкоштовними профілями на Lawyers.com, Avvo, або FindLaw. Якщо необхідно, створіть платний аккаунт на одному з цих сайтів. Відсутність вашої активності в інтернеті не гарантує щастя.

Завершимо список з 13 пунктів питанням: чи потрібні спеціальні технічні навички. Деякі сфери юриспруденції, наприклад, складні цивільні суперечки або банкрутство, вимагають певних технічних умінь. У складних судових процесах вам знадобиться вміння працювати в пошукових системах, додатках, знати виробників ПЗ, розбиратися в комп'ютерній криміналістиці і т.д. Для участі в процесах про банкрутство необхідно вміти розбиратися в спеціальному ПО для банкрутства, включаючи новітні системи управління банкрутством на основі хмарних технологій, такі як як NextChapter (nextchapterbk.com).

Як використовувати ваш ТИ?

Завдяки добре реалізованим технічним рішенням для невеликих компаній, наприклад, моєї, можна чуйно реагувати на свої потреби і потреби клієнтів. Мені не потрібно з 9 до 5 сидіти в офісі за своїм столом, заваленому стопками паперів в очікуванні поштового кур'єра або дзвінка по антикварному телефону.

Багато з технологій, описаних вище, є хмарно-орієнтованими. І в них є недоліки, наприклад, в роботі можуть відбуватися перебої. Однак переваги теж є. Наприклад, низька вартість.

Для того, щоб відкрити юрфірму 10 років тому, вам треба було купити телефони, факси, сервери, принтери і сканери та інше дороге устаткування. Зараз замість цього необхідні смартфони, ноутбуки та планшети, а також принтери і сканери.

Чи будуть технології, які використовують юридичні фірми, розвиватися в майбутньому так само швидко як зараз? І так і ні. Деякі технології, які використовують в роботі юристи (планшети, ноутбуки і т.д.) вже цілком розвинулися, інші - на початку свого шляху. У наступні 10 років ми будемо використовувати технології, про які ще ніхто не замислювався.

Підведемо підсумок

Суть технологій, описаних вище, іноді важко зрозуміти. Однак ви вже знаєте більше, ніж вам здається. Почніть читати статті або блоги, присвячені різним технологічним рішенням для юристів, стежте за новинками в цій сфері, або навіть найміть консультанта, який допоможе вам впровадити будь-які технічні рішення для роботи вашої компанії. Економічний тиск на невеликі юрфірми не зменшується. А це означає, що, збільшуючи свій ТИ ви зробите свій бізнес більш успішним, а себе - щасливим і ... багатим.

Автор: Edward J. Zohn - директор Zohn & Zohn, LLP, юридичної фірми в Уоррене, Нью-Джерсі. Стаж юридичної практики автора: 20 років, великий досвід в шлюборозлучних справах. Представляє інтереси приватних осіб і підприємств з усіх видів юридичних проблем: від суперечок в сфері нерухомості до кримінальних справ. Він практикує в Нью-Джерсі, Нью-Йорк, Коннектикут, і в Окружному суді США, округ Нью-Джерсі.

джерело: Increasing Your TQ (Technology Quotient): Why Lawyers Must Become Competent in the Tech Domain ,

Переклад виконаний співробітниками Інституту судових експертиз та криміналістиці.

Джерело зображення: кадри з фільму "Хороша дружина" (Good Wife), США.

Дата редакції: 01.12.2017