1. 37 майданчиків
2. Півмільйона відвідувачів сайту
3. план Б
4. За місяць вийшло 6202 матеріалу про святкування

В активі Консалтингової групи «Полілог» з'явився ще один проект по PR-підтримці заходу. Замовником виступив Департамент культури Уряду Москви, з яким ми працюємо вже не перший раз. А основним завданням, яке вирішували співробітники полілог, стала інформаційна підтримка Дня міста Москви 2016.

Проектна завдання для нас існувала в двох вимірах:

1. Концептуальна - закріпити статус Департаменту культури як основного організатора свята, враховуючи, що ряд майданчиків в місті віддані в управління іншим структурним підрозділам Уряду Москви;
2. Інструментальна - виконати функцію медіа-центру, підготувати зведену програму заходів на всіх майданчиках і донести цю інформацію до городян.

37 майданчиків

Число майданчиків, інформацію про яких ми збирали і розповсюджували, склало 37. Така кількість локацій, на кожній з яких було заплановано щось унікальне, вимагає великих зусиль з відстеження актуального розкладу, тим більше програми всіх майданчиків змінювалися практично в режимі «онлайн». У зв'язку з цим багато елементів програми з'являлися на mos.ru лише в останній момент. Але на минулих проектах ми зібрали базу контактів прес-секретарів майданчиків - це дозволило нам отримувати інформацію безпосередньо і оперативно наповнювати сайт. Взяли собі на замітку, що при плануванні PR-супроводу таких заходів потрібно з самого початку вибудовувати точкове взаємодія з прес-службами конкретних майданчиків.

Для ефективного поширення інформації про свято нам були потрібні інформаційні партнери - не менше 2 партнерів для кожної площадки. Інфопартнерам пропонували охопити нову аудиторію і розширити пул тим, репортажі про які вони публікують. І те, і інше було можливо на Дні міста в силу великої кількості відвідувачів і широкого спектру активностей, в яких можна було взяти участь. Ми також ділилися з інфопартнерамі інтерактивними картами з інформацією про заходи і впроваджували їх відеоролики в програму конкретних майданчиків.

Півмільйона відвідувачів сайту

Домовившись про співпрацю з інформаційними партнерами, ми впритул зайнялися підготовкою і розміщенням інформації про святкові заходи на сайті mos.ru, і паралельно здійснювали його просування за допомогою контекстної реклами в пошуковій системі Яндекс і SMM-просування. Крім цього просували ресурс через ЗМІ шляхом розсилки прес-релізів, зміст яких безпосередньо вело на сайт Уряду Москви. Головною відмінністю просування Дня міста 2016 року від торішнього візиту заходу стало те, що основним майданчиком для просування в Інтернеті став сайт mos.ru (в минулому році це був сайт ялюблюмоскву.рф), а в соціальних мережах акцент був зроблений на акаунтах Департаменту культури і « Я люблю Москву »(в 2015 робота велася тільки з другим аккаунтом). Ось результати нашої роботи:

• кількість відвідувачів сайту mos.ru виросло на 42,4% в порівнянні з об'ємом відвідувачів сайту ялюблюмоскву.рф в минулому році (479 748 проти 276 223);
• кількість переглядів публікацій на сторінках Департаменту культури і «Я люблю Москву» в «ВКонтакте» склало 5096 (тут ми могли б і краще відпрацювати, якщо чесно);
• кількість лайків на публікаціях в Facebook склало 1923 (в 1,7 рази більше, ніж в минулому році);
• в Instagram - 6472 (на 700 лайків більше, ніж в 2015).

Ми виконали блок робіт з підготовки контенту і монтажу відеозаставки про Москву і майданчиках святкування Дня міста, яка транслювалася на екранах, встановлених в районах столиці. В ролики увійшли кадри святкування Дня міста Москви 2015 і спеціальний відеоряд, люб'язно наданий ВГТРК і знятий за допомогою дронів, чого громадянам робити не можна з міркувань безпеки. Відеозаставки показували, з одного боку, позитивні іміджеві зміни, які відбулися в столиці за минулий рік, і, з іншого боку, анонсували програму заходів на неділю 11 вересня, так як ми побоювалися, що москвичі і гості столиці віддадуть перевагу відвідати майданчики в суботу, 10 вересня. Це спрацювало, і відвідуваність майданчиків 11 вересня не поступалася першого дня святкування.

Особливе місце в просуванні програми заходів займали ТВ та аудіо ролики про Москву як місто російського кіно. Пам'ятайте, що на вулицях всюди стояли макети кінокамер, бутафорські бобіни з кінострічками і екрани, на яких показували ролики? Столиця в день свята органічно вписалася в концепцію Року російського кіно. Кожен майданчик присвячувалася конкретному фільму, а відеоролики містили інформацію про інших майданчиках, запрошуючи відвідувачів заглянути і туди в процесі прогулянок по місту.

Найцікавіше, звичайно, відбувалося 10 вересня, коли ми акредитуватися журналістів для роботи на Красній площі, де москвичів зі святом вітав особисто Президент Росії і мер міста Москви. Завжди хвилююче проводити заходи за участю перших осіб, а тут Президент, та ще й на головній площі країни. У нас пів офісу дивилося, як керівник проекту інструктував менеджерів по процесу акредитації, а вони у відповідь: «Можна нам не ходити? Дуже страшно. Раптом щось не так, і Президент побачить. Як йому в очі-то потім дивитися? ». Щоб нівелювати почуття страху, ми розробили план А: готуємо списки, отримуємо бейджи заздалегідь і видаємо їх в день перед заходом.

план Б

На жаль, план А не спрацював, і на цей випадок у нас був заготовлений план Б: в день перед заходом журналістам розіслали пам'ятку з інформацією про те, де і коли отримувати бейджі; вранці 10 вересня співробітники полілог почали видачу бейджів на КПП. Незважаючи на те, що бейджи отримали в змішаному вигляді, видали 250 штук за 90 хвилин. Як то кажуть, все трюки виконані професіоналами, не намагайтеся повторити це вдома. У цьому контексті, до речі, рекомендуємо всім займаються акредитацією ЗМІ на заходи, заздалегідь готувати пам'ятку для журналістів з приводу проходу і розміщення на майданчику, допомагає заздалегідь зняти багато питань.

Одним із завдань, було підвищення згадуваності в ЗМІ міністра культури Москви Олександра Кибовська. Для вирішення цього завдання ми організували для нього серію анонсують інтерв'ю, ефіри на радіо та прес-конференцію. У перший день святкування столиці провели два прес-підходу: один на Червоній площі перед урочистим відкриттям Дня міста Москви, а другий прес-підхід - в розпал гулянь на Тверській вулиці, де були анонсовані ключові заходи на 11 вересня.

Безпосередньо 11 вересня, в неділю, ми організували повноцінний колл-центр для відповідей на питання журналістів за програмою заходів і готували контент для соціальних мереж Департаменту культури і Ялюблюмоскву.рф.

За місяць вийшло 6202 матеріалу про святкування

Зараз за підсумками проекту ми займаємося аналітикою (так, наприклад, за період з 15 серпня по 15 вересня 2016 року в ЗМІ вийшло 6202 матеріалу про святкування Дня міста Москви, що в два рази більше за минулорічні показники) і готуємо звітний фільм про захід, який обов'язково вам покажемо.

Для всіх, хто займається PR-супроводом заходів та акредитацією ЗМІ, можемо дати кілька корисних порад:

1. На заходах, де багато майданчиків, необхідна точкова робота з прес-службами підвідомчих установ замовника для того, щоб оперативно передавати інформацію та уникнути її спотворення.
2. Не економте на акредитації (більше людей, більше стійок видачі).
3. Будьте готові до того, що інформація про захід та програмою буде постійно змінюватися, і з цим нічого не поробиш: треба вміти оперативно реагувати. Найпростіший спосіб знайти це вміння - виділити окрему людину для відомості інформаційних потоків (одне офіційне вікно входу і виходу інформації про зміни).

Підводячи підсумок чергового проекту по PR-підтримці заходів, відзначимо, що ми впоралися з реалізацією обох вимірів проектної задачі:

• закріпили статус Департаменту культури як основного організатора свята;
• провели ефективну PR-кампанію з підтримки заходу.

Окрему подяку висловлюємо прес-службі Департаменту культури м Москви, співробітники якої день і ніч залишалися на зв'язку для узгодження оперативних новин і прийняття стратегічно важливих рішень!

Ми дякуємо інформаційних партнерів, взаємодія з якими дозволило нам забезпечити PR-супровід Дня міста Москви 2016 на найвищому рівні: ІТАР-ТАСС, Lenta.ru, Аргументи і Факти, Gazeta.ru, 8 канал, Телеканал «Моя КРАЇНА», Комсомольська правда, Яндекс.Афіша.