1. Для чого компанія веде журнал реєстрації вхідних і вихідних документів
2. Коли краще вести журнал реєстрації вихідних документів окремо від журналу обліку вхідної кореспонденції
3. ★ Дізнайтеся 5 важливих нюансів обліку вхідних документів
4. Хто веде журнал реєстрації вихідних документів
5. Як оформити журнал реєстрації вихідних документів
6. Як вести журнал реєстрації вихідної кореспонденції
7. Які документи не вносять до книги реєстрації вихідних документів

У статті пояснимо, як скласти книгу обліку вихідних документів самостійно, що писати в кожній графі журналу, і які документи в нього включати не потрібно.

Скачайте корисні матеріали:

Для чого компанія веде журнал реєстрації вхідних і вихідних документів

Не всякий текст, навіть роздрукований на бланку організації, володіє юридичною значимістю. Щоб ділова записка, лист або інструкція стали документами, потрібно заповнити обов'язкові реквізити. Унікальні для кожного формату реквізити встановлює ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перелік обов'язкових реквізитів та їх розташування визначає формуляр документа. Формуляри наказу, службової записки, вхідного або вихідного листа розрізняються. Але у цих документів, як входять, так і вихідних - є кілька загальних реквізитів. До їх числа належить унікальний реєстраційний номер.

Шпаргалка від експертів «Системи кадри». Обов'язкові реквізити документів

Завантажити шпаргалку повністю

Ви юридично підтверджуєте, що отримали документ або що створили і передали його адресату, коли проставляєте на ньому реєстраційний номер. Ділова папір, на якій його відзначили, набуває статусу офіційного документа. Вона стає об'єктом обліку і контролю, який вимагає виконання в залежності від формату.

Коли краще вести журнал реєстрації вихідних документів окремо від журналу обліку вхідної кореспонденції

Книга обліку вхідних і вихідних документів може бути спільною. Для цього потрібно, щоб в ній була можливість автоматизувати сортування і пошук за запитами. Наприклад, коли в компанії мало кореспонденції і вести журнал можна в електронних таблицях Excel.

Підказка від експертів журналу «Довідник секретаря». Як скласти електронний журнал реєстрації документів в Excel

Використовувати послугу експертів

На підприємстві, яке веде активну переписку, документи реєструють, контролюють і обробляють через автоматизовані системи. При цьому користувач може використовувати і загальний, і роздільні журнали реєстрації.

Ведіть різні журнали для вхідної та вихідної кореспонденції, якщо ви фіксуєте інформацію про кореспонденції в паперовому вигляді. Так з меншою ймовірністю допустите помилку, коли привласнюєте документам унікальні номери. Крім того, так буде легше обробляти інформацію.

★ Дізнайтеся 5 важливих нюансів обліку вхідних документів

Використовувати окремі журнали реєстрації зручно в усіх випадках. Ви будете швидше знаходити потрібні документи, організовувати оперативний облік і контроль, в режимі реального часу вести аналітичну та довідкову обробку інформації про документообіг.

Хто веде журнал реєстрації вихідних документів

Вибір фахівця або відділу, який буде відповідати за журнал обліку вихідних документів, залежить:

• від організаційної структури компанії;
• чисельності персоналу;
• обсягу документообігу;
• форми, в якій організований документообіг.

У великих компаніях зазвичай є окрема служба з діловодства. Вона і заповнює журнал реєстрації вхідних і вихідних документів. Якщо підрозділ веде активну переписку, в разі потреби в ньому так само призначають співробітників, які будуть відповідати за документообіг і реєстрацію вхідних і вихідних документів.

У невеликих компаніях книга реєстрації вихідних документів може вестися штатним діловодом. Іноді керівництво ставить секретарю обов'язок по реєстрації та ведення журналів обліку. В такому випадку, додаткові завдання оплатять як за суміщення посад.

Додаткова угода до трудового договору. суміщення професій

Завантажити бланк додаткової угоди

Співробітник, якому доручили облік, може журнал реєстрації вихідних документів зразок скачати Excel через інтернет. Але краще самостійно розробити форму журналу, яка буде адаптована до конкретних потреб організації

Як оформити журнал реєстрації вихідних документів

Уніфікованої форми журналу обліку вихідних документів немає. Тому кожен роботодавець може використовувати власний бланк, який розроблять і затвердять в обліковій політиці підприємства.

Книга обліку повинна містити такі відомості:

• унікальний реєстраційний номер, присвоєний документу;
• дату реєстрації;
• формат документа - лист, записка, інформація;
• дані адресата;
• тему документа - короткий зміст;
• кількість екземплярів;
• загальна кількість аркушів;
• дані виконавця.

Журнал реєстрації вихідних документів: зразок від експертів «Системи кадри»

Журнал реєстрації вихідних документів зразок заповнення скачайте за посиланням на початку статті >>

Як вести журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Як правило, журнал ведуть по роках. При реєстрації номер вихідних документів привласнюють з початком нового календарного року в порядку зростання, починаючи з одиниці. Нумерація може містити і буквену індексацію, відповідно до номенклатури справ, затвердженої на підприємстві. В цьому випадку, літерні індекси можуть позначати, наприклад, підрозділ, службу, індекси справ, в які згодом підшиють документ. Датою документа вважають день, коли він був підписаний.

Питання відповідь

Як правильно сформувати номер документа?

Найчастіше індекс справи за номенклатурою справ включають до складу реєстраційного номера при реєстрації вхідних і вихідних документів. Реєстраційний номер вихідного документа може включати ...

Дізнатися відповідь повністю

В інших графах журналу обліку вихідних документів вказують:

• в графі «Адресат» - найменування юридичної особи, якій відправляють документ і реквізити отримувача-фізичної особи: прізвище, ініціали, поштовий індекс;
• в графі «Тема» або «Короткий зміст» - тему документа коротко;
• в графі «Виконавець» - прізвище та ініціали виконавця, підрозділ і контактний телефон.

У журнал обліку можна включити і додаткові графи. Однак це не вийде зробити, якщо ви купили готовий журнал в магазині канцтоварів. Якщо розробляєте власну форму, можете додати в книгу обліку вихідної кореспонденції такі графи:

• «Примітка» - вкажіть будь-яку додаткову інформацію про документ, яка допоможе швидше його ідентифікувати і знайти. У цю графу можна додати, наприклад, відомості про спосіб пересилання документа, кількості примірників або листів;
• «Номер справи» - проставте номер справи, в яке даний документ підшиють після закінчення терміну поточного зберігання.

Які документи не вносять до книги реєстрації вихідних документів

До виходить документа потрібно докласти супровідний лист, щоб привласнити йому реєстраційний номер і внести його в журнал обліку. Не дають реєстраційні номери і не враховують в журналі таку кореспонденцію:

• поштові відправлення з позначкою «особисто»;
• інформаційні та рекламні буклети, інші друковані видання;
• вітальні телеграми, листівки;
• договори поставки, підрядних організацій, оферти;
• первинні бухгалтерські та планово-фінансові документи;
• комерційна пропозиція.

Тому, якщо виконавці наполягають, щоб ці документи зареєстрували як вихідні, вимагайте, щоб вони доклали до відправлень супровідні листи.

підсумок

Журнал реєстрації вихідних документів потрібен, щоб підтвердити, що ви створили і відправили кореспонденцію адресату. Розробіть форму журналу самі, щоб вносити в нього відомості, які відповідають інструкції і положення про діловодство вашої компанії. Не вносьте в журнал друковані видання, комерційні пропозиції і договори підряду. Якщо виконавці наполягають, що це потрібно зробити, вимагайте супровідні листи.