1. Номери потрібного регіону або оператора
2. Номери, дзвінки на які безкоштовні для клієнтів
3. Детальна звітність
4. Зручність прийняття і здійснення дзвінків
5. Гнучкі настройки маршрутизації дзвінків
6. Можливість самостійного налаштування
7. Інтеграції з іншими сервісами
8. Наявність резервних каналів зв'язку
9. Підсумуємо:

Хмарна телефонія - це швидко, дешево і зручно, тому попит на неї постійно зростає. Зростає і кількість компаній, що надають подібні послуги. Віртуальних АТС стільки, що розбігаються очі. Розбираємося, які параметри враховувати при виборі провайдера хмарної телефонії, щоб не отримати кота в мішку.

Говорячи спрощено, віртуальна АТС - це можливість дзвонити і приймати дзвінки за допомогою інтернету. Не потрібно витрачатися на дороге обладнання для телефонії, прокладати кабель, тягнути дроти. Всі необхідні інструменти знаходяться в "хмарі". Користувач оплачує доступ до сервісу і за допомогою програми для дозвону і / або недорогих пристроїв дзвонить і приймає дзвінки. Робота з управління віртуальною АТС відбувається прямо в браузері. Більш докладно про цю технологію читайте в статтях «Як працює віртуальна АТС» і "Що таке SIP-телефонія" .

Перед вибором провайдера визначитеся, які у компанії вимоги до зв'язку. Невеликій фірмі, яка працює тільки в одному місті, не потрібні функції, які підійдуть корпорації з десятком відділень в різних країнах. Детально опишіть в одному документі по пунктам, що вам потрібно від телефонії. У майбутньому цей список полегшить діалог з технічною підтримкою сервісу.

Наступний крок - пошук в мережі. Не зупиняйтеся на одному-двох варіантах з першої ж сторінки пошукової видачі або з блоку контекстної реклами. Так ви ризикуєте переплатити за гучне ім'я відомого провайдера. Читайте інформацію не тільки на офіційних сайтах віртуальних АТС, але і на тематичних ресурсах. Шукайте свіжі статті-порівняння, де зіставляються функції різних сервісів.

Вибираючи, яка віртуальна АТС краще, не полінуйтеся і почитайте відгуки. Чим глибше ви копнете, тим менше ймовірність неприємних сюрпризів. У всіх операторів трапляються проблеми зі зв'язком. Але якщо кількість негативних відгуків зашкалює, краще не ризикувати. Окремо пошукайте, що пишуть користувачі про технічну підтримку: наскільки компетентні фахівці, швидко реагують і т. Д. Якщо є знайомі, які вже працюють з сервісами віртуальної телефонії, просите відгуки з перших рук.

Після того, як ви вибрали кілька варіантів віртуальної АТС, детально вивчіть їх можливості. В ідеалі, сайт провайдера повинен містити детальну інформацію про це. Якщо ж ні, звертайтеся в технічну підтримку сервісу або відділ продажів. Нижче чек-лист з питань, які важливо з'ясувати перед підключенням.

Номери потрібного регіону або оператора

Переймаючись питанням, яку віртуальну АТС краще вибрати, в першу чергу дізнайтеся, чи надає вона потрібні номери. Але їх відсутність - не вирок. Якщо в іншому функціонал і тарифи сервісу вас влаштовують, можна самостійно орендувати необхідні телефони безпосередньо у оператора. І просто підключити їх до віртуальної АТС за допомогою техпідтримки.

Номери, дзвінки на які безкоштовні для клієнтів

Мова і йде про таких номерах як 0800 для України або 8800 для Росії. Це потужний фактор підвищення лояльності покупців. Адже їм не потрібно витрачати гроші на дзвінок, якщо у вас різні регіони або оператори. У Ringostat, наприклад, номером 0800 є частиною сервісу. Тому користувачі з України можуть легко підключити їх для свого проекту.

Детальна звітність

Один з плюсів хмарної телефонії - можливості для контролю відділу продажів. Інформація про про всі дзвінки збирається в звітах. Чим вона детальніше, тим ефективніше можна простежити, як менеджери опрацьовують звернення клієнтів. З якого номера телефонували, хто прийняв дзвінок і прийняв взагалі, час розмови та очікування. Додаткова перевага, якщо звіти можна формувати самостійно і аналізувати тільки ті показники, які потрібні в даний момент.

Окремим плюсом мають сервіси коллтрекінга або відстеження дзвінків. Вони включають в себе і функціонал віртуальної АТС. У звітах call tracking, крім докладних даних про дзвінки, додається інформація про рекламу, яка привела до звернення по телефону. Нижче приклад звіту, в якому видно, що дзвінки надходили з контекстної реклами Google. Також показана кампанія і ключові слова, які генерували звернення по телефону.

Зручно, якщо є звіт, який відображає навантаження на менеджерів. У ньому видно, в які дні та години покупці найчастіше телефонують до компанії. На основі цих даних можна розробити оптимальний графік роботи відділу продажів, щоб в найбільш завантажені години залучати більше фахівців до обробки дзвінків. Подібний звіт виглядає так:

Зручність прийняття і здійснення дзвінків

Звертайте увагу, наскільки легко обробляти дзвінки за допомогою віртуальної АТС. Найкраще, якщо у сервісу є додаткові можливості, які полегшують цей процес.

Наприклад, наша віртуальна АТС пропонує спеціальне розширення для Google Chrome - Ringostat Smart Phone. Розглянемо на його прикладі, які можливості будуть корисні для користувача.

1. Розширення дозволяє дзвонити і приймати дзвінки прямо з браузера. Досить зайти на сторінку будь-якого сайту, де є номер телефону і клікнути на нього. Додаток автоматично подзвонить, заощадивши вам час. Аналогічно можна зателефонувати зі сторінки хмарної АТС, на якій вказано телефон клієнта.
2. Якщо ж вам подзвонить користувач, з'явиться спливаюче повідомлення про це - навіть якщо браузер згорнуть. Так ви не пропустите вхідний дзвінок від потенційного покупця.
3. Під час дзвінка розширення відразу показує інформацію про користувача. Ще до підняття трубки ви заздалегідь дізнаєтеся, хто ваш клієнт і що йому потрібно. Ringostat Smart Phone відображає:
   • кількість днів з моменту першого і останнього відвідування сайту;
   • число скоєних дзвінків;
   • кількість переглянутих сторінок, проведених сеансів;
   • пристрій, операційна система і місцезнаходження клієнта при останньому відвідуванні сайту - навіть сторінка, на якій знаходиться користувач в час дзвінка;
   • джерело, канал, кампанію, групу оголошень, ключове слово, джерело переходу, за якими надійшов дзвінок.
   • всі сеанси за період, який ви можете задати в налаштуваннях.
4. Якщо дзвонить клієнт, який вже є в CRM, додаток покаже його ПІБ. Так ви зможете звернутися до звонящему відразу по імені.
5. Прямо з Ringostat Smart Phone можна відправляти SMS.

Cкачать Ringostat Smart Phone в магазині додатків Google.

Гнучкі настройки маршрутизації дзвінків

Сильна сторона віртуальної телефонії - безліч налаштувань, які полегшують обробку дзвінків. Причому їх кількість не впливає на вартість сервісу. Вибирайте провайдерів, у яких таких фішок якомога більше. Можливо, не всі з них стануть в нагоді вашій компанії прямо зараз, але з розвитком бізнесу вони можуть знадобитися.

Мова про такі корисні опції:

1. Голосове меню з можливістю автоматичної настройки. Це той самий голос, який інформує при дзвінку, на яку кнопку натиснути, щоб зв'язатися з конкретним відділом. В ідеалі, повинна бути можливість самостійно завантажувати аудіозаписи, звуки музики, вітання та т. Д. Також зручно, коли можна вибрати в настройках вже готові, професійні записи. Про те, як працює голосове меню, детальніше читайте в статті .
2. Голосова скринька або автовідповідач.
3. Черга дзвінків - це опція, яка дозволяє утримувати клієнтів на лінії, коли всі оператори зайняті. Дзвінки з черги будуть прийматися співробітниками в такій послідовності, яку ви поставите в налаштуваннях. Так можна рівномірно розподіляти обробку дзвінків серед менеджерів. Функція знижує кількість пропущених звернень. Дізнайтеся більше про її можливості, і чому вона важлива, з статті .
4. Сповіщення про пропущені дзвінки й повідомлення, залишених на голосову пошту. Повідомлення можуть приходити на пошту або в вигляді sms.
5. Налаштування схем пересилати свої вхідні дзвінки для робочого і неробочого часу. Нижче приклад подібної настройки:

Можливість самостійного налаштування

Великі віртуальні АТС надають технічну підтримку цілодобово. Однак, час реакції на запити може становити до 4 годин. Але у більшості компаній офісний графік, і важливо, щоб в робочий час проблеми вирішувалися якомога швидше. Тому перевагою буде можливість змінювати налаштування телефонії самостійно. В такому випадку ви не будете прив'язані до графіка роботи технічної підтримки. Майте на увазі, що в деяких віртуальних АТС немає навіть інтерфейсу налаштувань. Користувач не має уявлення, за якою схемою надходять дзвінки в компанію і навіть дрібні питання змушений вирішувати через технічну підтримку.

Гнучкі настройки особливо актуальні, коли користувач використовує власні номери. Якщо з ними виникнуть проблеми, наприклад, загубиться телефон, клієнт може хоч вночі змінити номер на інший і продовжити нормально приймати дзвінки.

Інтеграції з іншими сервісами

Багато компаній використовують відразу декілька інструментів для оптимізації роботи відділу продажів. Наприклад, CRM. Якщо ви використовуєте такі системи, уточніть наявність інтеграцій у провайдера віртуальної АТС. Трапляється, що готової інтеграції немає або у користувача самописна CRM. Це не проблема, якщо у віртуальній АТС є API або Webhooks - спеціальні технології, які допоможуть налаштувати інтеграцію під себе.

Наявність резервних каналів зв'язку

Для будь-якої компанії проблеми зі зв'язком - це збитки. Але для великих фірм, які приймають багато дзвінків, такі неполадки критичні. Навіть півгодини без зв'язку можуть обернутися втратою десятків дзвінків і клієнтів. Щоб не втрачати покупців, на випадок форс-мажору повинна бути підстраховка. Вибирайте послуги віртуальної АТС, яка надають запасні лінії для дзвінків, в разі проблем зі зв'язком у основного оператора. При неполадках клієнт подзвонить на звичний номер, а виклик надійде на резервний канал.

Обмовимося відразу, що перераховані функції є практично у всіх сервісів, за винятком невеликих відмінностей. Однозначно сказати, яка віртуальна АТС краще, тільки на основі їх наявності не вийде. Але, на щастя, більшість сервісів надають безкоштовний тестовий період. Під час нього звертайте увагу на найважливіші аспекти:

• Якість зв'язку. Тут все просто. Регулярні проблеми зі зв'язком в перші ж тижні - привід шукати інший сервіс. Але якщо їх немає, можливо, просто пощастило. Пару тижнів це занадто недовгий термін, щоб переконатися, що з віртуальної АТС і далі буде все в порядку. Тому паралельно звертайте увагу на цінову політику компанії. Невідомий постачальник послуг із заниженими тарифами - має насторожити. Навіть на ринку по-справжньому хороший товар не продають занадто дешево. Якщо телефонія буде періодично падати, і потенційні клієнти не зможуть додзвонитися, ви втратите набагато більше, ніж заощадите.
• Технічна підтримка. Якщо ваш бізнес побудований на дзвінках, то від цих людей без перебільшення залежить прибуток компанії. З саппортом вам доведеться спілкуватися не тільки на стадії налаштування проекту, але і для вирішення будь-яких питань по роботі віртуальної АТС. Враховуйте швидкість реакції техпідтримки, компетентність та інші моменти, які ми описали в цій статті .

Підсумуємо:

• У сучасних віртуальних АТС приблизно однакові можливості. Але не зайвим буде ще до настройки переконатися, що вони включають всі корисні фішки, які роблять роботу з хмарної телефонією зручною.
• Вибирайте сервіси, які надають докладні звіти. Це допомагає ефективніше контролювати відділ продажів.
• Звертайте увагу на додаткові можливості віртуальних АТС. Наприклад, наявність форми замовлення зворотного дзвінка і функції відстеження дзвінків.

До речі, всі скріншоти в статті зроблені в особистому кабінеті Ringostat. Користувачі сервісу отримують в розпорядження не тільки аналітику дзвінків, але і безкоштовну віртуальну АТС з гнучкими настройками і докладними звітами. Запитайте техпідтримку [email protected] про можливості хмарної телефонії, і ми відповімо в протягом 5 хвилин.