Компонент Attachments Processor
Посилання швидкого доступу до розділів:
Що робить
Attachments Processor зберігає вкладені файли в вказану папку на локальному або мережевому диску. Після того, як файл збережений, вкладення може бути видалено з листа, замінено на ярлик до збереженого файлу або замінено текстовим файлом з описом збереженого вкладення. Attachments Processor дозволяє вказати які саме вкладення повинні бути збережені і з яких папок Microsoft Outlook. APO працює в ручному та автоматичному режимах, включаючи режим роботи за розкладом. Крім того, Attachments Processor прикріплює вкладення назад до листа при його пересиланні й має можливість «стискати» поштову базу повідомлень.
Для чого
Зберігаючи вкладення на диску Ви:
- зменшуєте розмір поштової бази повідомлень;
- прискорюєте роботу з поштою і пошук даних;
- отримуєте можливість зберігати вкладення на захищеному файл-сервері, а не в поштовій базі;
- можете організувати загальнодоступне сховище вкладень;
- маєте можливість здійснювати пошук потрібних вкладень на підставі їх змісту;
- можете вносити зміни в файли і при пересиланні листа з вкладенням автоматично відправляти вже змінений файл;
- зберігши вкладення на диску і замінивши його ярликом, Ви як і раніше зможете відкривати це вкладення з Microsoft Outlook, натиснувши на ярлик.
Як працює
Attachments Processor може використовуватися в «простому» і «розширеному» режимах. Різниця в цих режимах полягає в тому, що в простому режимі Ви можете створити тільки одне правило для обробки пошти (яка входить або виходить), а в розширеному режимі - необмежену кількість правил як для вхідної так і для вихідної пошти.
Автоматична обробка пошти. Attachments Processor стежить за зазначеними папками Microsoft Outlook і автоматично обробляє листи з вкладеннями як тільки вони з'являються в папках. Винятком є тільки папка «Вхідні», в якій листи обробляються з трихвилинної затримкою (це необхідно для того, щоб інші програми і правила обробки пошти в Microsoft Outlook мали можливість обробити лист до того, як воно буде змінено).
Ручна обробка пошти надає Вам можливість обробити вже мають електронні листи. Ви можете обробити як отримані так і відправлені листи. Після обробки поштової бази Ви можете скористатися функцією стиснення бази для того, щоб зменшити її розмір (при видаленні листи або вкладення розмір поштової бази не зменшується а залишається тим самим до тих пір, поки не буде запущена функція стиснення).
Обробка пошти за розкладом незамінна в тому випадку, коли електронні листи зберігаються в загальних папках Microsoft Exchange Server. Ви можете вказати в який час і з якою періодичністю необхідно сканувати зазначені папки і обробляти знову надійшли листи.
Незалежно від використовуваного режиму роботи програми Ви можете:
- повністю відновлювати повідомлення для надсилання при натисканні на кнопку «переслати»;
- вказати які саме папки Microsoft Outlook необхідно обробляти;
- вказати які типи вкладень необхідно обробляти;
- використовувати фільтрацію вкладень для обробки в залежності від:
- розмір додатка;
- зазначених слів в темі повідомлення;
- імені вкладеного файлу;
- відправника повідомлення;
- одержувача повідомлення.
- зберігати додатки на зазначеному локальному або мережевому диску;
- групувати вкладення в папки грунтуючись на:
- імені папки, в якій знаходиться лист;
- імені відправника листа;
- адресу відправника листа;
- темі повідомлення;
- поточної системної дати або дати створення повідомлення;
- створеному Вами розширеному форматі.
- перейменовувати вкладення при їх збереженні грунтуючись на:
- імені відправника;
- адресу відправника;
- темі повідомлення;
- поточної системної дати або дати створення повідомлення;
- створеному Вами розширеному форматі.
При збереженні вкладення Attachments Processor перевіряє наявність файлу з таким ім'ям і якщо файл існує в цій папці, то вкладення може бути:
- перейменовано за допомогою додавання цифрового коду до імені файлу;
- записано поверх раніше збереженого файлу;
- пропущено.
Безпека використання
Attachments Processor зберігає вкладення на диску, потім перевіряє розмір збереженого файлу і тільки після цього робить зміни в листі. Якщо файл з якоїсь причини не був збережений - лист залишиться в первісному вигляді. Такий алгоритм роботи програми виключає можливість втрати вкладення при його збереженні і видаленні з листа.
Крім цього, Attachments Processor зберігає перелік усіх внесених в лист змін в базі даних, що дозволяє повністю відновити повідомлення. Для цього в Attachments Processor включена утиліта Відновити Вкладення. Якщо у Вас виникла необхідність змінити місце розташування збережених вкладень, то утиліта Змінити посилання допоможе Вам змінити інформацію в ярликах електронних листів таким чином, щоб після перенесення вкладень в інше сховище ярлики в листах оновилися і раніше вказували на відповідні файли.
приклад використання
Як приклад використання Attachments Processor розглянемо ситуацію, коли менеджер по роботі з постачальниками регулярно отримує оновлені прайс-листи і йому необхідно надати доступ до цих прайс-листів всім співробітникам відділу. Листи від постачальників за допомогою створеного в Microsoft Outlook правила переміщаються в папку «Prices», а файли прайс-листів повинні зберігатися в загальну папку «С: \ Shared Folders \ Prices».
Для здійснення цього завдання нам буде потрібно тільки одне правило, тому ми будемо використовувати Attachments Processor в «простому» режимі і налаштуємо його на автоматичну обробку листів.
Перше, що необхідно зробити, це вказати папку Microsoft Outlook, листи в якій необхідно обробляти. Заходимо в настройки Attachments Processor (через меню Інструменти => Attachments Processor) і на закладці «Основні» вибираємо папку «Prices» в Microsoft Outlook:
Потім, необхідно вказати папку на диску, в яку прайс-листи будуть зберігатися, а також вибрати автоматичний режим роботи Attachments Processor. Для цього ставимо галочки на опціях «керуватися правилом для вхідних повідомлень» і «обробляти вкладення в автоматичному режимі».
Для того, щоб в загальнодоступному місці зберігалися тільки актуальні прайс-листи, необхідно включити опцію «Перезаписувати існуючий файл» на закладці «Додатково»:
При таких налаштуваннях програми листи, які потраплять в папку «Prices», будуть автоматично оброблятися і містяться в них вкладення будуть зберігатися на диск в папку: «З: \ Shared Folders \ Prices», переписуючи старі файли новішими.
Якщо немає необхідності в збереженні старих прайс-листів в електронних листах, їх можна видалити або ж замінити на ярлик або текстовий опис. Це робиться на закладці «Додатково» за допомогою опцій розділу «Видалити збережені вкладення в повідомленні», «Залишати в листі посилання на збережені файли», «Залишати текстовий опис з описом вкладення».
Компонент Attachments Processor є одним з 3-х компонентів, що входять до складу програми Attachments Processor for Outlook. Дізнатися про інші компоненти програми і завантажити демонстраційну версію можна на сторінці Attachments Processor for Outlook .