<
  • Главная
Статьи

Компонент Attachments Processor

  1. Що робить
  2. Для чого
  3. Як працює
  4. Безпека використання
  5. приклад використання

Посилання швидкого доступу до розділів:

Що робить

Attachments Processor зберігає вкладені файли в вказану папку на локальному або мережевому диску. Після того, як файл збережений, вкладення може бути видалено з листа, замінено на ярлик до збереженого файлу або замінено текстовим файлом з описом збереженого вкладення. Attachments Processor дозволяє вказати які саме вкладення повинні бути збережені і з яких папок Microsoft Outlook. APO працює в ручному та автоматичному режимах, включаючи режим роботи за розкладом. Крім того, Attachments Processor прикріплює вкладення назад до листа при його пересиланні й має можливість «стискати» поштову базу повідомлень.

Для чого

Зберігаючи вкладення на диску Ви:

  • зменшуєте розмір поштової бази повідомлень;
  • прискорюєте роботу з поштою і пошук даних;
  • отримуєте можливість зберігати вкладення на захищеному файл-сервері, а не в поштовій базі;
  • можете організувати загальнодоступне сховище вкладень;
  • маєте можливість здійснювати пошук потрібних вкладень на підставі їх змісту;
  • можете вносити зміни в файли і при пересиланні листа з вкладенням автоматично відправляти вже змінений файл;
  • зберігши вкладення на диску і замінивши його ярликом, Ви як і раніше зможете відкривати це вкладення з Microsoft Outlook, натиснувши на ярлик.

зменшуєте розмір поштової бази повідомлень;   прискорюєте роботу з поштою і пошук даних;   отримуєте можливість зберігати вкладення на захищеному файл-сервері, а не в поштовій базі;   можете організувати загальнодоступне сховище вкладень;   маєте можливість здійснювати пошук потрібних вкладень на підставі їх змісту;   можете вносити зміни в файли і при пересиланні листа з вкладенням автоматично відправляти вже змінений файл;   зберігши вкладення на диску і замінивши його ярликом, Ви як і раніше зможете відкривати це вкладення з Microsoft Outlook, натиснувши на ярлик

Як працює

Attachments Processor може використовуватися в «простому» і «розширеному» режимах. Різниця в цих режимах полягає в тому, що в простому режимі Ви можете створити тільки одне правило для обробки пошти (яка входить або виходить), а в розширеному режимі - необмежену кількість правил як для вхідної так і для вихідної пошти.

Автоматична обробка пошти. Attachments Processor стежить за зазначеними папками Microsoft Outlook і автоматично обробляє листи з вкладеннями як тільки вони з'являються в папках. Винятком є ​​тільки папка «Вхідні», в якій листи обробляються з трихвилинної затримкою (це необхідно для того, щоб інші програми і правила обробки пошти в Microsoft Outlook мали можливість обробити лист до того, як воно буде змінено).

Ручна обробка пошти надає Вам можливість обробити вже мають електронні листи. Ви можете обробити як отримані так і відправлені листи. Після обробки поштової бази Ви можете скористатися функцією стиснення бази для того, щоб зменшити її розмір (при видаленні листи або вкладення розмір поштової бази не зменшується а залишається тим самим до тих пір, поки не буде запущена функція стиснення).

Обробка пошти за розкладом незамінна в тому випадку, коли електронні листи зберігаються в загальних папках Microsoft Exchange Server. Ви можете вказати в який час і з якою періодичністю необхідно сканувати зазначені папки і обробляти знову надійшли листи.

Незалежно від використовуваного режиму роботи програми Ви можете:

  • повністю відновлювати повідомлення для надсилання при натисканні на кнопку «переслати»;
  • вказати які саме папки Microsoft Outlook необхідно обробляти;
  • вказати які типи вкладень необхідно обробляти;
  • використовувати фільтрацію вкладень для обробки в залежності від:
    • розмір додатка;
    • зазначених слів в темі повідомлення;
    • імені вкладеного файлу;
    • відправника повідомлення;
    • одержувача повідомлення.
  • зберігати додатки на зазначеному локальному або мережевому диску;
  • групувати вкладення в папки грунтуючись на:
    • імені папки, в якій знаходиться лист;
    • імені відправника листа;
    • адресу відправника листа;
    • темі повідомлення;
    • поточної системної дати або дати створення повідомлення;
    • створеному Вами розширеному форматі.
  • перейменовувати вкладення при їх збереженні грунтуючись на:
    • імені відправника;
    • адресу відправника;
    • темі повідомлення;
    • поточної системної дати або дати створення повідомлення;
    • створеному Вами розширеному форматі.

При збереженні вкладення Attachments Processor перевіряє наявність файлу з таким ім'ям і якщо файл існує в цій папці, то вкладення може бути:

  • перейменовано за допомогою додавання цифрового коду до імені файлу;
  • записано поверх раніше збереженого файлу;
  • пропущено.

Безпека використання

Attachments Processor зберігає вкладення на диску, потім перевіряє розмір збереженого файлу і тільки після цього робить зміни в листі. Якщо файл з якоїсь причини не був збережений - лист залишиться в первісному вигляді. Такий алгоритм роботи програми виключає можливість втрати вкладення при його збереженні і видаленні з листа.

Крім цього, Attachments Processor зберігає перелік усіх внесених в лист змін в базі даних, що дозволяє повністю відновити повідомлення. Для цього в Attachments Processor включена утиліта Відновити Вкладення. Якщо у Вас виникла необхідність змінити місце розташування збережених вкладень, то утиліта Змінити посилання допоможе Вам змінити інформацію в ярликах електронних листів таким чином, щоб після перенесення вкладень в інше сховище ярлики в листах оновилися і раніше вказували на відповідні файли.

приклад використання

Як приклад використання Attachments Processor розглянемо ситуацію, коли менеджер по роботі з постачальниками регулярно отримує оновлені прайс-листи і йому необхідно надати доступ до цих прайс-листів всім співробітникам відділу. Листи від постачальників за допомогою створеного в Microsoft Outlook правила переміщаються в папку «Prices», а файли прайс-листів повинні зберігатися в загальну папку «С: \ Shared Folders \ Prices».

Для здійснення цього завдання нам буде потрібно тільки одне правило, тому ми будемо використовувати Attachments Processor в «простому» режимі і налаштуємо його на автоматичну обробку листів.

Перше, що необхідно зробити, це вказати папку Microsoft Outlook, листи в якій необхідно обробляти. Заходимо в настройки Attachments Processor (через меню Інструменти => Attachments Processor) і на закладці «Основні» вибираємо папку «Prices» в Microsoft Outlook:

Потім, необхідно вказати папку на диску, в яку прайс-листи будуть зберігатися, а також вибрати автоматичний режим роботи Attachments Processor. Для цього ставимо галочки на опціях «керуватися правилом для вхідних повідомлень» і «обробляти вкладення в автоматичному режимі».

Для того, щоб в загальнодоступному місці зберігалися тільки актуальні прайс-листи, необхідно включити опцію «Перезаписувати існуючий файл» на закладці «Додатково»:

Для того, щоб в загальнодоступному місці зберігалися тільки актуальні прайс-листи, необхідно включити опцію «Перезаписувати існуючий файл» на закладці «Додатково»:

При таких налаштуваннях програми листи, які потраплять в папку «Prices», будуть автоматично оброблятися і містяться в них вкладення будуть зберігатися на диск в папку: «З: \ Shared Folders \ Prices», переписуючи старі файли новішими.

Якщо немає необхідності в збереженні старих прайс-листів в електронних листах, їх можна видалити або ж замінити на ярлик або текстовий опис. Це робиться на закладці «Додатково» за допомогою опцій розділу «Видалити збережені вкладення в повідомленні», «Залишати в листі посилання на збережені файли», «Залишати текстовий опис з описом вкладення».

Компонент Attachments Processor є одним з 3-х компонентів, що входять до складу програми Attachments Processor for Outlook. Дізнатися про інші компоненти програми і завантажити демонстраційну версію можна на сторінці Attachments Processor for Outlook .



Новости
  • Виртуальный хостинг

    Виртуальный хостинг. Возможности сервера распределяются в равной мере между всеми... 
    Читать полностью

  • Редизайн сайта

    Редизайн сайта – это полное либо частичное обновление дизайна существующего сайта.... 
    Читать полностью

  • Консалтинг, услуги контент-менеджера

    Сопровождение любых интернет ресурсов;- Знание HTML и CSS- Поиск и обновление контента;-... 
    Читать полностью

  • Трафик из соцсетей

    Сравнительно дешевый способ по сравнению с поисковым и контекстным видами раскрутки... 
    Читать полностью

  • Поисковая оптимизация

    Поисковая оптимизация (англ. search engine optimization, SEO) — поднятие позиций сайта в результатах... 
    Читать полностью