1. Як робити НЕ ТРЕБА
2. Як робити ТРЕБА
3. Журнал реєстрації внутрішніх документів
4. Зразок журналу реєстрації наказів:
5. Зразок журналу реєстрації протоколів:
6. Завантажити журнал реєстрації внутрішніх документів

Ця стаття - про реєстрацію внутрішніх документів. Найчастіше в організації їх навіть більше, ніж «зовнішніх» - вхідних і вихідних. За яким принципом ділити внутрішні документи при реєстрації? Чи потрібно це робити? Яка форма повинна бути у журналу? Читаємо, користуємося. Журнал реєстрації внутрішніх документів качаємо за посиланням.

Як робити НЕ ТРЕБА

Як точно не треба робити - це реєструвати внутрішні документи разом зі зовнішніми. Буває, що секретар реєструє принесений їй наказ або службову записку як вхідної чи вихідної лист тільки тому, що поняття не має, куди ще помістити ці документи. Відповідь проста: для обліку внутрішніх документів у секретаря повинен бути окремий, спеціальний журнал.

Як робити ТРЕБА

Перш ніж кидатися створювати журнал реєстрації внутрішніх документів в Ексель, потрібно відповісти самій собі на запитання: які конкретно внутрішні документи створюються в нашій конкретній організації?

В цілому внутрішні документи - це вся управлінська документація, яка існує в організації, крім вхідних і вихідних листів. Зверніть увагу: слово «управлінська» тут ключове. Бухгалтерські, кадрові, судові, технічні документи ми не чіпаємо: ними займаються у відповідних відділах. Нас цікавлять тільки ті, що утворюються в процесі управління організацією та потрапляють в сферу відповідальності документаційного забезпечення управління. це:

• інструкції
• положення
• регламенти
• Накази з основної діяльності
• Розпорядження (вказівки)
• плани
• графіки
• Звіти
• акти
• протоколи
• Записки всіх видів (службова, доповідна, пояснювальна) і т.д.

Всі ці документи треба реєструвати окремо один від одного. Службова записка і наказ не повинні враховуватися в одній і тій же реєстраційній формі, як і акт з протоколом, і вказівка ​​з положенням.

Журнал реєстрації внутрішніх документів

Незважаючи на те, що всі перераховані вище документи потребують «персональної» реєстрації, для них буде досить одного журналу. Створимо його в форматі .xlsx (для компаній, у яких працює СЕД, питання реєстрації внутрішніх документів не варто; всім іншим рекомендується створити простий електронний журнал).

Секрет в тому, що всередині однієї книги Excel можна створити будь-яку кількість вкладок, реєструючи кожен вид внутрішнього документа на окремому аркуші:

(Всі картинки клікабельні)

На кожній вкладці буде розташований власний журнал реєстрації, складений за своєю формою. Адже, наприклад, інформація про накази, яка повинна міститися в журналі, відрізняється від тієї, що стосується положень, актів або службових записок.

Зразок журналу реєстрації наказів:

Зразок журналу реєстрації службових записок:

Зразок журналу реєстрації протоколів:

Індексація

Індексація (нумерація) внутрішніх документів може бути вибудувана декількома способами.

Перший - найпростіший: валова нумерація усередині кожного виду документів, як в прикладах вище. Кожен з них отримає свій порядковий номер. наприклад:

Наказ від 02.11.2015 №123

Наказ від 03.11.2015 №124

Наказ від 04.11.2015 №125 і так далі.

Цього вже достатньо. Якщо внутрішніх документів в компанії трохи, то не потрібно нічого вигадувати і можна зупинитися на цьому.

Другий спосіб - складніше. Полягає в присвоєнні документу крім числового номера ще і літерного індексу. При цьому якщо номер у кожного документа буде свій, то буквений індекс не змінюється і служить для того, щоб по одному індексу можна було зрозуміти, що за документ перед нами. Літерні індекси пишуться після порядкового номера через косу риску.

Приклади буквених індексів для внутрішніх документів:

Акти - / А

Наказ - / П

Протоколи - / Пр

Інструкції - / І

і т.д.

Кожна організація може розробити власну зручну для себе систему буквеної індексації.

Повні реєстраційні дані документів в цьому випадку можуть виглядати наступним чином:

Наказ від 02.11.2015 №123 / П

Наказ від 03.11.2015 №124 / П

Наказ від 04.11.2015 №125 / П і так далі.

Третім способом номер документа ускладнюється ще сильніше. До номеру документа може бути доданий індекс його справи за номенклатурою справ, номер структурного підрозділу, в якому був створений документ, дата, порядковий номер організації всередині групи і так далі. Як то кажуть, хто на що здатний. Принцип, яким слід керуватися, тут, мабуть, тільки один: не ускладнювати без необхідності. Цей спосіб індексації внутрішніх документів підходить тільки для великих організацій, наприклад:

Наказ від 02.11.2015 №123 / П / 01-12 / 2 / С-З

Цей номер може бути прочитаний в такий спосіб: Наказ з порядковим номером 123 відноситься до справи 01-12 і створений структурним підрозділом №2 Північно-західного філіалу компанії.

Завантажити журнал реєстрації внутрішніх документів

Ви можете скачати журнал реєстрації внутрішніх документів прямо зараз (xlsx, 13 kB). У ньому створені облікові форми для наказів по основній діяльності, службових записок і протоколів. Решта листи додасте самі; склад / найменування граф теж при необхідності можна підкоригувати, виходячи з потреб кожної конкретної компанії.

Питання - в коментарі.

Image by cooldesign / www.freedigitalphotos.net

Схожі статті